Wartungskosten sind von den Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten zu unterscheiden. § 1 II Nr. BetrKV bestimmt ausdrücklich, dass die Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung nicht zu den Betriebskosten zählen. Sie sind nicht auf den Mieter umlegbar. Eine Ausnahme bildet allenfalls eine mietvertraglich vereinbarte Kleinreparaturklausel.

Betriebskosten sind dadurch gekennzeichnet, dass sie fortlaufend und regelmäßig anfallen. Dies trifft auf Wartungskosten zu. Auch für Wartungsarbeiten ist die regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft einer technischen Anlage zum Zweck der Erhaltung ihrer Betriebsfähigkeit und des damit verbundenen Austauschs von Verschleißteilen typisch. Früher wurden die Wartungskosten sowohl als nicht umlegbare Instandhaltungskosten als auch als umlegbare Vertriebskosten beurteilt.

Umlagefähige Wartungskosten im Überblick:

• Bedienung, Überwachung und Pflege der Heizungsanlage
• Betriebsbereitschafts- und Betriebssicherheitsprüfungen
• Einstellung der Heizungsanlage durch eine Fachkraft
• Reinigung der Heizungsanlage
• Reinigung des Öltanks
• Reinigung des Betriebsraums
• Messungen nach dem Bundesimmissionsschutzgesetz
• Eichkosten einer Verbrauchserfassungsanlage

Im Detail: Diese Wartungskosten dürfen in der Heizkostenabrechnung umgelegt werden

In diesem Sinne bestimmt § 2 Nr. 4a BetrKV, dass zu den Betriebskosten auch die Kosten der Überwachung und Pflege der Anlage sowie der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft, die Reinigung der Anlage des Betriebsraums sowie die Kosten der Messungen nach dem Bundesimmissionsschutzgesetz gehören.

Letztlich hat der Bundesgerichtshof klar entschieden, dass auch die Wartungskosten umlagefähige Betriebskosten sind. Dabei komme es nicht darauf an, dass keine technische Störung vorliegt. Es komme auch nicht darauf an, dass durch die fortlaufende Wartung im Laufe der Jahre die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten verringert werden. Auch bleibe unerheblich, ob die ausgeführten Arbeiten als Wartungsarbeiten bezeichnet werden (BGH VIII ZR 123/06, Fundstelle: DWW 2007, 146).

Damit hat der BGH endgültig die früher vertretene Auffassung zurückgewiesen, nach der Wartungskosten dem Werterhalt der technischen Anlage dienen und somit Instandhaltung oder Instandsetzungskosten ersparen. Eine Gleichsetzung sei nicht möglich.

Weitere umlagefähige Wartungskosten

Auch bei Abschluss eines pauschalen Wartungsvertrages, der kleinere Reparaturen beinhaltet, können die Kosten vollständig umgelegt werden.

Die Austauschkosten von verschleißanfälligen Teilen (Dichtungen, Düsen) ist umlegbar (OLG Düsseldorf NZM 2000, 762).

Zur Überprüfung der Betriebssicherheit bei einer Gaszentralheizung gehören auch Druck- und Dichtigkeitsprüfungen der Gasleitungen (LG Hannover ZMR 2007, 865).

Umlagefähig sind Reinigungskosten für die Heizungsanlage einschließlich der Tankreinigung (Entfernung von Schlamm) (BGH VIII ZR 221/08). Die Umlagefähigkeit ergibt sich daraus, dass dadurch die Korrosionsgefahr und das Risiko einer Verstopfung der Ansaugvorrichtung und der Düsen verringert wird. Gleiches gilt für den regelmäßigen Erwerb von Pflegemitteln, nicht jedoch für den Erwerb von Werkzeugen.

Soweit der Vermieter selbst Eigenleistungen erbringt, muss er diese konkret belegen. Diese dürfen grundsätzlich mit den Betrag angesetzt werden, der Ferne gleichwertige Leistung eines Dritten angesetzt werden könnte.

Die Kosten der Schornsteinreinigung können gemäß § 2 Nr. 12 BetrKV eigenständig als Betriebskosten abgerechnet werden.

Sonderregelung für Etagenheizungen

Für Etagenheizungen und Gaseinzelfeuerstätten findet sich in § 2 Nr. 4d BetrKV eine ähnliche Regelung für die zentrale Heizungsanlage. Auch hier sind die Wartungskosten umlegbar. Ausdrücklich erwähnt die Verordnung auch noch die Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen in der Heizungsanlage.

Da die Überprüfung der Betriebssicherheit nicht erwähnt wird, sind in diesem Fall die Kosten einer Dichtigkeitsprüfung der Gaszuleitungen nur als sonstige Betriebskosten im Sinne des § 2 Nr. 17 BetrKV umlagefähig (u.a.LG Hannover ZMR 2007, 865).

Wartungskosten dürfen keine Reparaturkosten sein

Die umlagefähigen Wartungskosten erfassen also nicht die Kosten für eine Reparatur (= Instandsetzung). Reparaturkosten sind nicht umlagefähig. Fallen Wartung und Instandsetzung zusammen und kann nicht ermittelt werden, wie sich die Kosten konkret aufteilen, muss der Vermieter die Wartungskosten auf einer vernünftigen Grundlage schätzen.

Der Einbau einer neuen Umwälzpumpe, die Montage einer neuen Ölpumpe oder die Reparatur des Ölbrenners gehören nicht zu den Wartungskosten. Nicht umlagefähig sind auch die Kosten einer Heizöltankbeschichtung (LG Frankenthal ZMR 1985, 302) gleichfalls die Kosten einer Tankreinigung, sofern diese als Vorarbeit für die Beschichtung notwendig war (LG Hamburg WuM 1989, 522).

Die Wartungskosten lassen sich allgemein mit 5 % der Brennstoffkosten kalkulieren. Liegen sie erheblich höher, ist zu vermuten, dass  Reparaturarbeiten eingerechnet wurden.  Dies kann nur anhand der Einzelabrechnungen kontrolliert werden. Der Mieter hat diesbezüglich ein Einsichtsrecht in die Unterlagen des Vermieters.