Wenn die Nebenkostenabrechnung nach der maßgeblichen einjährigen Abrechnungsfrist bei dem Mieter zugeht, ist der Anspruch des Vermieters auf eine Nebenkostennachzahlung ausgeschlossen, wenn er die Verspätung zu vertreten hat, § 556 Abs. 3 S. 3 BGB. Die meisten Mieter kennen diese zwingende gesetzliche Ausschlussfrist, doch sind sich nicht sicher, wie Sie am Besten vorgehen, wenn bei Ihnen diese Abrechnungsfrist mißachtet wurde. Wie setzt man als Mieter den Ausschluss der Nebenkostennachforderung durch? Was ist wenn die Nachforderung wegen Auszugs bereits mit der Kaution verrechnet wurde?

Der nachfolgende Artikel soll daher eine Hilfestellung für ein geeignetes Vorgehen an die Hand geben, wie man als Mieter den Ausschluss der Nebenkostennachzahlung am Besten geltend macht.

1. Schritt: Zugang der verspäteten Abrechnung vermerken

Zunächst ist es ratsam sich den Zugangstermin, samt der eigenen Fristberechnung zu vermerken.

Beachten Sie hinsichtlich der Ausschlussfrist für die Abrechnungserstellung:

• Für die Wahrung der Abrechnungsfrist wird auf die rechtzeitige Mitteilung einer formal ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung abgestellt; auf die inhaltliche Richtigkeit kommt es für die Fristwahrung nicht an (Entscheidung des BGH vom 21.01.2009, Az.: VIII ZR 107/08 und 17.11.2004, Az.: VIII ZR 115/04)
• Die Rechtzeitigkeit des Zugangs ist allerdings grundsätzlich vom Vermieter darzulegen und zu beweisen. Es muss also vom Vermieter nachgewiesen werden, dass die Abrechnung nicht verspätetet zuging beziehungsweise warum die Verspätung entschuldigt ist.
• Für den Mieter ist der Zugangszeitpunkt einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung entscheidend, da mit dem darauffolgenden Tag dessen einjährige Einwendungsfrist (auch Widerspruchsfrist genannt) zu laufen beginnt.

2. Schritt: Eigene Einwendungsfrist vermerken

Berechnen Sie Ihre Einwendungsfrist nach § 556 Abs. 3 S. 4 BGB. Danach haben Sie als Mieter zwölf Monate nach Zugang der formell ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung Zeit Ihre Einwendungen zu erheben. Mit Ablauf dieser Frist sind Sie als Mieter mit allen Einwendungen gegen die zugegangene Abrechnung ausgeschlossen. Ging Ihnen die Abrechnung beispielsweise am 02.01.2016 zu dann beginnt Ihre Einwendungsfrist am 03.01.2016 und endet am 02.01.2017.

3. Schritt: Keine Widersprüche verursachen

Das heißt, sobald Sie den Einwand des Ausschlusses der Nachzahlung erheben, sollten Sie auch keine Nachforderung aus der Nebenkostenabrechnung begleichen (dazu Schritt 5).

4. Schritt: Vermieter unter Fristsetzung anschreiben

Zunächst sollten Sie den Vermieter formell anschreiben. Das bedeutet, Sie setzen ein Schreiben an den Vermieter auf, das von Ihnen unterschrieben und auch für Sie nachweisbar (mindestens per Einschreiben oder unter Zeugen) übermittelt wird.

Inhaltlich erklären Sie Ihre Einwendung und fordern unter Fristsetzung zur Stellungnahme auf.

Im Falle,

• der Vermieter verlangt in der verspäteten Abrechnung eine Nachzahlung:
• Beanstanden Sie die verspätete Nebenkostenabrechnung (einschließlich etwaiger weiterer Unrichtigkeiten der Abrechnung) und verweigern Sie die Zahlung.
• die verspätete Abrechnung weist ein Guthaben aus:
• Auch hier sollten Sie den Vermieter bezüglich Ihrer Beanstandungen anschreiben und dann zur Auszahlung des Guthabens auffordern.
• der Vermieter hat innerhalb der Ausschlussfrist keine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung gestellt:
• Dies kommt rechtlich dem Fall gleich in dem der Vermieter keine Abrechnung gestellt hat, weshalb hier der Vermieter schriftlich aufzufordern ist eine formell ordnungsgemäße Abrechnung vorzulegen.
• Das Mietverhältnis ist beendet und der Vermieter behält in Höhe der Nebenkostennachforderung die Mietkaution ein, obwohl die Nebenkostenabrechnung verspätet ist:
• Fordern Sie den Vermieter zur vollständigen Rückzahlung der Mietkaution auf und begründen Sie die mit dem Zugang der Abrechnung nach Ablauf der Abrechnungsfrist.
• Im Rahmen dieses Anschreibens ist es anzuraten, sich auch von einem Anwalt beraten zu lassen. Gerade, wenn die Nebenkostenabrechnung nicht nur verspätet ist, sondern Ihres Erachtens auch weitere Fehler enthält sollte hier eine Prüfung der Nebenkostenabrechnung stattfinden.

5. Schritt: Nachforderung einbehalten

Als Mieter sollten Sie die Nachforderung der Nebenkostenabrechnung nicht bezahlen, wenn die Abrechnung verspätet ist. Dies gilt aber nur für solche Nebenkostennachzahlungen die auch von der Ausschlussfrist erfasst sind. Nicht geleistete Nebenkostenvorauszahlungen, die während des Abrechnungszeitraums vom Mieter zurückbehalten wurden, gehören beispielsweise nicht dazu. Ebenso ist der Fall gelagert, wenn gar keine Vorauszahlungen geleistet wurden.

Einzelheiten zu dem Umfang des Nachforderungsausschlusses erhalten Sie unter anderem in dem Artikel: „Kein Recht auf Nachzahlung nach Ablauf der Abrechnungsfrist“. Sollten Sie sich nicht sicher sein, ob die Nachforderung in Ihrer Abrechnung von dem Ausschluss erfasst ist empfiehlt sich auch eine Zahlung unter Vorbehalt: “Nebenkostennachzahlung unter Vorbehalt leisten – Bleiben Sie flexibel”

Können Sie die Nachforderung nicht mehr einbehalten, weil Sie entweder bereits bezahlt haben oder der Vermieter die Nachzahlungsforderung mit der Mietkaution verrechnet hat, haben Sie das Recht die Rückzahlung des Betrages nach § 812 BGB wegen ungerechtfertigter Bereicherung zu verlangen. Wenn der Mieter beispielsweise bereits ausgezogen ist und die Kaution wurde in Höhe der Nebenkostennachforderung einbehalten, steht dem Mieter ein Rückzahlungsanspruch bezüglich der vollen Kaution aus der mietvertraglichen Kautionsabrede zu.

6. Schritt: Der Gang zum Gericht

Besteht der Vermieter trotz Ihres Einwandes weiterhin auf die Zahlung der Nebenkostennachforderung oder reagiert gar nicht auf Ihr Anschreiben, helfen meist nur gerichtliche Schritte zur Streitklärung und Anspruchsdurchsetzung.

Bezüglich des Nachzahlungsanspruchs aus der Nebenkostenabrechnung kommen insbesondere folgende gerichtliche Vorgehensweisen in Betracht:

Je nach der Fallgestaltung empfehlt sich hier ein unterschiedliches Vorgehen:

• Verlangt der Vermieter weiterhin, trotz unentschuldigtem Fristablauf, die Nachforderung, kann man entweder Feststellungsklage erheben, mit dem Antrag festzustellen, dass diese Forderung nicht besteht oder abwarten bis man von dem Vermieter bezüglich der Nebenkostennachzahlung verklagt wird.
• Ist die Abrechnungsfrist abgelaufen und hat der Vermieter auch nach schriftlicher Aufforderung noch keine formell ordnungsgemäße Abrechnung erstellt, empfiehlt sich eine Klage auf Erstellung der Nebenkostenabrechnung beziehungsweise eine Klage auf Rechnungslegung über entstandene Nebenkosten
• Hat der Vermieter die unberechtigte Nebenkostennachforderung mit der Mietkaution verrechnet und weigert sich diese voll auszuzahlen, wäre eine Klage auf Rückzahlung der Mietkaution angezeigt.

Da jedes Mietverhältnis ein Einzelfall ist, sollte spätestens hier eine anwaltliche Beratung stattfinden, damit Sie rechtssicher Ihre Ansprüche durchsetzen können.