Monat für Monat zahlen Sie als Mieter Ihre Nebenkostenpauschale ohne Belege zu erhalten. Doch wissen Sie eigentlich genau was in dem pauschalen Nebenkostenbetrag steckt? Haben Sie als Mieter Ihr Recht bereits genutzt und die Nebenkostenbelege schon einmal eingesehen? Steht der von Ihnen gezahlte Nebenkostenbetrag in Relation zum tatsächlichen Verbrauch der Nebenkosten?

In vielen Fällen gibt es für den Mieter zumindest eine jährliche Nebenkostenabrechnung an der er sich orientieren kann und das Verhältnis zu den geleisteten Vorauszahlungen bestimmen kann. Doch stimmen die Beträge in dieser Abrechnung mit den tatsächlich für die Nebenkosten aufgewendeten Beträge des Vermieters überein? Dies ist aus der Abrechnung nicht ersichtlich, sondern erfordert die Einsicht in die Originalbelege. Denn wie es so schön heißt, “Vertrauen ist gut Kontrolle ist besser”.

I. Auskunftsanspruch des Mieters

Ein Auskunftsanspruch des Mieters zur Belegeinsicht der Nebenkostenabrechnung ist in § 29 NMV ( Neubaumietenverordnung) für preisgebundenen Wohnraum bestimmt.

Bei preisfreiem Wohnraum existiert keine entsprechende Vorschrift und die analoge Anwendung des § 29 NMV wurde – meinungsstreitklärend – vom BGH verneint.

Danach haben Mieter von preisfreien Wohnraums grundsätzlich keinen Anspruch gegen den Vermieter auf Überlassung von Fotokopien der Abrechnungsbelege zur Nebenkostenabrechnung, BGH, Urteil vom 8. März 2006 . VIII ZR 78/05. In dem Urteil wird geklärt, dass es für eine entsprechende Anwendung des § 29 Abs. 2 Satz 1 NMV bereits an einer planwidrigen Regelungslücke zur Analogie fehlt. Dass heißt, es besteht keine dem Willen des Gesetzgebers zuwiderlaufende Regelungslücke die durch Analogie geschlossen werden muss. Vielmehr handelt es sich um eine bewusst unterschiedliche Regelung.

Zudem kann der Vermieter ein berechtigtes Interesse daran haben, den Mieter auf die Einsichtnahme in die Rechnungsbelege zu verweisen, die dessen Interesse an einer Überprüfung der Abrechnung in der Regel hinreichend Rechnung trägt. Der durch die Anfertigung von Fotokopien entstehende zusätzliche Aufwand kann dadurch vermieden werden und dem Mieter können mögliche Unklarheiten im Gespräch sofort erläutert werden. Hierdurch können Fehlverständnissen der Abrechnung und zeitliche Verzögerungen vermieden werden – so die Ansicht des BGH.

Der BGH entschied, dass ein solcher Auskunftsanspruch nach Treu und Glauben (§ 242 BGB) nur in Betracht kommt, wenn konkrete Anhaltspunkte für eine nachträgliche Ermäßigung der Betriebskosten insgesamt bestehen, vergleiche BGH Urteil vom 16.11.2012 Az.: VIII ZR 106/11.

Dass heißt aber nicht, dass, sobald der Mieter den Verdacht hegt, seine Pauschale sei überhöht, weil die Kosten für einen Bereich seiner Nebenkosten gesunken sein müssten, ein Auskunftsanspruch gegeben ist.

Vielmehr muss die gesamter Abrechnung überprüft werden:

Denn ist zu erwarten, dass die Kostenreduktionen bei einer Nebenkostenart durch die Erhöhungen einer anderen wieder ausgeglichen wird, besteht ein solcher Auskunftsanspruch nicht, vergleiche BGH Urteil vom 16.11.2012 Az.: VIII ZR 106/11.

II. Umfang der Belegeinsicht- was und an welchem Ort

Doch auch wenn das Einsichtsrecht gar nicht Streitthema zwischen den Mietvertragsparteien ist, herrscht doch meist darüber Uneinigkeit in welcher Form die Einsicht dann stattzufinden hat.Eigentlich muss die Nebenkostenabrechnung so verfasst sein, dass die Einsichtnahme in die Belege nur noch zur Kontrolle und zur Beseitigung eventuell bestehender Zweifel erforderlich ist BGH 23.11.1981 Az.: VIII ZR 298/80

1. Originale oder Fotokopien?

Der Mieter kann von dem Vermieter die Einsicht in die Originalbelege, auf denen die Nebenkostenabrechnung beruht verlangen, denn ” das Einsichtsrecht beziehe sich auf die Originale”, so das LG Freiburg in seinem Urteil vom 24.03.2012 Az.: 3 S 348/10; LG Berlin, Urteil vom 03.04.2003, Az.: 62 S 387/02 .

Der Mieter hat keinen Anspruch auf Übersendung der Originalbelege durch den Vermieter, denn die Originalbelege verbleiben immer beim Vermieter oder dessen Hausverwalter. Allerdings hat der Mieter das Recht, die Originalunterlagen beim Vermieter einzusehen und muss sich nicht auf Kopien verweisen lassen BGH, Urteil vom 8. 3. 2006 – VIII ZR 78/05. Der Vermieter kann aber natürlich von sich aus die Originalbelege auch einscannen und dem Mieter überlassen oder übersenden,auch unter Verlangen eines Kostenvorschusses. Die Entscheidungen der Amtsgerichte zur angemessenen Höhe reichen von 0,25 – 0,50 € pro Kopie.

2. Unter welchen Umständen hat der Mieter einen Anspruch auf Übersendung von Fotokopien zur Prüfung der Unterlagen für die Betriebskostenabrechnung?

Nach der bereits zitierten Entscheidung des BGH, Urteil vom 8. 3. 2006 – VIII ZR 78/05 besteht grundsätzlich kein Anspruch des Mieters auf Übersendung von Fotokopien gegenüber dem Vermieter. Das Recht zur Belegeinsicht bezieht sich auf die Originale.

Jedoch wird auch in dieser Entscheidung darauf hingewiesen, dass eine Ausnahme dann in Betracht käme und ein Anspruch des Mieters auf Übermittlung von Fotokopien von Rechnungsbelegen nach Treu und Glauben (§ 242 BGB) bestünde, wenn dem Mieter die Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen in den Räumen des Vermieters nicht zugemutet werden kann. Dies ist vor allem dann berechtigt, wenn dem Mieter eine Einsichtnahme in die Originalunterlagen infolge der räumlichen Entfernung oder einer Erkrankung oder wegen des Zerwürfnisses mit dem Vermieter nicht zumutbar ist. (BGH ZMR 2006,361).

Der Anspruch des Mieters auf Überlassung von Fotokopien besteht nur anstelle der Belegeinsicht. Er kann also nicht Einsicht in die Originalbelege und die Erteilung von Kopien verlangen.

3. Belege müssen geordnet sein

In jedem Fall ist der Vermieter verpflichtet, dem Mieter die Belege in geordneter Form zu präsentieren. Dass heißt der Vermieter genügt seiner – wenn überhaupt bestehenden – Verpflichtung zur Gewährung des Einsichtsrechts nicht, wenn er dem Mieter schlicht mehrere Aktenordner aushändigt, aus denen der Mieter sich zwischen anderen Unterlagen die erforderlichen Belege heraussuchen soll. Auf diese Weise würde das Recht des Mieters in unzulässiger Weise unterlaufen – LG Duisburg Entscheidung vom 16.10.2001, Az.: 13 S 208/01.

4. Ort der Belegeinsicht

Die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs geht davon aus, dass die Belegeinsicht in Fällen in denen Vermieter und Mieter ihre Wohnung beziehungsweise ihren Sitz im gleichen Ort haben, grundsätzlich beim Vermieter der Mietsache stattzufinden hat, BGH, Urteil vom 8. März 2006 . VIII ZR 78/05. Bei Unzumutbarkeit wird ein Anspruch auf Übersendung von Fotokopien für möglich gehalten.

Befinden Sich die Mietsache beziehungsweise der Wohnsitz der Mieters und der Sitz des Vermieters nicht am gleichen Ort, so geht eine verbreitete Rechtsauffassung davon aus, dass der Mieter Einsicht am Mietort jedenfalls dann verlangen kann, wenn Mietort und Sitz des Vermieters weit voneinander entfernt sind, so dass LG Freiburg in seinem Urteil vom 24.03.2012, Az. : 3 S 348/10 – bei dem der Vermieter etwa 400 Km von der Mietsache entfernt wohnte. Das Gericht entschied, dass in diesem Fall dass die Belegansicht am Ort der Mietsache stattzufinden habe und der Mieter sich auch nicht darauf verweisen lassen müsse, Fotokopien vom Vermieter zugesandt zu bekommen.

5. Verweigerung der Belegeinsicht

Dem Mieter steht bei einer unberechtigten Verweigerung der Gewährung der Belegeinsicht durch den Vermieter ein Zurückbehaltungsrecht bezogen auf eine eventuelle Nebenkostennachforderung nach § 273 Abs. 1 BGB zu, wenn der Vermieter überhaupt keine Überprüfung der Abrechnung ermöglicht, BGH, Urteil vom 08.03.2006, Az.: VIII ZR 78/05.

III. Sonderfall: Nebenkostenpauschale und Belegeinsicht

Wie bei den Mietverträgen über preisfreien Wohnraum haben auch Mieter die eine Betriebskostenpauschale zahlen keinen grundsätzlichen Anspruch auf Belegeinsicht zur Prüfung der Pauschale, wie sich aus dem Urteil des BGH vom 16. November 2011, Az.: VIII ZR 106/11 ergibt. Allerdings gilt auch hier die oben genannte Ausnahme wenn Anhaltspunkte für eine nachträgliche Änderung der Höhe der Pauschale.

IV. Fazit

Als Mieter in preisfreiem Wohnraum können Sie ein Einsichtsrechts in die Originalbelege zur Überprüfung der Nebenkostenabrechnung nur dann erfolgreich geltend machen, wenn Sie konkrete Anhaltspunkte die auf eine Abweichung der tatsächlichen Höhe der Abrechnung hindeuten, vorweisen können.