Wenn ein Mieter auszieht, steht der Vermieter oft vor der Frage, wie wohl nun die jährliche Abrechnung der Nebenkosten vorzunehmen ist. Meist ist nicht bekannt, dass sich grundsätzlich für den Vermieter nicht viel an seiner „normalen“ Abrechnung ändert, sondern einzig der Abrechnungszeitraum entsprechend den Mietzeitanteilen des aktuellen und nachfolgenden Mieters angepasst und verteilt werden muss.

Im nachfolgenden Artikel wird für Mieter und Vermieter erklärt, wie diese Aufteilung des Abrechnungszeitraums beim Mieterwechsel erfolgt.

Hier finden Sie allgemeine Informationen zum Abrechnungszeitraum bei der Nebenkostenabrechnung und zur nicht weniger wichtigen Abrechnungsfrist.

I. Begriffe kurz und knapp: Nebenkostenvorauszahlung und Abrechnungszeitraum

Die Nebenkostenvorauszahlung oder auch Betriebskostenvorauszahlung, meint in der Praxis schlicht und einfach die „monatliche Vorab-Tilgung“ der anfallenden Nebenkosten in der Mietwohnung. Dazu zählen in der Regel, alle Betriebskosten nach §§ 1, 2 BetrKV, einschließlich der Heizkosten und den Kosten der Warmwasserversorgung.

Der Abrechnungszeitraum beschreibt in der Regel eine Zeitspanne von einem Jahr, da § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB eine jährliche Abrechnung vorschreibt. Das Gesetz hat damit die Länge des Abrechnungszeitraums auf ein Jahr bestimmt, die terminliche Lage ist allerdings frei wählbar.

Innerhalb dieses Zeitraums leistet der Mieter an den Vermieter die monatlichen Nebenkostenvorauszahlungen und erhält nach dessen Ablauf eine Abrechnung über die tatsächlich angefallenen Nebenkosten. Ein Abweichen von der gesetzlich vorgeschriebenen zeitlichen Länge, wie ein Verkürzen oder Verlängern, ist nur in Ausnahmefällen, wie eben dem Mieterwechsel zulässig. Jedes sonstige Abweichen von der Jahreslänge des Abrechnungszeitraums, das in der Regel eine Benachteiligung des Mieters darstellt, führt nämlich zu einem formellen Abrechnungsfehler.

Es ist daher wichtig den richtigen Abrechnungszeitraum zu beachten, da eine Abrechnung die einen formellen Fehler beinhaltet, als nicht formell ordnungsgemäß erstellt gilt und damit nicht genügt, um Ansprüche aus der Abrechnung seitens des Vermieters geltend zu machen.

Weitere Einzelheiten zum Thema Abrechnungszeitraum und Anspruchsausschluss finden Sie in den Artikeln „Abrechnungszeitraum für Nebenkosten“ und „Nebenkostenabrechnung: Abrechnungszeitraum ändern“.

II. Wie teile ich den Abrechnungszeitraum auf?

Da der richtige Abrechnungszeitraum besonders für die formell ordnungsgemäße Erstellung der Abrechnung der Nebenkosten unverzichtbar ist, soll hier an einem Beispiel aufgezeigt werden, wie die Aufteilung des Abrechnungszeitraums bei einem Wechsel der Mietpartei erfolgen kann.

Beispiel:

Bei Mieter M erfolgt die Abrechnung der Nebenkosten seit Mietbeginn immer bezogen auf den Abrechnungszeitraum von einem Kalenderjahr, vom 01.01. eines Jahres bis zum 31.12. Er zieht im Juni 2015 aus seiner 2-Zimmer Mietwohnung aus, bei der bereits zum ersten Juli 2015 der neue Nachmieter N einzieht.

Für Vermieter V stellen sich hier zwei Möglichkeiten.

1. Änderung des Abrechnungszeitraums durch Verlängerung oder Verkürzung

Der Vermieter kann den Abrechnungszeitraum im Jahr des Mietwechsels gegenüber den anderen Jahren verändern und das Abrechnungsjahr „in zwei“ Abrechnungsperioden teilen.

Hier ist es für den Vermieter empfehlenswert, sogenannte Teilabrechnungen vorzunehmen, bei denen von einem verkürzten Abrechnungszeitraum ausgegangen wird:

Vermieter V kann also gegenüber dem alten Mieter M den Abrechnungszeitraum der hier vom 01.01.2015 bis zum 31.12.2015 laufen würde, zum Beispiel auf 5 Monate, vom 01.01.2015 bis zum 30.06.2015 verkürzen. Gegenüber dem neuen Mieter N kann er dann den Abrechnungszeitraum im Einzugsjahr, von der Jahreslänge auf die Dauer der Mietzeit zu verkürzen und im Jahr 2015 einen Abrechnungszeitraum vom 01.07.2015 bis zum 31.12.2015 zu bestimmen.

Eine Verlängerung des Abrechnungszeitraums ist daher beispielsweise auch bei Mieterwechsel meist unwirksam, wegen eines Verstoßes gegen § 556 Abs. 3 S. 1 BGB in Verbindung mit § 556 Abs. 4 BGB. Dies ergibt sich bereits aus dem rein tatsächlichen Umstand, dass sich durch die Verlängerung ein erhöhter Überprüfungsaufwand für den Mieter ergibt und dieser somit im Gegensatz zu der gesetzlichen Regelung benachteiligt wäre. Eine einmalig Ausnahme wurde in der Rechtsprechung bisher nur in dem Fall gesehen, dass die Verlängerung aufgrund einer Vereinbarung im Einvernehmen mit allen Mietern geschieht und ein sachlicher Grund, wie die Angleichung des Abrechnungszeitraumes auf das Kalenderjahr besteht, so das Urteil des BGH vom 27. 07. 2011, Az.: VIII ZR 316/10.

Bezogen auf den obigen Fall bedeutet dies, dass der Vermieter NICHT 

• den Abrechnungszeitraum von 2014 gegenüber M auf 18 Monate verlängern lassen kann, in dem er diesen nicht mit dem 31.12.2014 sondern mit dem 30.06.2015 beenden lässt.
• den Abrechnungszeitraum 2015 gegenüber N in das folgende Jahr 2016 „hineinziehen“ kann. Es ist also nicht möglich, dass V die seit Juli 2015 entstanden Nebenkosten des N für 2015 in den Abrechnungszeitraum 2016 mit einbezieht und diesen bereits am 01.07.2015 beginnen lässt.

Eine entsprechend verlängerte Abrechnungsperiode ist regelmäßig unwirksam.

2. Aufteilung des Abrechnungszeitraums

Die zweite Möglichkeit ist, das der Vermieter hier seinen bisherigen Abrechnungszeitraum beibehält und die einzelnen Zeiträume des Nebenkostenanfalls in denen der neue und der alte Mieter die Wohnung bewohnt haben, bezogen auf den Abrechnungszeitraum herausrechnet.

Im vorliegenden Fall bedeutet dies, das sowohl M als auch N im Jahr 2016 eine Nebenkostenabrechnung über den Abrechnungszeitraum vom 01.01.2015 bis zum 31.12.2015 erhalten. In dieser müssen aber die entsprechenden Anteile am Nebenkostenverbrauch rechnerisch in verbrauchsunabhängig und verbrauchsabhängig aufgeteilt werden und der Vermieter muss dem Vor- und dem Nachmieter sowohl den vollständigen Nebenkostgesamtbetrag als auch den einzelnen Nebenkostenanteil mitteilen

De facto, muss der Vermieter daher auch hier die Gesamtabrechnung in zwei „separate“ Abrechnungen aufteilen; eine für M und eine für N.

Von den vorher berechneten jährlichen verbrauchsabhängigen und verbrauchsunabhängigen Gesamtnebenkosten ist dann der entsprechende Anteil der Mieter zu berechnen. Bei der Umlage der Nebenkosten für M, der 6 von 12 Monaten des Abrechnungszeitraums in der Mietwohnung gewohnt hat, ist dann bei den verbrauchsunabhängigen Nebenkosten ein Anteil von 6/12 an den Gesamtkosten anzusetzen. Ebenso errechnet sich der Anteil bei N. Die verbrauchsabhängigen Nebenkosten sind nach dem tatsächlichen Verbrauch beim jeweiligen Mieter abzurechnen.

Nach dieser Verteilung des Gesamtbetrags auf die jeweiligen Mieter ist diesen. Denn, besonders bei verbrauchsabhängigen Nebenkosten, wie unter anderem die Heizkosten, sind exakte Berechnungen nach dem tatsächlichem Verbrauch vorzunehmen, um dann die Anteile ordnungsgemäß auf die Mieter umlegen zu können. Empfehlenswert sind hier Zwischenablesungen der Strom und/oder Wasserzähler vornehmen zu lassen, beziehungsweise Zwischenabrechnungen beim Versorgerunternehmen zu beauftragen.

III. Keine Aufteilung der Abrechnungsfrist bei Mieterwechsel

Wichtig ist für den Vermieter zu wissen, dass diese Aufteilung selbstverständlich nur für den Abrechnungszeitraum gilt und nicht für die Abrechnungsfrist, die sich dem Abrechnungszeitraum anschließt. Denn diese Frist bezieht sich allein auf die Zeitspanne, die dem Vermieter zuerkannt wird, um die Abrechnung der Nebenkosten zu erstellen und beträgt nach § 556 Abs. 3 S. 2 BGB maximal 12 Monate.

Bei einem Mieterwechsel ändert sich hier an der Fristlänge grundsätzlich nichts. Der einzige Unterschied zur „normalen Abrechnung“ ist hier, dass die Ausschlussfrist je nach Aufteilung des Abrechnungszeitraums gegenüber dem jeweiligen Mieter zu beachten ist.

Dies bedeutet, dass der Vermieter hier regelmäßig verschiedene Fristläufe bezüglich der Ausschlussfrist berücksichtigen muss und dann hinsichtlich einzelner Nebenkostenpunkte zu unterschiedlichen Zeiten gegenüber den Mietern ausgeschlossen sein kann. Weitere Einzelheiten zu den Ausschlussfristen, die von Mieter und Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung zu beachten sind, erfahren Sie in folgenden Artikeln: Nebenkostenabrechnung: Alle Fristen für Vermieter und Eigentümer im Überblick sowie Nebenkostenabrechnung: Alle Fristen für Mieter im Überblick