Aus der Nebenkostenabrechnung ergeben sich oft Ansprüche des Vermieters gegen den Mieter auf Nachzahlungen. Nicht selten kommt es jedoch auch vor, dass die Nebenkostenvorauszahlung des Mieters zu hoch war und diesem ein Anspruch auf Auszahlung eines Guthabens zusteht. Zahlt der Vermieter dieses Guthaben nicht von sich aus an den Mieter aus, muss der Mieter seine Rechte gegenüber dem Vermieter geltend machen und diesen notfalls verklagen.

Viele Mieter lassen sich hiermit jedoch zu viel Zeit, was auf Nachlässigkeit, vielfach aber auch darauf zurückzuführen ist, dass eine Auseinandersetzung mit dem Vermieter gescheut wird. Kommt es dann schließlich zur Geltendmachung der Forderung gegenüber dem Vermieter, ist die Verwunderung des Mieters häufig groß, wenn dieser sich auf die Verjährung des Rückzahlungsanspruches beruft.

Damit dieser vermeidbare Rechtsverlust nicht eintritt, zeigen wir Ihnen, wie Sie berechnen können, wann Ihr Anspruch auf Erstattung eines Guthabens aus der Nebenkostenabrechnung verjährt und was Sie tun können, um den Eintritt der Verjährung zu verhindern.

Außerdem erfahren Sie, ab welchem Zeitpunkt Sie sich Ihrem Vermieter gegenüber auf die Verjährung von Nachzahlungsansprüchen berufen können.

I. Die Dauer der Verjährungsfrist

1. Die Verjährungsfrist für Ansprüche des Mieters auf Auszahlung eines Guthabens beträgt drei Jahre

Das Gesetz sieht für den Anspruch des Mieters auf Auszahlung eines Guthabens aus der Nebenkostenabrechung keine spezielle Verjährungsfrist vor. Die Verjährung richtet sich nach den allgemeinen Vorschriften über die Verjährung in den §§ 194 ff. BGB. Gem. § 195 BGB beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre. Dieser dreijährigen Verjährungsfrist unterliegt daher auch der Anspruch des Mieters auf Auszahlung eines Guthabens aus der Nebenkostenabrechnung.

Wichtig: Der vielfach weit über seinen Wortlaut hinaus angewendete § 548 Abs.2 BGB, nach dem bestimmte Ansprüche des Mieters aus dem Mietverhältnis in sechs Monaten nach der Beendigung des Mietverhältnisses verjähren, gilt in diesem Fall nicht. Die Ansprüche des Mieters auf Erstattung eines Guthabens können daher bereits während des laufenden Mietverhältnisses verjähren.

2. Der Anspruch des Mieters auf Erstellung der Nebenkostenabrechnung verjährt ebenfalls in drei Jahren

Der Anspruch des Mieters auf Auszahlung eines Guthabens entsteht erst mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung durch den Vermieter. Diese geht dem Verlangen des Mieters auf Auszahlung des Guthabens daher voraus. Der Mieter hat gegen seinen Vermieter einen Anspruch, dass dieser die Nebenkostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellt (vgl. § 556 Abs.3 S.2 BGB). Dieser Anspruch auf Erstellung der Nebenkostenabrechnung unterliegt ebenfalls der dreijährigen Verjährungsfrist des § 195 BGB.

3. Auch der Anspruch des Vermieters auf eine Nachzahlung unterliegt der dreijährigen Verjährungsfrist

Was für den Mieter gilt, gilt auch für den Vermieter. Ergibt sich aus der Nebenkostenabrechung ein Nachzahlungsanspruch des Vermieters, verjährt auch dieser nach Ablauf der Dreijahresfrist des § 195 BGB. Auch für den Anspruch des Vermieters gilt, dass die spezielle Verjährungsfrist des § 548 Abs.1 BGB, wonach bestimmte Ansprüche des Vermieters aus dem Mietverhältnis in sechs Monaten nach der Rückgabe der Mietsache durch den Mieter verjähren, nicht eingreift.

II. Die Verjährungsfrist darf nicht mit der Ausschlussfrist des § 556 Abs. 3 S.3 BGB verwechselt werden

Im Zusammenhang mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung und den sich daraus ergebenden Ansprüchen sind viele Fristen zu beachten. Eine sowohl für Vermieter als auch für Mieter relevante Vorschrift enthält § 556 Abs.3 S.3 BGB. Immer wieder wird die in § 556 Abs.3 S.3 BGB normierte Ausschlussfrist für Nachzahlungsansprüche des Vermieters mit der Verjährungsfrist verwechselt.

Beide Fristen voneinander zu trennen, ist jedoch aus folgenden Gründen wichtig:

556 Abs.3 S.3 BGB bestimmt, dass die Geltendmachung einer Nachforderung aus der Nebenkostenabrechnung durch den Vermieter ausgeschlossen ist, wenn dieser dem Mieter die Abrechnung nicht innerhalb der Abrechnungsfrist des § 556 Abs.3 S.2 BGB – also spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums- mitteilt. Diese Ausschlussfrist, die nur für Ansprüche des Vermieters gegen den Mieter, nicht jedoch für Rückzahlungsansprüche des Mieters gilt, unterscheidet sich in folgender Hinsicht und mit folgenden Konsequenzen von der Verjährungsfrist des § 195 BGB:

1. Die Verjährung des Anspruches des Vermieters auf eine Nachzahlung tritt mit Ablauf der Verjährungsfrist ein, und zwar unabhängig davon, ob der Vermieter diese schuldhaft hat verstreichen lassen oder nicht in der Lage war, seine Ansprüche geltend zu machen.

Anders verhält es sich, wenn der Vermieter die Abrechnungsfrist des § 556 Abs.3 S.2 BGB verstreichen lässt. In diesem Fall tritt der Ausschluss seiner Nachforderung gem. § 556 Abs.3 S.3 BGB nicht ein, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat.

2. Ein weiterer wesentlicher Unterschied zwischen der Ausschlussfrist des § 556 Abs.3 S.3 BGB und der Verjährungsfrist des § 195 BGB besteht in der Wirkung, die der Fristablauf entfaltet.

Lässt der Vermieter die Abrechnungsfrist– und damit zugleich auch die Ausschlussfrist– verstreichen, führt dies dazu, dass sein Nachforderungsanspruch automatisch erlischt, sein Anspruch also nicht mehr existiert.

Der Ablauf der Verjährungsfrist hingegen hat auf das Bestehen des Nachzahlungsanspruches des Vermieters keinen Einfluss. Dieser besteht fort. Der Mieter hat allerdings die Möglichkeit, die Einrede der Verjährung zu erheben. Nur wenn er dies tut, ist der Anspruch des Vermieters nicht durchsetzbar.

3. Hat der Mieter die Nachzahlung noch nicht geleistet, läuft der Ablauf beider Fristen zwar -sofern sich der Mieter auf die Einrede der Verjährung beruft- im Ergebnis in beiden Fällen auf dieselbe Rechtsfolge hinaus, dass der Mieter keine Nachzahlungen leisten muss. Entscheidend auswirken tut sich der Umstand, dass der Nachforderungsanspruch des Vermieters im Falle des Ablaufs der Ausschlussfrist des § 556 Abs.3 S. BGB erlischt, der Ablauf der Verjährungsfrist hingegen nur die Durchsetzbarkeit des Anspruches verhindert, wenn der Mieter die Nachzahlung in Unkenntnis seiner fehlenden Verpflichtung bereits geleistet hat.

Es besteht folgender Unterschied:

Hat der Mieter eine Nachzahlung geleistet, obwohl der Vermieter die Nebenkostenabrechnung nicht innerhalb der Frist des § 556 Abs.3 S.2 BGB erstellt hat, hat der Mieter eine Leistung erbracht, obwohl der Anspruch des Vermieters bereits erloschen war. Hieraus ergibt sich ein bereicherungsrechtlicher Rückzahlungsanspruch des Mieters aus § 812 Abs.1 S.1 BGB.

Hat der Mieter hingegen einen bestehenden, jedoch verjährten und damit nicht durchsetzbaren Anspruch erfüllt, kann er gem. § 214 Abs.2 S.1 BGB das Geleistete nicht zurückfordern.

4. Aus dem Umstand, dass es sich bei der Ausschlussfrist des § 556 Abs.3 S.3 BGB nicht um eine Verjährungsfrist handelt, folgt zuletzt außerdem, dass diese anders als die Verjährungsfrist des § 195 BGB nicht nach den §§ 203 ff BGB gehemmt oder gem. § 212 BGB neu zu laufen beginnen kann.

III. Der Beginn der Verjährungsfrist

Den Beginn der Verjährungsfrist regelt § 199 Abs.1 BGB. Danach beginnt die regelmäßige Verjährungsfrist mit dem Schluss des Jahres, in dem

• der Anspruch entstanden ist und
• der Gläubiger von den den Anspruch begründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müsste.

Die Rechtsprechung setzt die Entstehung eines Anspruches- soweit es um den Verjährungsbeginn geht- mit dessen Fälligkeit gleich, die gegeben ist, wenn der Anspruch vom Gläubiger – notfalls gerichtlich – geltend gemacht werden kann. Für den Beginn der Ansprüche von Mieter und Vermieter im Zusammenhang mit der Nebenkostenabrechnung gilt daher Folgendes:

• Die Verjährung des Anspruches des Mieters auf Erstellung der Nebenkostenabrechnung beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die zwölfmonatige Abrechnungsfrist des § 556 Abs.3 S.2 BGB endet.
• Da ein Anspruch aus der Nebenkostenabrechnung erst mit dem Zugang der Abrechnung beim Mieter fällig wird, beginnt die Verjährungsfrist für Erstattungsansprüche des Mieters und Nachzahlungsforderungen des Vermieters mit dem Schluss des Jahres zu laufen, in dem die Abrechnung dem Mieter zugeht, vorausgesetzt die erforderliche Kenntnis bzw. grob fahrlässige Unkenntnis von den den Anspruch begründenden Umständen liegt vor.

IV. Hemmung und Neubeginn der Verjährung

Sowohl Mieter als auch Vermieter haben die Möglichkeit, die Verjährung ihrer Ansprüche nach den §§ 203 ff. BGB zu hemmen oder gem. § 212 BGB einen Neubeginn herbeizuführen.

Die Hemmung der Verjährung hat gem. § 209 BGB zur Folge, dass der Zeitraum, während dessen die Verjährung gehemmt ist, in die Verjährungsfrist nicht eingerechnet wird.

Im Falle eines Neubeginns hingegen beginnt die Verjährungsfrist in voller Länge von neuem zu laufen.

Folgende Hemmungstatbestände sind in der Praxis von Bedeutung:

• Schweben zwischen dem Mieter und dem Vermieter Verhandlungen über den Anspruch oder die den Anspruch begründenden Umstände, so ist die Verjährung gehemmt, bis der eine oder der andere Teil die Fortsetzung der Verhandlungen verweigert (§ 203 BGB). Für ein Verhandeln genügt jeder Meinungsaustausch zwischen dem Berechtigten und dem Verpflichteten, sofern die Erfüllung des Anspruches nicht sofort und eindeutig abgelehnt wird (vgl. BGH,Urteil vom  10. 2006 – VII ZR 194/05). Der Widerspruch eines Mieters gegen die Nebenkostenabrechnung kann zu einer Hemmung der Verjährungsfrist führen, wenn und solange der Vermieter die Abrechnung überprüft und die Parteien darüber ihre unterschiedlichen Positionen austauschen.
• Verfolgen Mieter oder Vermieter ihre Rechte durch Inanspruchnahme gerichtlicher Hilfe, wird die Verjährung unter den Voraussetzungen des § 204 BGB ebenfalls gehemmt. So haben beispielsweise die Erhebung einer Klage auf Leistung oder auf Feststellung des Anspruchs oder auch die Zustellung eines Mahnbescheids § 204 Abs.1 N.1 und 3 BGB hemmende Wirkung.

Ein Neubeginn der Verjährung hingegen tritt ein, wenn

• der Schuldner dem Gläubiger gegenüber den Anspruch durch Abschlagszahlung, Zinszahlung, Sicherheitsleistung oder in anderer Weise anerkennt oder
• eine gerichtliche oder behördliche Vollstreckungshandlung vorgenommen oder beantragt wird.

Ist der Anspruch einer Mietvertragspartei bereits durch ein rechtskräftiges Urteil oder auch durch einen rechtskräftigen Vollstreckungsbescheid gerichtlich festgestellt, kann die jeweilige Partei ihre Rechte gem. § 197 Abs.1 Nr.3 BGB sogar weitere 30 Jahre durchsetzen. Mit Rechtskraft der Entscheidung (vgl. § 201 S.1 BGB) tritt diese Verjährungsfrist an die Stelle der dreijährigen Verjährungsfrist des § 195 BGB.

V. Folgen des Ablaufs der Verjährungsfrist

Der Ablauf der Verjährungsfrist hat nicht zur Folge, dass der Anspruch erlischt. Der Eintritt der Verjährung berechtigt den Schuldner gem. § 214 Abs.1 BGB lediglich dazu, die Leistung zu verweigern. In einem Gerichtsverfahren muss sich der Beklagte ausdrücklich auf die Einrede der Verjährung berufen. Tut er dies nicht, kann er zur Zahlung verurteilt werden, obwohl der Anspruch des Klägers verjährt ist.

VI. Verwirkung

Ansprüche aus der Nebenkostenabrechnung insb. diejenigen des Vermieters auf eine Nachzahlung können verwirken, auch wenn sie noch nicht verjährt sind. Ein Recht ist verwirkt, wenn der Berechtigte es längere Zeit hindurch nicht geltend gemacht und der Verpflichtete sich darauf eingerichtet hat und nach dem gesamten Verhalten des Berechtigten darauf einrichten durfte, dass dieser das Recht auch in Zukunft nicht geltend machen werde. Die Annahme einer Verwirkung setzt neben dem Zeitablauf das Vorliegen besonderer ein solches Vertrauen des Verpflichteten begründender Umstände voraus (vgl. BGH, Versäumnisurteil vom 17. 11. 2010 – XII ZR 124/09).

Der BGH hat mit Beschluss vom 21.02.2012 – VIII ZR 146/11- eine Verwirkung einer Nachforderung des Vermieters in einem Fall angenommen, in dem der Vermieter seine Nachforderung dreieinhalb Jahre nach dem Zugang der Nebenkostenabrechnung beim Mieter kurz vor dem Ablauf der Verjährungsfrist geltend gemacht hat. Diese Annahme rechtfertigte nicht der Zeitablauf allein, sondern die Tatsache, dass der Vermieter sowohl auf umfangreiche Beanstandungen des Mieters gegen die aktuelle Nebenkostenabrechnung nicht reagierte als auch in den vier vorangegangenen Jahren Nachzahlungsansprüche hatte verjähren lassen und nicht gerichtlich geltend gemacht hatte.

Auf Grund dieses Verhaltens habe sich- so das Gericht- über die Jahre beim Mieter der Eindruck verfestigt, dass seine Beanstandungen Erfolg hatten und der Vermieter zwar Nebenkostenabrechnungen vorlegen, aber die sich daraus ergebenden Nachzahlungsansprüche auf sich beruhen lassen und nicht gerichtlich durchsetzen werde. Dieser über die Jahre immer gleiche Ablauf habe beim Mieter das berechtigte Vertrauen entstehen lassen, der Vermieter würde auch den Nachforderungsanspruch aus der aktuellen Abrechnung, die er in gleicher Weise beanstandet hatte wie die Abrechnungen zuvor, gegen ihn nicht klageweise geltend machen.

VII. Sonderfall: Nachberechnungsvorbehalt ermöglicht späteren Verjährungsbeginn

Sind dem Vermieter, ohne dass ihn ein Verschulden trifft, bestimmte Positionen, die in die Nebenkostenabrechnung aufzunehmen sind, nicht bekannt, und erfolgt daher nur eine vorläufige Berechnung, beginnt die Verjährungsfrist, wenn sich der Vermieter eine Nachberechnung ausdrücklich vorbehält, für Nachforderungen bzgl. dieser Positionen erst mit dem Schluss des Jahres zu laufen, in dem der Vermieter die Kenntnis der nur vorläufig bezifferten Positionen erlangt hat (vgl. BGH, Urteil vom 12. 12. 2012 – VIII ZR 264/12). Bedeutung gewinnt ein derartiger Nachberechnungsvorbehalt insbesondere in denjenigen Fällen, in denen die Grundsteuer für neu errichtete Gebäude vom Finanzamt zunächst nur vorläufig und u. U. erst Jahre später rückwirkend neu festgesetzt wird.