Im Wohnraummietrecht ist die Abrechnungsfrist für Nebenkosten klar geregelt. So bestimmt § 556 III 2 BGB, dass der Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende der vereinbarten Abrechnungsperiode die Nebenkostenabrechnung erstellen muss. Versäumt der Vermieter diese Frist, kann er keine Nachforderungen mehr geltend machen. Die Abrechnungsfrist ist insoweit eine rigorose Ausschlussfrist.

Im Gewerbemietrecht bestimmt das Gesetz keine Abrechnungsfrist für Nebenkosten. Die Vorschrift des § 556 III 2 BGB ist auf das Gewerbemietrecht allerdings nicht übertragbar. Der Bundesgerichtshof hat dies ausdrücklich bestätigt (Urt.v.27.10.2010, Az. XII ZR 22/07). Unabhängig davon können die Vertragsparteien im Gewerbemietvertrag eine bestimmte Abrechnungsfrist individuell vereinbaren und diese im Idealfall auch als Ausschlussfrist bezeichnen.

Jahresfrist ist die Regel, mit Ausnahmen ist zu rechnen

Fehlt eine individuelle Vereinbarung im Mietvertrag, muss der Vermieter nach der Entscheidung des BGH dennoch in angemessener Zeit die Nebenkosten abrechnen. Als angemessene Frist könne die Jahresfrist des § 556 III 2 BGB herangezogen werden. Allerdings sei diese Frist anders als bei Wohnraummietverhältnissen keine Ausschlussfrist. Demzufolge könne der Vermieter auch noch nach Ablauf von 12 Monaten die Nebenkostenabrechnung erstellen und insbesondere Nachforderungen erheben.

Mieter hat ein Zurückbehaltungsrecht

In der Konsequenz bedeutet dies für den Mieter, dass er auch nach dem Ablauf von 12 Monaten nicht darauf vertrauen darf, dass der Vermieter keine Nebenkostenabrechnung erstellen werde. Zugleich kann der Mieter den Vermieter auf Erteilung der Nebenkostenabrechnungen, in letzter Konsequenz auch gerichtlich, in Anspruch nehmen und braucht bis dahin keine weiteren Nebenkostenvorauszahlungen mehr zu leisten.

Ihm steht insoweit ein Zurückbehaltungsrecht gemäß § 273 BGB zu. Auch dieses hat der BGH ausdrücklich bestätigt (BGH NZM 2005, 373). Der Mieter kann dieses Zurückbehaltungsrecht so lange ausüben, bis er den Betrag der Nebenkostenvorauszahlungen erreicht, über die der Vermieter noch nicht abgerechnet hat (KG Berlin GE 2002, 1129). Über dieses Zurückbehaltungsrecht kann der Mieter auf dem Vermieter rechtmäßig Druck ausüben.

Verspätete Abrechnung bewirkt keinen Rechtsverlust

Selbst wenn der Vermieter verspätet abrechnet, kann sich der Mieter regelmäßig nicht darauf berufen, der Vermieter habe sein Recht auf Abrechnung „verwirkt“, also sein Recht auf Abrechnung verloren. Auch dies hat der BGH in seiner Entscheidung klar zum Ausdruck gebracht (Urt.v.27.10.2010, Az. XII ZR 22/07.

Verwirkung ist anzunehmen, wenn der Vermieter sein Abrechnungsrecht über einen längeren Zeitraum nicht geltend macht und der Mieter sich darauf eingerichtet hat und auch danach richten durfte, dass der Vermieter dieses Recht künftig nicht mehr geltend machen werde. Neben dem zeitlichen Moment müssen Umstände vorliegen, die geeignet seien, ein Vertrauen des Mieters darauf zu begründen, dass der Vermieter die noch nicht abgerechneten Nebenkosten zukünftig nicht mehr abrechnen werde. Allein der Zeitverlauf genüge dafür nicht. Im Streitfall hatte der Verpächter die Nebenkostenabrechnung im Prozess noch erfolgreich nachgeholt.

Der Abrechnungszeitraum bestimmt die Abrechnungsfrist

Die Abrechnungsfrist bezieht sich immer auf einen bestimmten Abrechnungszeitraum. Im Idealfall ist der Abrechnungszeitraum mit dem Kalenderjahr identisch. Mit dem Ablauf des jeweils vereinbarten Abrechnungszeitraumes beginnt die Abrechnungsfrist. Beispiel: vereinbarter Abrechnungszeitraum = Kalenderjahr. Die Abrechnungsfrist für den Abrechnungszeitraum 2012 beginnt zum 1.1.2013 und endet zum 31.12.2013.

Vermieter kann bis zum Prozessende abrechnen!

Verklagt der Mieter den Vermieter auf Erteilung der Nebenkostenabrechnung, kann der Vermieter die Nebenkostenabrechnung sogar noch im Prozess nachholen. Fehlen ihm notwendige Unterlagen, könne eine Abrechnung auf Grundlage von Erfahrungswerten genügen oder eventuelle Unklarheiten durch gerichtliche Schätzung oder mithilfe eines Sachverständigengutachtens bereinigt werden (BGH NZM 2005, 373). In diesem Fall geht es dann meist noch um die Frage der Prozesskostenverteilung.

Abrechnung macht Aufrechnung hinfällig

Legt der Vermieter im Prozess die Nebenkostenabrechnung dann tatsächlich noch vor, wird eine zuvor vom Vermieter erklärte Aufrechnung auf Zurückzahlung von Nebenkostenvorauszahlungen wirkungslos (OLG Düsseldorf ZMR 2010, 437). Seine Aufrechnung verliert mit der Abrechnung der Nebenkosten durch den Vermieter nachträglich ihre Wirkung.