Die Nebenkostenabrechnung erfolgt bei den meisten Haushalten auf der Grundlage der Nebenkosten eines Kalenderjahres. Das ist allerdings kein Zufall, sondern begründet sich auf die gesetzliche Regelung des § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB, der verpflichtend eine jährliche Abrechnungsperiode bei Nebenkostenvorauszahlungen bestimmt.

Beachtet der Vermieter die Abrechnungsperiode nicht, kann dies zu einer formellen Unwirksamkeit der Nebenkostenabrechnung und zu einem Nachforderungsausschluss führen. Um die Einhaltung der Abrechnungsperiode als Vermieter zu gewährleisten und als Mieter nachprüfen zu können, ist es daher wichtig, die genauen rechtlichen Vorschriften zu kennen. So etwa, wie die Abrechnungsperiode bestimmt wird und inwieweit im Einzelfall (wie beim Mieterwechsel) Ausnahmen zugelassen sind.

Im nachfolgenden Ratgeber soll daher für Sie erklärt werden, welche Bedeutung der Abrechnungsperiode in der Nebenkostenabrechnung zukommt.

I. Die Abrechnungsperiode in der Nebenkostenabrechnung

Die Abrechnungsperiode nach § 556 Abs. 3 BGB spielt nur in solchen Mietverhältnissen eine Rolle, in denen eine Umlage der Nebenkosten gemäß § 556 Abs. 1, 2 BGB in Verbindung mit § 1, 2 BetrKV vereinbart ist und der Mieter monatliche Nebenkostenvorauszahlungen an den Vermieter leistet. Ist hingegen eine Nebenkostenpauschale zu zahlen, besteht für den Vermieter keine Pflicht zur jährlichen Abrechnung der Nebenkosten (Ausnahme ist dabei die Heizkostenabrechnung, die auch bei Pauschalmieten zu erstellen ist).

Der Begriff der Abrechnungsperiode steht für den Zeitraum über den der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung im Sinne des § 556 Abs. 1 BGB zu erstellen hat. Danach muss die Erstellung jährlich erfolgen. Der Begriff ist gleichbedeutend mit dem auch oftmals verwendeten Begriff des Abrechnungszeitraums.

Die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen zur Nebenkostenabrechnung sind unabdingbare Vermieterpflicht nach § 556 Abs. 4 BGB und können bei Wohnraummietverhältnissen daher auch nicht vertraglich abgeändert werden. Haben die Mietparteien also eine Nebenkostenvereinbarung getroffen, müssen Sie diese auch beachten. Wissenswertes zum Inhalte einer entsprechenden Vereinbarung können Sie auch in dem Artikel: “Nebenkosten + Mietvertrag: Warum Vereinbarungen im Mietvertrag so wichtig sind” nachlesen.

II. Wer muss die Abrechnungsperiode beachten und wann ist die Abrechnungsperiode gewahrt?

Die Abrechnungsperiode für die Nebenkostenabrechnung ist nach § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB jährlich und beträgt damit in der Regel eine Zeitspanne von zwölf Monaten. Da der Vermieter die Verpflichtung trägt die Abrechnung zu erstellen, ist er dafür verantwortlich, dass die Abrechnungsperiode gewahrt wird.

Wichtig ist hier, dass die Abrechnungsperiode den Zeitraum festlegt, über den sich die Abrechnung der Nebenkosten inhaltlich erstrecken kann. Also zum Beispiel vom 01.01 bis zum 31.12 eines Kalenderjahres oder auch vom 01.05. bis zum 30.04 des Folgejahres. Die zeitliche Lage dieser zwölf Monate, spielt für die Einhaltung des gesetzlichen Rahmens der Abrechnungsperiode grundsätzlich keine Rolle, auch wenn in der Praxis aus Zweckmäßigkeitserwägungen meist das Kalenderjahr gewählt wird.

Es ist daher vom Vermieter sicher zu stellen, dass sich die Abrechnung der Nebenkosten auf eine Zeitspanne von einem Jahr bezieht, um die Abrechnungsperiode zu wahren. Zu beachten, ist das auch eine vertragliche Vereinbarung einer verlängerten Abrechnungsperiode nicht zulässig ist und immer als ein Verstoß gegen § 556 Abs. 1 S. 1, Abs. 4 BGB gilt.

In besonderen Einzelfällen, wie etwa beim Mieterwechsel, kann der Vermieter auch eine kürzere Abrechnungsperiode zu Grunde legen, wenn dadurch keine Benachteiligungen für den Mieter entstehen. Ebenso ist dem Vermieter nicht verwehrt Zwischenabrechnungen zu erstellen. Weitere Einzelheiten zu den Verlängerungs- und Verkürzungsmöglichkeiten der Abrechnungsperiode erhalten Sie unter Punkt IV.

III. Warum ist die Abrechnungsperiode unbedingt einzuhalten?

Wenn die Abrechnungsperiode von zwölf Monaten vom Vermieter nicht beachtet wird und er beispielsweise über einen Zeitraum von 14 Monaten abrechnet, führt dies zu einem Verstoß gegen § 556 Abs. 3 S. 1 BGB und damit zu einer formellen Unwirksamkeit der Nebenkostenabrechnung. Das bedeutet, die Abrechnung ist unwirksam und der Mieter kann daraus nicht zu einer Nebenkostennachzahlung verpflichtet werden.

Der Vermieter muss diesen Fehler dann innerhalb des zeitlichen Rahmens der Abrechnungsfrist nach § 556 Abs. 3 S. 2 BGB beheben, wenn er seine Nachzahlungsansprüche aus der Nebenkostenabrechnung nicht verlieren will.

Der Mieter kann bis zur Fehlerbehebung der falschen Abrechnungsperiode durch den Vermieter auf der Basis der Abrechnung geforderte Nebenkostennachzahlungen verweigern und als weiteres Druckmittel sogar laufende Nebenkostenvorauszahlungen verweigern, bis er eine Abrechnung auf Grundlage einer zulässigen Abrechnungsperiode erhält. Ratsam ist für den Mieter insoweit auch eine Zahlung der Nebenkostennachzahlung unter Vorbehalt. Weitere Einzelheiten zum Zurückbehaltungsrecht und der Vorbehaltszahlung können Sie in den Artikeln

• “Nebenkostennachzahlung unter Vorbehalt leisten – Bleiben Sie flexibel” und
• “Zurückbehaltungsrecht wegen Nichterstellung der Nebenkostenabrechnung” nachlesen.

IV. Verkürzung und Verlängerung der Abrechnungsperiode

Da es in der Praxis oftmals schwierig sein kann, die Abrechnungsperiode zu wahren oder dies manchmal auch tatsächlich unmöglich ist, wie beispielsweise bei einem Mieterwechsel, ist eine Änderung der Abrechnungsperiode nicht immer unzulässig. Maßgeblicher rechtlicher Anknüpfungspunkt ist der § 556 Abs. 4 BGB. Danach ist die Länge der Abrechnungsperiode dann unabdingbar beziehungsweise unveränderlich, wenn sich für den Mieter aus der Änderung ein Nachteil ergibt. Im Umkehrschluss sind daher nicht nachteilige Abweichungen von der gesetzlichen Regelung zulässig.

Eine Verlängerung ist, wie bereits angeführt, grundsätzlich eine nachteilige Änderung, da sich hier im Gegensatz zu der gesetzlichen Regelung ein erhöhter Überprüfungsaufwand für den Mieter ergibt. Nur in einem besonderen Ausnahmefall soll nach einer Entscheidung des BGH vom 27.07. 2011, Az.: VIII ZR 316/10 eine einmalige Verlängerung der Abrechnungsperiode zulässig sein, wenn

• dies im Einvernehmen mit allen Mietern ist und
• ein sachlicher Grund, wie beispielsweise die Umstellung der Abrechnungsperiode auf das Kalenderjahr vorliegt.
• Nur dann werde der Nachteil des erhöhten Überprüfungsaufwandes, der zudem nur einmalig ist, dadurch ausgeglichen, dass zukünftig eine Abrechnungsperiode gilt, die nicht nur die Erstellung Nebenkostenabrechnungen vereinfacht sondern auch die Nachvollziehbarkeit für den Mieter erleichtert. Dies ist aber eine Ausnahme.

Eine Verkürzung der Abrechnungsperiode wird demgegenüber nicht als nachteilig Betracht und ist gerade in Fällen des Mieterwechsels und bei Erstbezug im laufenden Kalenderjahr sinnvoll. Der Vermieter ist dann beispielsweise berechtigt sogenannte Teilabrechnungen vorzunehmen, bei den eine verkürzte Abrechnungsperiode zu Grunde gelegt wird.

Zur Vertiefung dieses Themenbereiches sind die Artikel

• “Nebenkostenabrechnung: Abrechnungsperiode ändern” und
• “Nebenkosten: Aufteilung des Abrechnungszeitraumsbeim Mieterwechsel” empfehlenswert.

V. Zusammenfassung

Die Abrechnungsperiode beträgt regelmäßig 12 Monate und betrifft die Zeitspanne in der die Nebenkosten angefallen sind und auf die sich die Abrechnung beziehen soll. Eine Änderung der Länge der Abrechnungsperiode ist grundsätzlich nur als Verkürzung zulässig.