Die Hausverwaltung dient als rechte Hand des Vermieters. Deshalb ist es umso ärgerlicher, wenn die Hausverwaltung untätig ist und Ihren Pflichten nicht nachkommt. Vermieter sollten in einem Solchen Fall schnell handeln und Ihre Rechte mithilfe der Abmahnung durchsetzen, denn gegenüber dem Mieter haftet der Vermieter für Fehler der Hausverwaltung. Ob WEG-Hausverwaltung oder Mietshausverwaltung, die Abmahnung ist hier das geeignete Hilfsmittel für Vermieter.

Der nachfolgende Artikel zeigt Vermietern mit einem Muster, wie Sie eine Abmahnung der Hausverwaltung formulieren und gibt Beispiele zu den Abmahngründen. Hier lesen Sie was Sie bei der Abmahnung der Hausverwaltung wissen sollten.

I. Unterschiedliche Abmahngründe für Mietverwaltung oder WEG-Verwaltung

Bei der Hausverwaltung unterscheidet man zwei Arten: Die beauftragte Mietverwaltung und die gesetzliche WEG-Verwaltung. Abhängig von der Art der Hausverwaltung, haben Vermieter unterschiedliche Möglichkeiten auf die sie eine Abmahnung stützen können.

1. Miethausverwaltung: Abmahnung wegen Verletzung des Verwaltervertrages

Bei der Miets-Hausverwaltung liegt eine rein vertragliche Mietverwaltung vor. Der Vermieter oder Eigentümer eines Mietshauses beauftragt dabei im Regelfall ein Unternehmen mit der Verwaltung der Mietverhältnisse. Diese Mietverwaltung  ist dann  verantwortlich für die Begründung, Durchführung und Abwicklung aller Mietverträge in dem Mietobjekt.

Als Abmahnungsgründe kommen hier alle Verstöße gegen Pflichten aus dem Verwaltervertrag in Betracht. Der Verwaltervertrag ist regelmäßig ein Geschäftsbesorgungsvertrag nach § 675 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) mit dienstvertraglichen Elementen.

Insbesondere, wenn man als Vermieter beabsichtigt einen Verwaltervertrag außerordentlich zu kündigen, kann es erforderlich sein, dass man den Verwalter bzw. die Hausverwaltung vorher abmahnt. 

2. WEG-Hausverwaltung: Abmahnung wegen Verletzung des Verwaltervertrages und Verstoß gegen WEG

Bei der WEG-Hausverwaltung ist die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums der Wohnungseigentümern durch Gesetz angeordnet nach den §§ 20 Abs. 1, 27, 28 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Insoweit wird von der Eigentümergemeinschaft regelmäßig ein WEG-Verwalter beauftragt und ein Verwaltervertrag geschlossen.

Als Abmahnungsgrund kommt hier daher sowohl jede  Art eines Verstoßes gegen den Verwaltervertrag als auch jeder Verstoß gegen die Verpflichtungen aus dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) in Betracht.

Außerdem ist auch hier meist eine Abmahnung erforderlich, wenn man den WEG-Hausverwalter außerordentlich bzw. fristlos kündigen will: Nach dem Bundesgerichtshof (BGH) muss eine Abmahnung immer erfolgen, wenn das Fehlverhalten eines WEG- Hausverwalters weder für sich noch in seiner Gesamtheit dazu ausreicht, das Vertrauen der Wohnungseigentümer in eine künftige pflichtgemäße Ausübung Verwaltertätigkeit grundlegend zu erschüttern (BGH, Beschluss vom 20.06.2002, Az.: V ZB 39/01). Gerade bei einmaligen Pflichtverletzungen ist daher regemäßig abzumahnen. Entbehrlich ist das nur bei ganz besonderem Fehlverhalten, wie z.B. Veruntreuung, Insolvenz o.ä., bei dem das Vertrauen der Wohnungseigentümer zerstört und eine weitere Zusammenarbeit mit dem Verwalter unzumutbar ist (Landgericht Hamburg, Urteil vom 08.06.2011, Az.: 318 S 149/10).

II. Beispiele für Abmahnungsgründe bei der Hausverwaltung

Unabhängig von der Art der Hausverwaltung ist die Abmahnung durch den Vermieter immer ein geeignetes Mittel eine untätige Hausverwaltung zum Handeln zu bewegen.

Typische Gründe für die Abmahnung der Hausverwaltung sind zum Beispiel:

• Mangelhafte Leistung der Hausverwaltung (meist auch mit dem Zweck der Vorbereitung einer außerordentlichen Kündigung)
• Untätigkeit der Hausverwaltung: Vernachlässigung der Pflichten aus dem Verwaltervertrag oder dem WEG
• Schlechte Erreichbarkeit
• Preiserhöhung der Verwaltung
• Häufiger Personalwechsel oder Krankheit und damit zusammenhängende Unzuverlässigkeit
• Betriebsaufgabe oder Insolvenz der Hausverwaltung

III. Voraussetzungen und Aufbau der Abmahnung

Bei den Voraussetzungen der Abmahnung und dem Aufbau des Abmahnschreibens ist Folgendes zu beachten:

1. Formelle Voraussetzungen der Abmahnung

Für die Abmahnung der Hausverwaltung sind vom Vermieter grds. keine besonderen gesetzlichen Voraussetzungen zu beachten. Schriftform ist nicht zwingend, aber in jedem Fall empfehlenswert.

Eine Ausnahme gilt allerdings für die Abmahnung der WEG- Hausverwaltung. Hier ist darauf zu achten, dass nicht jeder Eigentümer bzw. Vermieter allein zur Abmahnung berechtigt ist: Handelt es sich z.B. um einen Verstoß, der das gemeinschaftliche Eigentum betrifft, müssen die Wohnungseigentümer vorab einen Beschluss über die Erteilung der Abmahnung fassen und bestimmen, wer als Stellvertreter der Wohnungseigentümergemeinschaft die Abmahnung unterschreibt. Will man als Vermieter den WEG- Verwalter abmahnen sollte man daher zunächst die eigene Abmahnberechtigung prüfen.

2. Inhalt der Abmahnung

Inhaltlich sollte jede Abmahnung das abgemahnte Verhalten eindeutig erkennen lassen und auf die Folgen einer Wiederholung hinweisen (sog. Rüge und Warnfunktion der Abmahnung).  Für Vermieter hat das den Vorteil, dass die Abmahnung genau dokumentiert, „Was“ und „Wann“ es passiert ist. Im Hinblick auf wiederholte Verstöße oder Pflichtverletzungen der Hausverwaltung wird durch die Abmahnung jedes Fehlverhalten genau dokumentiert und eine spätere Kündigungsmöglichkeit erleichtert.

3. Aufbau der Abmahnung

Für den Aufbau des Abmahnschreibens empfiehlt sich daher zunächst kurz den konkret beanstandeten Sachverhalt zu schildern. Dann darzustellen, warum dadurch ein Verstoß gegen das WEG bzw. die Pflichten aus dem Verwaltervertrag vorliegt (ggf. unter Angabe der einschlägigen Vorschriften). Als nächstes sollte der Vermieter die Hausverwaltung zu einem vertragsgemäßen bzw. WEG konformen Verhalten auffordern und nicht vergessen im Anschluss die drohenden Konsequenzen für ein erneuten Verstoß anzukündigen.

IV. Muster: Abmahnung der Hausverwaltung

Die Abmahnung der Hausverwaltung oder des WEG Hausverwalters kann beispielsweise wie folgt formuliert werden:

Anmerkung: Die Muster-Abmahnung ist von dem Vermieter auf den jeweiligen Einzelfall anzupassen: Das heißt, die in Ihrem Fall zutreffenden Daten und der genaue Pflichtverletzung sind in die Platzhalter einzufügen bzw. nicht Zutreffendes aus der Muster-Vorlage zu streichen bzw. zu löschen. Hinweise zur Formulierung und zur Auswahl der Absätze sind in Klammern gesetzt.

Zusätzliche Informationen zu einem möglichen Vorgehen bei  Pflichtverstößen der Hausverwaltung finden Sie außerdem in dem Artikel: Ärger mit Hausverwaltung – Was können Mieter und Eigentümer tun?

Anmerkung:

Haben Vermieter die Abmahnung formuliert, ist es wichtig den Zugang bei der Hausverwaltung sicherzustellen, damit der Erhalt der Abmahnung nachgewiesen werden kann. Empfehlenswert ist hier — wie z.B. bei der Kündigung des Mieters — ein Einschreiben oder eine Zustellung per Gerichtsvollzieher zu wählen. Mehr zu den Zustellungsvarianten können Sie hier nachlesen: Kündigung eines Mietvertrages per Einschreiben, als normalen Brief oder eine Zustellung durch den Gerichtsvollzieher?