Geht die Nebenkostenabrechnung dem Mieter nicht vor Ablauf der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist zu, verliert der Vermieter in der Regel seinen Anspruch auf die Nachzahlung aus der Abrechnung. Dies ergibt sich aus der gesetzlichen Regelung des § 556 Abs. 3 S. 3 BGB der bestimmt, dass ein durch den Vermieter zu vertretendes Versäumnis der Abrechnungsfrist, zum Nachforderungsverlust führt.

Aber, was bedeutet das nun konkret für den Mieter? Sind damit alle Nachzahlungen die in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden hinfällig? Und, gilt die Abrechnung auch als verfristet, wenn sie zwar zeitlich innerhalb der zwölf Monatsfrist zugegangen, aber falsch ist?

Die Bedeutung des Nachzahlungsbegriffs, des Ablaufs der Abrechnungsfrist und der Umfangs des Ausschlusses wird im nachfolgenden Artikel für Vermieter und Mieter erläutert.

I. Begriff: Nachzahlung

Die Nachzahlung im Sinne des § 556 Abs. 3 S. 3 BGB ist die Nachforderung aus der Nebenkostenabrechnung, die immer dann entsteht, wenn die tatsächlich verbrauchten Nebenkosten die geleisteten Nebenkostenvorauszahlungen übersteigen (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB Rn. 632). Der Abrechnungssaldo ergibt also ein Soll zu Lasten des Mieters.

Nachforderungen seitens des Vermieters die aufgrund nicht geleisteter Nebenkostenvorauszahlungen im Abrechnungszeitraum zu Gunsten des Vermieters bestehen(etwa wegen Minderung oder ähnlichem), fallen hier nicht unter die, von der Ausschlussfrist betroffenen Nachzahlungen.

II. Ablauf der Abrechnungsfrist

Die Abrechnungsfrist beträgt grundsätzlich zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums. Das heißt, der Vermieter hat mit Ablauf des letzten Tages dieses Zeitraums ein Jahr Zeit dem Mieter eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zu übermitteln. Als maßgeblichen Zeitpunkt für die Fristwahrung ist auf den Zugang der Abrechnung abzustellen BGH Entscheidung vom 21.01.2009, Az.: VIII ZR 107/08.

Beispiel: Ist der Abrechnungszeitraum zum Beispiel der 01.01.2005 bis zum 31.12.2005 hat der Mieter bis zum Ablauf des 31.12.2016 Zeit für die Übermittlung einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung. Ab dem 01.01.2017 gilt die Abrechnung als verspätet und führt zu einem Anspruchsausschluss.

Die Nachforderung kann allerdings dann noch nach Ablauf der Abrechnungsfrist geltend gemacht werden, wenn die Abrechnung formell ordnungsgemäß übermittelt wurde, aber noch materielle beziehungsweise inhaltliche Fehler aufweist, die der Nachbesserung bedürfen.

Im Falle der Abrechnungskorrektur nach Fristablauf gilt aber folgendes zu beachten:

Korrigiert der Vermieter eine Abrechnung aufgrund inhaltlicher Fehler nach Ablauf der Frist, ist er grundsätzlich nicht mit seiner Nachforderung ausgeschlossen. Insoweit kann aber das Nachforderungsrecht durch die vor Ablauf der Abrechnungsfrist mitgeteilte Forderungssumme begrenzt sein, wenn es sich bei den materiellen Fehler nicht um einen für den Mieter offensichtlichen Rechenfehler handelt (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB Rn. 636).

Im Umkehrschluss kann der Vermieter auch bei einer Korrektur einer Nebenkostenabrechnung, die ein Guthaben ausweist, dieses Guthaben auch nicht nach Fristablauf reduzieren.

Nicht erfasst von der Ausschlusswirkung sind im Übrigen auch solche Nebenkostenposten deren nachträgliche Abrechnung sich der Vermieter bereits vor Ablauf der Abrechnungsfrist wegen eines nicht von ihm zu vertretenden Hindernisses vorbehalten hat, BGH Entscheidung vom 12.12.2012, Az.: VIII ZR 264/12.

III. Vertetenmüssen des Fristablaufs

Die Nachforderung ist auch bei Übermittlung der formell ordnungsgemäßen Abrechnung nach Ablauf der Ausschlussfrist nicht ausgeschlossen, wenn der Vermieter die Verspätung der Gesamtabrechnung oder einzelner Abrechnungsposten nicht zu vertreten hat, § 556 Abs. 3 S. 3 HS. 2 BGB. Dies bedeutet zwar, dass der Vermieter in Fällen der seinerseits unverschuldeten Fristversäumnis keinen Ausschluss der Nachforderung befürchten muss, die engen Voraussetzungen dieses Entschuldigungsgrundes sind allerdings von dem Vermieter auch zu beweisen.

Die Hauptanwendungsfälle können Sie hier in dem Artikel: “Nebenkostenabrechnung: Was heisst “Verspätung nicht zu vertreten”? (mit Beispielen)” nachlesen.

IV. Umfang des Ausschlusses

Der Nachzahlungsausschluss umfasst die gesamte Nachforderung aus der Abrechnung zu Gunsten des Vermieters. Wird eine Teilkorrektur nach Fristablauf vorgenommen ist der, die erste Abrechnung überschießende Teil der Nebenkostennachzahlung ausgeschlossen.

Hat der Mieter bereits die Nachforderung bezahlt, obwohl die Abrechnung verspätet war, kann er die Zahlungen nach § 812 BGB vom Vermieter zurückfordern, da durch den Ablauf der Ausschlussfrist, der Rechtsgrund für die Zahlung der Nachforderung wegfällt (BGH, Urteil vom 18.01.2006 Az.: VIII ZR 94/05; Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB Rn. 638).

Eine verspätet gestellt Abrechnung beeinträchtigt den Guthabensanspruch des Mieters nicht.

V. Fazit

Ist die Abrechnungsfrist erstmal abgelaufen kann der Vermieter in der Praxis meist keinerlei Rechte mehr bezüglich einer Nachforderung aus der Nebenkostenabrechnung geltend. Die Fristwahrung der Ausschlussfrist des § 556 Abs. 3 S. 3 BGB sollte daher eine der obersten Prioritäten für den Vermieter im Rahmen der Nebenkostenabrechnung haben.