Die Heizkostenabrechnung ist in aller Regel Bestandteil der Nebenkostenabrechnung, die der Vermieter nach dem Ablauf der maßgeblichen Abrechnungsperiode (meist Kalenderjahr) dem Mieter übersenden muss. Daraus kann sich ein Erstattungsanspruch des Mieters (Guthaben) oder eine Nachzahlungsforderung des Vermieters oder ergeben. Wer wann zahlen muss, bestimmt sich nach allgemeinen Rechtsgrundsätzen.

Ein direktes Guthaben nur aus der Heizkostenabrechnung wird in der Nebenkostenabrechnung normalerweise nicht ausgewiesen, da der Mieter seine Vorauszahlungen pauschal auf alle Nebenkosten leistet und eine eventuelle Überzahlung in Bezug auf die Heizkosten mit anderen Nebenkosten verrechnet wird. Allenfalls dann, wenn im Mietvertrag in Bezug auf die Heizkosten ein eigenständiger Betrag ausgewiesen ist, kann sich aus der Heizkostenabrechnung ein Überschuss oder ein Nachzahlungsbetrag ergeben, der ggf. mit anderen Nebenkosten verrechnet wird. Im Ergebnis ergibt sich unter dem Strich ein Guthaben oder eine Nachzahlung.

Im Mietvertrag können Vermieter und Mieter ausdrücklich vereinbaren, wann ein eventuelles Guthaben zu erstatten oder eine Nachzahlung zu leisten ist. Eine solche Vereinbarung kann individuell aber auch formularmäßig getroffen werden (Gruber WuM 2002, 252 Fn.3).

I. Guthaben: Zahlungsfrist Vermieter

Ergibt sich aus der Heizkostenabrechnung bzw. Nebenkostenabrechnung ein Erstattungsguthaben zu Gunsten des Mieters, muss der Vermieter das Guthaben umgehend an den Mieter erstatten (BGH, NZM 2005, 342).

Folgen für den Vermieter bei Nichtbeachtung der Zahlungsfrist

Verzögert der Vermieter die Auszahlung des Erstattungsguthabens zugunsten des Mieters, kommt er spätestens 30 Tage nach Zugang der Abrechnung beim Mieter in Verzug (§ 286 III 1 BGB) (Schmid, ZMR 2000,663).

Sofern der Vermieter die Erstattung grundlos verweigert, kann der Mieter bei einem bestehenden Mietvertrag die laufenden Vorauszahlungen auf die Nebenkosten mit seinem Erstattungsanspruch einfach verrechnen und Fakten schaffen.

II. Nachzahlung: Zahlungsfrist Mieter

Muss der Mieter aufgrund der Heiz- bzw. Nebenkostenabrechnung des Vermieters eine Nachzahlung leisten, hat er nach Zugang der Heiz- bzw. Nebenkostenabrechnung immerhin 30 Tage Zeit, Zahlung an den Vermieter leisten. Überschreitet er diese Frist, kommt er von Gesetzes wegen automatisch in Verzug (§ 286 III BGB).

1. Zahlungspflicht erfordert formell ordnungsgemäße Heizkostenabrechnung

Dazu ist jedoch Voraussetzung, dass der Vermieter eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung und insbesondere eine ordnungsgemäße Heizkostenabrechnung erteilt hat. Fehlt es an einer formellen Voraussetzung, ist die Nebenkostenabrechnung nicht ordnungsgemäß erstellt. Dann braucht der Mieter nichts zu zahlen, kann auf der Korrektur und Erstellung einer formell ordnungsgemäßen Heizkostenabrechnung bzw. Nebenkostenabrechnung bestehen und kommt nicht in Verzug.

Rein inhaltliche Mängel beeinträchtigen nicht die Fälligkeit des Nachzahlungsbetrages. Will der Mieter inhaltlichen Mangel beanstanden, muss er die Heiz- bzw. Nebenkostenabrechnung gerichtlich anfechten und Anfechtungsklage erheben.

Wann ein formeller oder ein inhaltlicher Mangel vorliegt, kann im Einzelfall schwierig zu beurteilen sein. Insoweit ist auf die Rechtsprechung zu verweisen, die dazu hilfreiche Grundsätze entwickelt hat. Gerade bei der Heizkostenabrechnung bieten sich viele Ansatzpunkte für eventuelle Beanstandungen. So muss der Vermieter beispielsweise unter Vorgabe der Heizkostenverordnung mindestens 50 % der Energiekosten nach dem Verbrauch des Mieters abrechnen. Hat er dies nicht getan, ist die Heizkostenabrechnung fehlerhaft.

2. Vermieter darf Nachzahlungsbetrag als Lastschrift einziehen

Ist die Nachzahlungsforderung begründet und damit fällig, darf der Vermieter von einer Einzugsermächtigung des Mieters Gebrauch zu machen. Aufgrund seiner vertraglichen Treuepflicht muss der Vermieter den Mieter auf die bevorstehende Belastung seines Kontos hinweisen. In der Regel dürfte der Mieter mit der Übersendung der Nebenkostenabrechnung hinreichend informiert sein. Eine Wartezeit von ca. zwei Wochen wird für angemessen gehalten (Schmid, Mietrecht 2. Aufl. § 556 R. 414).

3. Nichtbeachtung der Zahlungsfrist: Konsequenzen für den Mieter

Der Vermieter muss den Mieter in der Heiz- bzw. Nebenkostenabrechnung auf die Zahlungsfrist von 30 Tagen hinweisen und informieren, dass er nach Fristablauf automatisch in Verzug gerät (§ 286 III BGB). Er braucht den Mieter bei Zahlungsverzug nicht eigens noch einmal anzumahnen.

Verweigert oder ignoriert der Mieter die Zahlung der Nachforderung, kann er ihn beim Amtsgericht auf Zahlung der Nachforderung verklagen. Dort wird die Forderung des Vermieters geprüft, sofern der Mieter diese substantiiert bestreitet. Ist die Nachforderung begründet, muss der Mieter auch die Verfahrenskosten übernehmen. Statt der Zahlungsklage kann der Vermieter dem Mieter auch einen Mahnbescheid zustellen. Dagegen kann der Mieter Widerspruch einlegen, mit der Folge, dass die Forderung ebenfalls vor Gericht verhandelt wird.

4. Widerspruch verlängert Zahlungsfrist nicht

Der Mieter kann die Nebenkostenabrechnung beanstanden. Dazu muss er spätestens zwölf Monate nach dem Zugang der Heiz- bzw. Nebenkostenabrechnung der Abrechnung widersprechen und eventuelle Einwendungen vortragen (§ 556 Abs. III Satz 5 BGB).

Der Widerspruch berechtigt ihn aber nicht, die Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung zu verweigern. Er bleibt innerhalb von 30 Tagen zur Zahlung verpflichtet. Ansonsten bräuchte ein Mieter einfach nur zu widersprechen (vor allem grundlos) und könnte seine Nachzahlungsverpflichtung aufschieben. Der Vermieter, der wegen der Nebenkosten in Vorlage getreten ist, hätte das Nachsehen.

5. Einsichtsrecht in die Abrechnungsunterlagen nutzen

Um den Mieter aber nicht einer substanzlosen Heiz- bzw. Nebenkostenabrechnung des Vermieters auszusetzen, hat er das Recht, die Belege des Vermieters, die Grundlage der Nebenkostenabrechnung sind, einzusehen (entsprechende Anwendung des § 29 I NMV 1970).

Daher ist es zweckmäßig, wenn der Mieter den Widerspruch mit der Aufforderung an den Vermieter verbindet, ihm Einsicht in die Originalabrechnungsunterlagen zu gewähren. Der Vermieter ist verpflichtet, ihm diese Einsicht zu gewähren oder ihm gegen Kostenerstattung zumindest Kopien der Abrechnungsunterlagen zu übersenden. Solange der Mieter die Unterlagen noch nicht einsehen konnte, kommt er nicht in Verzug, da er dann die Nichtzahlung nicht zu vertreten hat (§ 286 IV BGB) (AG Naumburg WuM 2004, 690).

Will der Mieter also nicht gleich zahlen und die Verzugsfolgen vermeiden, muss er umgehend nach Erhalt der Abrechnung sein Einsichtsrecht beim Vermieter einfordern. Um dem Mieter Gelegenheit zu geben, die Abrechnung auf Grundlage der Belege zu überprüfen, wird ihm überwiegend eine Zahlungsfrist von maximal 30 Tagen ab dem Zugang der Unterlagen zugestanden (Schmid, Mietrecht 2. Aufl. § 556 R. 418).

6. Empfehlung: Zahlung unter Vorbehalt

Will der Mieter Streit vermeiden und das gute Verhältnis zum Vermieter nicht stören, kann er die Nachzahlungsforderung des Vermieters unter Vorbehalt bezahlen. Verzichtet der Mieter auf jeglichen Vorbehalt, wird die vorbehaltslose Zahlung der Nachforderung jedenfalls als Anerkennung der Forderung des Vermieters interpretiert.

Vor der Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen braucht der Mieter jedenfalls noch nicht zu zahlen. Bestehen auch danach noch immer Zweifel, sollte unter Vorbehalt gezahlt werden.

Der Vorbehalt sollte möglichst schriftlich an den Vermieter übermittelt werden.

7. Vorsicht: Verjährung!

Endet das Mietverhältnis, muss der Mieter die Verjährungszeit beachten. Sein Erstattungsanspruch verjährt in drei Jahren. Die Verjährung beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Vermieter eine formell ordnungsgemäße Abrechnung übersandt hat. Beispiel: Zugang der Heiz- bzw. Nebenkostenabrechnung am 28. 11.2013, Beginn der Verjährung am 1.1.2014, Ende der Verjährung: 31.12.2016.

Der Mieter kann den Eintritt der Verjährung verhindern, wenn er vor Ablauf der Frist gegen den Vermieter beim Amtsgericht Klage auf Auszahlung seines Guthabens erhebt oder einen Mahnbescheid zustellt. Wird der Vermieter zur Zahlung verurteilt, muss er das Erstattungsguthaben nebst Verzugszinsen (5 % über dem Basiszinssatz von 0,38 % per 1.7.2013) entrichten.