Im Zusammenhang mit der Nebenkostenabrechnung ist sowohl vom Vermieter als auch vom Mieter eine Vielzahl von Fristen zu beachten. Diese hat der Gesetzgeber eingeführt, um frühzeitig Rechtsklarheit zu schaffen und Streit über lange zurückliegende Abrechnungszeiträume zu vermeiden. Die Beachtung und Einhaltung der Fristen ist deshalb so wichtig, weil ein Versäumnis mit nicht unerheblichen finanziellen Einbußen einhergehen kann. Dieser Beitrag klärt darüber auf, welche Fristen sowohl Mieter als auch Vermieter zu beachten haben, und welche Folgen ein Fristversäumnis jeweils nach sich zieht.

Dabei wird nicht nur auf Fristen im eigentlichen Sinne eingegangen, sondern alle zeitlich relevanten Aspekte der Nebenkostenabrechnung beleuchtet.

I. § 556 Abs. 3 BGB – Die zentrale Vorschrift für die zeitlichen Aspekte der Nebenkostenabrechnung

Entscheidende Regelungen, die sowohl Mieter als auch Vermieter im Zusammenhang mit der Nebenkostenabrechnung in zeitlicher Hinsicht zu beachten haben, enthält § 556 Abs.3 BGB. Diese Vorschrift sollte jeder Vermieter, aber auch jeder Mieter kennen. Aus ihr ergeben sich folgende zeitlich relevante Vorgaben.

1. Der Abrechnungszeitraum des § 556 Abs. 3 S. 1

a) Der Abrechnungszeitraum beträgt zwölf Monate

Keine Frist im engeren Sinne, aber eine sehr wichtige zeitliche Vorgabe ergibt sich für den Vermieter aus § 556 Abs.3 S.1 1. Halbsatz BGB. Danach ist über die Vorauszahlungen für Betriebskosten jährlich abzurechnen. Der Abrechnungszeitraum beträgt daher zwölf Monate.

b) Für die Lage des Abrechnungszeitraumes gibt es keine gesetzlichen Vorgaben

Keine Regelung enthält das Gesetz hingegen darüber, wann dieser Abrechnungszeitraum zu beginnen und damit auch zu enden hat. Üblich und verbreitet ist zwar eine Kopplung des Abrechnungszeitraums an das Kalenderjahr. Dies ist jedoch keineswegs zwingend. Die Mietvertragsparteien können ohne Weiteres vertraglich regeln, dass der Abrechnungszeitraum nicht am 1. Januar mit dem Kalenderjahr, sondern beispielsweise am 1. Juni beginnen, und damit auch nicht am 31. Dezember mit dem Ende des Kalenderjahres, sondern am 31. Mai enden soll. Für unterschiedliche Nebenkostenarten können sogar unterschiedliche Anfangs- und Endzeitpunkte bestehen. Auch eine einseitige Veränderung der einmal festgelegten Lage des Abrechnungszeitraums durch den Vermieter ist bei Vorliegen eines sachlichen Grundes wie z.B. der Umstellung auf eine kalenderjährliche Abrechnungsweise möglich (zur Veränderung der Lage des Abrechnungszeitraumes vgl. den Artikel: „Nebenkostenabrechnung: Abrechnungszeitraum ändern“).

c) Von der gesetzlich vorgegebenen Länge des Abrechnungszeitraumes kann zum Nachteil des Mieters nicht abgewichen werden

Ganz anders verhält es sich mit der hier relevanten Länge des Abrechnungszeitraums. Vereinbarungen über eine vom Gesetz abweichende Länge des Abrechnungszeitraums sind gem. § 556 bs.4 BGB insoweit nicht möglich, als sie sich zum Nachteil des Mieters auswirken.

Da eine Verlängerung der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist für den Mieter nachteilig ist, ergibt sich aus § 556 Abs.4 BB zunächst, dass eine solche grds. weder einseitig durch den Vermieter festgelegt noch wirksam vereinbart werden kann. Die Rechtsprechung macht jedoch eine Ausnahme und lässt eine Verlängerung des Abrechnungszeitraums unter folgenden Voraussetzungen zu:

• Die Verlängerung erfolgt einmalig, d.h. sie gilt nur für einen Abrechnungszeitraum,
• die Verlängerung erfolgt nicht einseitig durch den Vermieter, sondern im Einvernehmen mit allen betroffenen Mietern,
• der Grund für die Verlängerung liegt darin, dass eine Veränderung der Lage des Abrechnungszeitraumes wie – z.B. die Umstellung auf das Kalenderjahr- erfolgen soll.

(vgl. dazu BGH, Urteil vom 27. 07. 2011 − VIII ZR 316/10).

Beispiel:

In dem zwischen M und V geschlossenen Mietvertrag ist festgelegt, dass der Zeitraum für die Abrechnung über die Nebenkosten am 1. August eines jeden Jahres beginnt und am 31. Juli des Folgejahres endet. Im März 2012 entschließt sich V, den Abrechnungszeitraum an das Kalenderjahr anzugleichen, um eine Harmonisierung des Abrechnungszeitraums mit demjenigen der Versorgungsunternehmen herzustellen. Die Umstellung soll mit Wirkung zum 1. Januar 2014 erfolgen. M ist einverstanden.

Lösung:

M und V können wirksam vereinbaren, dass der Abrechnungszeitraum einmalig zwecks Umstellung auf das Kalenderjahr siebzehn Monate beträgt und vom 1. August 2012 bis zum 31. Dezember 2013 andauert.

Eine Verkürzung des Abrechnungszeitraumes auf weniger als zwölf Monate ist im Gegensatz zu der Verlängerung nicht nur einvernehmlich, sondern im Ausnahmefall unter gewissen Voraussetzungen auch einseitig durch den Vermieter möglich.

Während für den Fall, dass die Verkürzung von allen Beteiligten gewollt ist, nicht einheitlich beurteilt wird, ob diese voraussetzungslos und nicht nur einmalig, sondern dauerhaft vereinbart werden kann, gilt für die einseitige Verkürzung des Abrechnungszeitraumes durch den Vermieter, dass diese nur möglich ist, wenn:

• die Lage des Abrechnungszeitraumes in zulässiger Weise einvernehmlich oder bei Vorliegen eines sachlichen Grundes (z.B. Umstellung auf das Kalenderjahr) einseitig durch den Vermieter verändert worden ist,
• der Mieter sich jedoch mit einer Verlängerung des Abrechnungszeitraumes nicht einverstanden erklärt oder diese vom Vermieter nicht gewollt ist.

Kommt es in zulässiger Weise zu einer Veränderung der Lage des Abrechnungszeitraumes, hat dies die unvermeidbare Folge, dass einmalig im Jahr der Umstellung auch die Länge des Abrechnungszeitraumes nicht zwölf Monate betragen kann. Erklärt sich der Mieter nicht- was hierfür Voraussetzung ist – mit eine Verlängerung des Abrechnungszeitraumes einverstanden, muss und darf der Vermieter über ein verkürztes sog. Rumpfjahr abrechnen (vgl. AG Berlin-Tempelhof-Kreuzberg, Urteil vom 15.09.2008 – 20 C 208/07; zu den Einzelheiten vgl. auch den Artikel: „Nebenkostenabrechnung: Abrechnungszeitraum ändern“).

d) Falscher Abrechnungszeitraum – Das sind die Folgen

Legt der Vermieter der Nebenkostenabrechnung einen falschen (unzulässigen oder nicht wirksam vereinbarten) Abrechnungszeitraum zu Grunde, führt dies unumstritten zur Fehlerhaftigkeit der Abrechnung. Nicht einheitlich beurteilt wird allerdings die Frage, ob insbesondere eine Abrechnung über einen zu langen Abrechnungszeitraum einen formellen Fehler darstellt, der zur Unwirksamkeit der Nebenkostenabrechnung führt (so das LG Gießen, Urteil vom 21. 01. 2008 – 1 S 288/08), oder aber in einer Abrechnung über einen Zeitraum von mehr als zwölf Monaten lediglich ein materieller Fehler zu erblicken ist (so sieht es das AG Frankfurt a.M. mit Urteil vom 29.04.2009 – 33 C 4238/08).

2. Die Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 S. 2 BGB

a) Die Abrechnungsfrist beträgt zwölf Monate

Weitaus bedeutsamer als die Regelung über den Abrechnungszeitraum ist § 556 Abs.3 S.2 BGB, der die für den Vermieter geltende Abrechnungsfrist regelt. Gem. § 556 Abs.3 S.2 BGB ist die Nebenkostenabrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Diese Frist kann weder einseitig noch im Einvernehmen mit dem Mieter verlängert werden. § 556 Abs.4 BGB verbietet eine derartige für den Mieter nachteilige vertragliche Regelung. Eine Verkürzung der ist hingegen grds. möglich (vgl. LG Limburg, Urteil vom 08.01.1997 – 3 S 133/96).

Nicht weniger wichtig als die Länge der Abrechnungsfrist ist die Frage, was der Vermieter tun muss, um die Frist zu wahren. Aus § 556 Abs.2 S.2 BGB ergibt sich nur, dass die Nebenkostenabrechnung dem Mieter binnen der Jahresfrist mitzuteilen ist. Dieses Erfordernis muss wie folgt in zweifacher Hinsicht konkretisiert werden:

b) Zur Wahrung der Abrechnungsfrist bedarf es des Zugangs der Nebenkostenabrechnung beim Mieter vor Fristablauf

Viele Vermieter unterliegen dem Irrglauben, es genüge für die Einhaltung der Abrechnungsfrist, die Nebenkostenabrechnung vor Fristablauf abzuschicken. Dies trifft jedoch nicht zu. Die Abrechnungsfrist wird nur gewahrt, wenn die Nebenkostenabrechnung dem Mieter spätestens am letzten Tag der Frist zugeht (vgl. BGH, Urteil vom 21. 01. 2009 – VIII ZR 107/08). Der Zugang beim Mieter ist erst dann erfolgt, wenn die Nebenkostenabrechnung derart in den Machtbereich des Mieters gelangt ist, dass dieser unter normalen Umständen von ihr Kenntnis nehmen kann. Die tatsächliche Kenntnisnahme ist nicht erforderlich. Am Tag des Einwurfs in den Hausbriefkasten des Mieters erfolgt der Zugang der Nebenkostenabrechnung dann, wenn dies zu einem Zeitpunkt geschieht, zu dem unter normalen Umständen noch mit einer Leerung durch den Mieter zu rechnen ist. Da Post heutzutage regelmäßig auch nachmittags zugestellt wird, wird man davon ausgehen können, dass eine bis 14 Uhr in den Hausbriefkasten des Mieters eingeworfene Kündigung noch am selben Tag zugeht (vgl. LAG München, Urteil vom 02.02.2011 – 11 Sa 17/10). Am Abend oder in der Nacht ist mit einer Leerung nicht mehr zu rechnen, so dass der Zugang erst am nächsten Werktag erfolgt.

c) Die Nebenkostenabrechnung muss formell ordnungsgemäß sein

Auch die Qualität der Nebenkostenabrechnung ist für die Beantwortung der Frage, ob die Abrechnungsfrist gewahrt ist oder nicht, entscheidend. Die Nebenkostenabrechnung muss im Zeitpunkt des Zugangs beim Mieter zwar nicht vollständig fehlerfrei sein. Erforderlich ist jedoch, dass sie zumindest formell ordnungsgemäß ist. Nach der Rechtsprechung des BGH ist die Abrechnungsfrist mit dem Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung gewahrt. Auf die materielle Richtigkeit der Abrechnung kommt es für die Einhaltung der Frist hingegen nicht an (vgl. BGH, Urteil vom 17. 11. 2004 – VIII ZR 115/04). Der entscheidende Unterschied zwischen formellen und materiellen Fehlern besteht darin, dass erstere zur Unwirksamkeit der Nebenkostenabrechnung führen, letztere hingegen auf deren Wirksamkeit keinen Einfluss haben. Um die Abrechnungsfrist zu wahren, muss der Vermieter den Zugang einer wirksamen (formell ordnungsgemäßen) Abrechnung beim Mieter bewirken. Geht dem Mieter eine Abrechnung zu, die formelle Fehler aufweist, gilt diese – soweit die Fehler zur vollständigen Unwirksamkeit der Abrechnung führen und nicht nur einen abgrenzbaren Teil betreffen – als nicht existent. Eine Korrektur durch die Erstellung einer formell fehlerfreien Abrechnung kann nur vor Fristablauf erfolgen.

Leidet die Nebenkostenabrechnung hingegen nur an inhaltlichen Fehlern, kann der Vermieter mit dieser die Abrechnungsfrist wahren und ggf. die Fälligkeit einer Nachforderung herbeiführen. Eine Fehlerkorrektur kann unter gewissen Umständen auch noch nach Fristablauf erfolgen (vgl. dazu gleich die Ausführungen unten zu den Folgen eines Fristablaufs).

Formell ordnungsgemäß ist eine Nebenkostenabrechnung dann, wenn sie einen gewissen Mindestinhalt aufweist.

Hierzu gehören:

• eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, und zwar für jede Nebenkostenart gesondert,

• die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel,

• die Berechnung des Anteils des Mieters

(vgl. hierzu das Urteil des BGH vom 09.04.2008 – VIII ZR 84/07).

Der Abzug von Vorauszahlungen des Mieters, der zuletzt noch vom BGH mit Urteil vom 08. 12. 2010 – VIII ZR 27/10- als Voraussetzung für eine formell fehlerfreie Nebenkostenabrechnung angesehen wurde, soll nach einem neueren Urteil des BGH vom 15.02.2012 -VIII ZR 197/11- nicht mehr zu dem für die Wirksamkeit der Abrechnung erforderlichen Mindestinhalt gehören. Da Fehler des Vermieters, die darin bestehen, dass dieser die Vorauszahlung zu hoch oder zu niedrig angesetzt hat, (nur) materielle Fehler der Abrechnung darstellen, die nicht zur Unwirksamkeit der Abrechnung aus formellen Gründen führen, könne – so das Gericht – nichts anderes gelten, wenn der Vermieter überhaupt keine Vorauszahlungen in Ansatz gebracht hat. Wohl in der Annahme, ein fehlender Ansatz der Vorauszahlungen solle die Bedeutung haben, dass keine geleistet wurden, hält das Gericht es für eine sinnlose Förmelei, wenn der Vermieter in der Abrechnung Vorauszahlungen des Mieters ausdrücklich mit „Null“ zu beziffern hätte.

d) Folgen des Fristablaufs

Welche Folgen der Ablauf der Abrechnungsfrist für den Vermieter hat, richtet sich danach, ob – und wenn ja mit welchem Inhalt- dem Mieter vor Fristablauf eine Nebenkostenabrechnung zugegangen ist. Folgende Fallkonstellationen sind hier denkbar:

• Der Mieter erhält von seinem Mieter vor Fristablauf gar keine Nebenkostenabrechnung (siehe dazu unter a)),
• dem Mieter geht zwar eine Abrechnung vor Fristablauf zu, diese ist aber formell fehlerhaft (siehe dazu unter b)),
• die fristgerecht zugegangene Nebenkostenabrechnung leidet „nur“ an materiellen Fehlern (siehe dazu unter c)).

Ob sich der Fristablauf auch auf die Ansprüche des Mieters auswirkt, erfahren Sie unter (4).

(1) Ein Versäumnis der Abrechnungsfrist führt zum Verlust von Nachforderungsansprüchen des Vermieters

§ 556 Abs.3 S.3 BGB regelt, was geschieht, wenn die Nebenkostenabrechnung dem Mieter nicht innerhalb der Frist des § 556 Abs.3 S.2 BGB mitgeteilt worden, d.h. zugegangen ist. Danach ist nach Ablauf dieser Frist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.

Geht dem Mieter also vor Ablauf der Abrechnungsfrist keine Nebenkostenabrechnung des Vermieters zu, ist dieser für den betreffenden Abrechnungszeitraum für immer mit einer Nachforderung ausgeschlossen. Der fruchtlose Ablauf der in § 556 Abs.3 S.3 BGB enthaltenden Ausschlussfrist hat den endgültigen Untergang des Nachforderungsrechts zur Folge (vgl. BGH vom 09.04.2008 – VIII ZR 84/07). Daher kann ein Nachforderungsanspruch auch nicht nach Fristablauf durch eine nachträgliche Erfüllung der Abrechnungspflicht begründet werden.

Etwas anderes gilt gem. § 556 Abs.3 S.3 2. Halbsatz BGB nur, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat. Je nachdem, ob der Grund für die Verspätung die Übermittlung oder die Erstellung der Nebenkostenabrechnung betrifft, gilt hier Folgendes:

• Hat der Vermieter die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig abgesendet und kommt es zu einer nicht vorhersehbaren Verzögerung auf dem Postwege, muss sich der Vermieter ein Verschulden der Post gem. § 278 S.1 BGB zurechnen lassen, da diese als sein Erfüllungsgehilfe anzusehen ist (vgl. BGH, Urteil vom 21. 1. 2009 – VIII ZR 107/08).
• Hat der Vermieter die Nebenkostenabrechnung innerhalb der Frist gar nicht erstellen oder nicht rechtzeitig absenden können, weil ihm die hierfür nötigen Abrechnungen von Versorgungsunternehmen fehlten, hat er die Verspätung zu vertreten, wenn er schlicht zuwartet, bis Abrechnungen bei ihm eingehen (vgl. AG Berlin-Köpenick, Urteil vom 03.05.2007 – 14 C 78/06). Der Vermieter muss sich darum bemühen, die notwendigen Unterlagen rechtzeitig zu erhalten. Erreicht er dies allerdings trotz ausreichender Bemühungen nicht, hat er es nicht zu vertreten, wenn die Nebenkostenabrechnung aus diesem Grund erst nach Fristablauf erfolgen kann. Zu einer Teilabrechnung derjenigen Positionen, über deren Unterlagen der Vermieter verfügt, ist er nicht verpflichtet (vgl. § 556 Abs. 3 S.4 BGB). Hat der Vermieter die Abrechnungsfrist zunächst unverschuldet nicht einhalten können, hat er die verspätete Geltendmachung allerdings dennoch zu vertreten, wenn er sich mit der Abrechnung auch dann noch unnötig viel Zeit lässt, nachdem ihm die notwendigen Unterlagen für die Abrechnung vorliegen. Im Regelfall ist er gehalten, die Abrechnung innerhalb von drei Monaten nach Wegfall des Abrechnungshindernisses zu erstellen (vgl. BGH, Urteil vom 05. 07. 2006 – VIII ZR 220/05).
• Schaltet der Vermieter zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung Dritte ein, muss er sich deren Verschulden gem. § 278 BGB zurechnen lassen. Dies gilt insbesondere dann, wenn er eine Hausverwaltung beauftragt hat, die auch die Erstellung der Nebenkostenabrechnung vorzunehmen hat (LG Düsseldorf, Urteil vom 07. 02. 2007 – 23 S 108/06).

(2) Der Zugang einer formell fehlerhaften Nebenkostenabrechnung verhindert den Verlust eines Nachforderungsanspruches nicht

Geht dem Mieter vor Fristablauf zwar eine Nebenkostenabrechnung des Vermieters zu, ist diese aber formell nicht ordnungsgemäß, hat der Vermieter die Abrechnungsfrist dennoch nicht gewahrt, da die Abrechnung unwirksam ist. Es treten daher grds. die gleichen Rechtsfolgen ein, die unter (1) für den Fall beschrieben worden sind, dass dem Mieter vor Fristablauf gar keine Nebenkostenabrechnung zugegangen ist. Auch in diesem Fall ist der Vermieter gem. § 556 Abs.3 S.3 BGB mit einer Nachforderung ausgeschlossen.

Eine Ausnahme von diesem Grundsatz gilt allerdings in den Fällen, in denen ein formeller Fehler nicht zur Unwirksamkeit der gesamten Nebenkostenabrechnung führt. Dies ist möglich, wenn sich der Fehler nicht durch die gesamte Abrechnung zieht, sondern nur einzelne Positionen betrifft, und die unwirksamen Einzelpositionen unschwer herausgerechnet werden können. Soweit eine Nachforderung auch ohne Berücksichtigung dieser Einzelpositionen gerechtfertigt ist, verbleibt diese dem Vermieter (vgl. BGH, Urteil vom 14.02.2007 – VIII ZR 1/06).

(3) Materielle Fehler können nach Fristablauf nicht mehr zum Nachteil des Mieters korrigiert werden

Leidet die Nebenkostenabrechnung an einem materiellen Fehler, der z.B. darin bestehen kann, dass der Vermieter der Nebenkostenabrechnung einen falschen oder unzulässigen Verteilerschlüssel zu Grunde legt oder dem Mieter Positionen in Rechnung stellt, die nicht umlagefähig sind, berührt dies weder die Wirksamkeit der Nebenkostenabrechnung noch die Möglichkeit des Vermieters, mit dieser inhaltlich fehlerhaften Nebenkostenabrechnung die Abrechnungsfrist zu wahren. Geht dem Mieter innerhalb der Abrechnungsfrist eine „nur“ materiell fehlerhafte Nebenkostenabrechnung zu, ist die Abrechnungsfrist gewahrt und die Fälligkeit einer – sei es auch nicht korrekt berechneten- Nachforderung herbeigeführt (zur Fälligkeit der Nachforderung des Vermieters vgl. die Ausführungen unten unter II. 1b).

In wieweit der Vermieter im Falle einer inhaltlich fehlerhaften Abrechnung mit einer Nachforderung ausgeschlossen ist, richtet sich danach, ob sich der Fehler zu Gunsten oder zu Lasten des Mieters auswirkt bzw. ob eine Fehlerkorrektur den Mieter begünstigen oder schlechter stellen würde.

Wirkt sich der Fehler zum Nachteil des Mieters aus, kann dieser auch nach Fristablauf jederzeit zu dessen Gunsten korrigiert werden. Verpflichtet ist der Vermieter hierzu allerdings nur, wenn der Mieter innerhalb der Einwendungsfrist des § 556 Abs.3 S.5 BGB Einwendungen erhebt (vgl. dazu die Ausführungen unter 3).

Handelt es sich bei dem materiellen Fehler allerdings um einen solchem, der den Mieter begünstigt, kann eine Fehlerkorrektur nach Fristablauf zu Lasten des Mieters nicht mehr erfolgen. Eine Nachforderung des Vermieters kann daher durch eine Korrektur des inhaltlichen Fehlers nach Fristablauf weder begründet noch erhöht werden. Eine etwaige Nachforderung ist nach Fristablauf der Höhe nach sowohl insgesamt als auch in den Einzelpositionen auf das Ergebnis der fehlerhaften, aber fristgerecht vorgelegten Abrechnung beschränkt (vgl. BGH, Urteil vom 17. 11. 2004 – VIII ZR 115/04).

Etwas anderes gilt nur, wenn bzw. soweit der Vermieter den Fehler bzw. dessen unterbliebene Korrektur vor Fristablauf nicht zu vertreten hat.

(4) Die Rechte des Mieters bleiben vom Ablauf der Abrechnungsfrist unberührt

Ist die Abrechnungsfrist abgelaufen, ohne dass dem Mieter eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zugegangen ist, hat dies nicht zur Folge, dass der Vermieter von seiner Verpflichtung zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung frei geworden ist. Ihm mag die Motivation dafür fehlen, weil durch diese keine Nachforderung zu seinen Gunsten mehr begründet werden kann. Der Fristablauf hat jedoch ganz im Gegenteil zur Folge, dass Rechte des Mieters entstehen bzw. fällig werden. Erst mit dem Ablauf der Abrechnungsfrist wird nämlich der Anspruch des Mieters auf die Erstellung der Nebenkostenabrechnung fällig. Dieser kann von seinem Vermieter nun die Erstellung der Nebenkostenabrechnung verlangen und notfalls klageweise durchsetzen. Hieran wird der Mieter ein Interesse haben, wenn er mit einem Guthaben zu seinen Gunsten rechnet. Denn erst mit dem Zugang einer wirksamen Nebenkostenabrechnung wird ein Rückzahlungsanspruch des Mieters fällig.

Daher ist auch eine nach Fristablauf zugegangene Nebenkostenabrechnung trotzdem wirksam, wenn sie formell ordnungsgemäß ist und den notwendigen Mindestinhalt aufweist. Auch wenn der Vermieter im Falle eines Saldo zu seinen Gunsten mit einer Nachforderung ausgeschlossen wäre, bleibt ein etwaiger Rückzahlungsanspruch des Mieters erhalten, sofern dessen Vorauszahlungen die tatsächlich entstandenen umlagefähigen Nebenkosten übersteigen. Um dessen Fälligkeit herbeizuführen, bedarf es der Erstellung der Nebenkostenabrechnung, weshalb der Mieter ein berechtigtes Interesse hieran hat.

Beispiele zur Abrechnungsfrist:

a) Für den Mieter gilt eine Einwendungsfrist von ebenfalls zwölf Monaten

Nicht nur die Rechte des Vermieters, sondern auch diejenigen des Mieters unterliegen Beschränkungen. Eine solche ergibt sich aus § 556 Abs.3 S.5 BGB. Danach hat der Mieter dem Vermieter Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen.

Diese Einwendungsfrist ist gewissermaßen das Gegenstück zu der für den Vermieter geltenden Abrechnungsfrist.

b) Die Einwendungsfrist beginnt mit dem Zugang einer formell ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung beim Mieter

Entscheidend für die Beantwortung der Frage, bis zu welchem Zeitpunkt der Mieter seine Einwendungen erhoben haben muss, ist nicht nur die Länge der Einwendungsfrist, sondern auch deren Beginn. Aus § 556 Abs.3 S.5 BGB ergibt sich zwar, dass die Einwendungsfrist mit dem Zugang der Nebenkostenabrechnung beim Mieter zu laufen beginnt. Der Zugang irgendeiner Abrechnung genügt jedoch nicht, um die Frist in Gang zu setzen. Nach der Rechtsprechung des BGH beginnt die Einwendungsfrist mit dem Zugang einer Nebenkostenabrechnung beim Mieter nur zu laufen, wenn diese formell ordnungsgemäß und damit wirksam ist (vgl. BGH, Urteil vom 08.12.2010 – VIII ZR 27/10). Enthält die Nebenkostenabrechnung die für die Wirksamkeit erforderlichen Mindestangaben nicht und ist deshalb unwirksam, wird die Einwendungsfrist nicht in Gang gesetzt.

Zu beachten ist hierbei jedoch, dass – wie bereits oben erwähnt- eine an formellen Fehlern leidende Nebenkostenabrechnung nicht zwangsläufig in ihrer Gesamtheit unwirksam sein muss. Erstreckt sich ein formeller Fehler nicht auf alle, sondern nur auf einzelne Abrechnungspositionen, und können die unwirksamen Einzelpositionen unschwer herausgerechnet werden, bleibt die Nebenkostenabrechnung im Übrigen wirksam und begründet eine Nachforderung insoweit, als diese auch ohne Berücksichtigung der unwirksamen Einzelpositionen gerechtfertigt ist (vgl. BGH, Urteil vom 08.12.2010 – VIII ZR 27/10). Hinsichtlich derjenigen Einwendungen, die den wirksamen Teil der Abrechnung betreffen, beginnt daher die Einwendungsfrist des § 556 Abs.3 S.5 BGB mit dem Zugang der Abrechnung zu laufen.

Selbst wenn die Nebenkostenabrechnung inhaltlich korrekt ist, beginnt die Einwendungsfrist mit deren Zugang beim Vermieter nicht zu laufen, wenn sie an formellen Fehlern leidet und daher unwirksam ist (vgl. BGH, Hinweisbeschluss vom 15. 03. 2011 − VIII ZR 243/10).

c) Fristwahrende Einwendungen – Zugang, Form und Inhalt

Gem. § 556 Abs.3 S.5 BGB muss der Mieter dem Vermieter seine Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Hiermit ist gemeint, dass die Erklärung des Mieters dem Vermieter vor Fristablauf zugegangen sein muss.

Ein Formerfordernis ergibt sich weder aus dem Wortlaut des Gesetzes noch wird eine bestimmte Form von der Rechtsprechung verlangt. Da der Mieter die Beweislast dafür trägt, dass er Einwendungen erhoben hat und die Mitteilung dem Vermieter vor Ablauf der Einwendungsfrist zugegangen ist, ist jedem Mieter jedoch zu raten, seine Einwendungen schriftlich zu erheben und Vorkehrungen für den Beweis des rechtzeitigen Zugangs zu treffen.

Nicht jedes Schreiben des Mieters, mit dem dieser Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung vorträgt, wahrt allerdings die Einwendungsfrist. Das Vorbringen des Mieters ist nur beachtlich, wenn es konkrete Beanstandungen enthält. Der Mieter darf sich nicht auf allgemeine Bedenken beschränken (vgl. LG Bochum, Urteil vom 08.04.2005 – 10 S 76/04).

Dem Mieter ist zu empfehlen, vor Erhebung der Einwendungen von seinem Recht Gebrauch zu machen, die Abrechnungsunterlagen beim Vermieter einzusehen. Es wird sogar vertreten, dass die Einwendungen des Mieters nur beachtlich sind, wenn dieser zuvor Einsicht in die Abrechnungsunterlagen genommen hat (vgl. OLG Düsseldorf, Urteil vom 22. 06. 2006 – 10 U 164/05).

Hat der Mieter die gleichen Einwendungen bereits gegenüber einer früheren Nebenkostenabrechnung erhoben, muss er diese erneut innerhalb der Jahresfrist vortragen (vgl. BGH, Urteil vom 12. 05. 2010 – VIII ZR 185/09).

d) Folgen eines Versäumnisses der Einwendungsfrist

Die Rechtsfolge, die eintritt, wenn der Mieter es versäumt, seine Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung innerhalb der Jahresfrist des § 556 Abs.3 S.5 BGB dem Vermieter mitzuteilen, und einen Fehler erst später rügt, hängt von der Art des Fehlers ab, den der Mieter nach Fristablauf beanstanden möchte.

Aus der Tatsache, dass die Einwendungsfrist nicht zu laufen beginnt, wenn die Nebenkostenabrechnung formelle Fehler aufweist und damit unwirksam ist, folgt unmittelbar, dass der Mieter formelle Fehler auch nach Ablauf der Einwendungsfrist noch rügen kann (vgl. BGH, Urteil vom 08.12.2010 – VIII ZR 27/10).

Mit Einwendungen gegen materielle Fehler ist er hingegen gem. § 556 Abs.3 S.6 BGB ausgeschlossen. Soweit der Mieter keine rechtzeitigen Einwendungen erhoben hat, gilt die Nebenkostenabrechnung als richtig (vgl. die Begründung der Bundesregierung zum Entwurf des Mietrechtsreformgesetzes Bt- Drs. 14/4553 S.87).

Ergibt sich aus der Nebenkostenabrechnung z.B. ein Nachzahlungsanspruch des Vermieters, muss der Mieter die Nachzahlung leisten, auch wenn eine Korrektur des Fehlers den Saldo zu Gunsten des Mieters verschoben und ggf. einen Rückzahlungsanspruch für ihn begründet hätte.

Leidet die Nebenkostenabrechnung sowohl an formellen als auch an materiellen Fehlern und betreffen die formellen Mängel nur einen abtrennbaren Teil der Abrechnung mit der Folge, dass diese im Übrigen wirksam bleibt, erstreckt sich die Ausschlusswirkung des § 556 Abs.3 S.6 BGB ebenfalls nur auf die materiellen Fehler.

Die Ausschlusswirkung tritt allerdings gem. § 556 Abs.3 S.6 BGB dann nicht ein, wenn der Mieter das Fristversäumnis nicht zu vertreten hat. Dies kann insbesondere in denjenigen Fällen angenommen werden, in denen der Vermieter den Mieter an der Ausübung seiner Kontrollrechte hindert und diesem die Einsicht in die Abrechnungsunterlagen nicht oder nicht rechtzeitig gewährt.

Sobald der Mieter wieder in der Lage ist, die Einwendungen geltend zu machen, muss er dies jedoch alsbald nachholen. Ebenso wie für den Vermieter, der zunächst unverschuldet die Abrechnungsfrist des § 556 Abs.3 S.2 BGB versäumt hat, wird man vom Mieter verlangen können, dass er seine Einwendungen spätestens drei Monate nach dem Wegfall des Hinderungsgrundes erhebt.

Beispiele zur Einwendungsfrist:

II. Fälligkeit, Verzug und Verjährung

Ergibt sich aus der Nebenkostenabrechnung ein Nachzahlungsanspruch zu Gunsten des Vermieters oder ein Rückzahlungsanspruch zu Gunsten des Mieters, stellt sich die Frage, wann diese Ansprüche fällig werden, wann der Schuldner durch eine Nichtzahlung in Verzug gerät und wann die Verjährung dieser Ansprüche eintritt. Auch für den Anspruch des Mieters auf Erteilung der Nebenkostenabrechnung sind diese Fragen relevant. Antworten hierauf geben die folgenden Ausführungen:

1. Fälligkeit von Abrechnungs-, Nachforderungs- und Rückzahlungsansprüchen

a) Der Anspruch des Mieters auf Erstellung der Nebenkostenabrechnung wird mit dem Ende der Abrechnungsfrist des § 556 Abs.3 S.2 BGB und damit mit dem Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums fällig. Der Mieter kann von seinen Vermieter verlangen, dass dieser die Nebenkostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des letzten Tages der Frist erstellt und ihm zugehen lässt.

b) Soweit die Mietvertragsparteien nichts anderes vereinbart haben, wird ein Nachzahlungsanspruch des Vermieters gem. § 271 Abs.1 BGB sofort d.h. mit dem Zugang der Nebenkostenabrechnung beim Mieter fällig. Dies gilt allerdings nur, wenn und insoweit die Nebenkostenabrechnung formell ordnungsgemäß und damit wirksam ist. Auf die materielle Ordnungsmäßigkeit kommt es hingegen nicht an. Der Mieter ist daher auch dann zur Zahlung verpflichtet, wenn die Nebenkostenabrechnung inhaltlich fehlerhaft ist und eine Korrektur des Fehlers den Nachzahlungsanspruch entfallen lassen oder mindern würde.

Während einige Instanzgerichte dies für erforderlich halten (vgl. AG Potsdam, Urteil vom 16.12.1999 – 26 C 473/99), setzt der Eintritt der Fälligkeit nach der Rechtsprechung des BGH nicht voraus, dass nach Erteilung der Nebenkostenabrechnung zunächst eine angemessene Frist zu ihrer Überprüfung durch den Mieter verstrichen ist (vgl. BGH, Urteil vom 08. 03. 2006 – VIII ZR 78/05). Aus diesem Grund kann der Vermieter die Nachzahlung auch dann schon verlangen, wenn die Einwendungsfrist des § 556 Abs.3 S.5 BGB noch nicht abgelaufen und eine Rüge materieller Fehler durch den Mieter noch möglich ist.

Solange der Vermieter dem Mieter die Einsicht in die Abrechnungsunterlagen nicht ermöglicht, steht dem Mieter allerdings ein Zurückbehaltungsrecht zu, das die Fälligkeit des Nachzahlungsanspruches verhindert (vgl. BGH, Urteil vom 08.03.2006 – VIII ZR 78/05).

Sind einzelne Positionen der Nebenkostenabrechnung mit formellen Fehlern behaftet, können diese unwirksamen Einzelpositionen aber unschwer herausgerechnet werden, tritt die Fälligkeit insoweit ein, als sich nach Abzug der unwirksamen Positionen noch eine Nachforderung des Vermieters ergibt.

c) Ergibt sich aus der Nebenkostenabrechnung ein Guthaben zu Gunsten des Mieters, das einen Rückzahlungsanspruch des Mieters begründet, ist dieser ebenfalls mit dem Zugang der formell ordnungsgemäßen Abrechnung beim Mieter fällig (vgl. BGH, Urteil vom 05. 12. 2012 – XII ZR 44/11). Solange der Vermieter entgegen seiner Verpflichtung keine Nebenkostenabrechnung erstellt hat, kann der Mieter daher die Rückzahlung nicht verlangen. Allerdings steht ihm hinsichtlich künftiger Nebenkostenvorauszahlungen bis zur Erstellung der Abrechnung ein Zurückbehaltungsrecht gem. § 273 Abs.1 BGB zu (vgl. BGH, Urteil vom 29.03.2006 – VIII ZR 191/05).

2. Verzugseintritt

Oft wird die Fälligkeit von Ansprüchen fälschlicherweise mit dem Verzugseintritt gleichgesetzt, ab dem gem. § 288 BGB Verzugszinsen zu zahlen sind. Beide Zeitpunkte können zwar zusammenfallen, wie es beim Abrechnungsanspruch aus § 556 Abs.3 S.2 BGB der Fall ist (siehe dazu gleich unter 2c). Grds. ist dies jedoch nicht der Fall. Fälligkeit bedeutet, dass der Gläubiger eines Anspruches die Leistung vom Schuldner verlangen kann. Der Eintritt des Verzugs setzt die Fälligkeit zwar voraus, erfordert aber zusätzlich einen verzugsbegründenden Umstand, der in der Regel durch eine Mahnung oder den Eintritt eines bestimmten Zeitpunktes herbeigeführt wird. § 286 BGB, der den Verzug im Einzelnen regelt, sieht in seinem Abs. 4 außerdem vor, dass der Schuldner nicht in Verzug gerät, solange die Leistung infolge eines Umstands unterbleibt, den er nicht zu vertreten hat.

a) Der Verzug des Mieters mit der Nachzahlungsverpflichtung

Haben die Mietvertragsparteien keine Vereinbarung darüber getroffen, zu welchem Zeitpunkt der Mieter eine Nachforderung zu begleichen hat, kommt der Mieter gem. § 286 Abs.3 S.1 1. HS BGB mit seiner Zahlungspflicht spätestens 30 Tage nach Zugang der Nebenkostenabrechnung in Verzug. Dies gilt gegenüber einem Mieter, der Verbraucher ist, gem. § 286 Abs.3 S.1 1. HS BGB jedoch nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist. Ist dies nicht geschehen, bedarf es auch nach Ablauf der 30 Tage einer Mahnung des Vermieters, falls kein anderweitiger verzugauslösender Umstand vorliegt, der diese gem. § 286 Abs.2 BGB entbehrlich macht.

§ 286 Abs.3 BGB regelt allerdings nur den spätest möglichen Zeitpunkt des Verzugseintritts. Geht dem Mieter vor Ablauf der 30 Tage eine Mahnung des Vermieters zu, tritt bereits mit dem Zugang der Mahnung Verzug ein.

b) Der Verzug des Vermieters mit der Rückzahlungsverpflichtung

Für den Rückzahlungsanspruch des Mieters gilt ebenfalls, dass der Vermieter spätestens 30 Tage nach Zugang der formell ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung beim Mieter in Verzug gerät. § 286 Abs.3 BGB setzt für den Verzugseintritt zwar voraus, dass dem Schuldner eines Anspruchs eine Rechnung oder Zahlungsaufstellung zugeht. Im Falle eines sich aus der Nebenkostenabrechnung ergebenden Rückzahlungsanspruchs ist es hingegen der Mieter – also der Gläubiger des Anspruchs- dem die Rechnung zugeht. Vom Mieter wird jedoch nicht verlangt werden können, dass er dem Vermieter dessen eigene Nebenkostenabrechnung zuschickt, um die Voraussetzungen des § 286 Abs.3 BGB herbeizuführen. Höchstrichterlich ist dies zwar nicht entschieden. Dennoch empfiehlt sich eine Anwendbarkeit des § 286 Abs.3 BGB in der Weise, dass der Zugang der Nebenkostenabrechnung beim Mieter auch für die Rückzahlungsverpflichtung des Vermieters die 30 –Tagesfrist auslöst (vgl. Schmid, ZMR 2000,661 (663)).

Auch der Vermieter kann jedoch früher in Verzug geraten, wenn er eine Mahnung des Mieters erhält (vgl. § 286 Abs.1 BGB) oder beide Parteien übereinstimmend einen Zahlungstermin vereinbart haben (vgl. § 286 Abs.2 Nr.1 BGB)

c) Der Verzug des Vermieters mit der Abrechnungsverpflichtung

Der Abrechnungsanspruch des Mieters aus § 556 Abs.3 S.2 BGB stellt einen Fall dar, in dem Fälligkeit und Verzugseintritt zusammenfallen. Mit seiner Verpflichtung zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung kommt der Vermieter gem. § 286 Abs.2 Nr.1 BGB auch ohne Mahnung in Verzug, da für diese Verpflichtung eine Zeit nach dem Kalender durch das Gesetz bestimmt ist (vgl. AG Iserlohn, Urteil vom 17.07.2012 – 43 C 112/12). Der Verzug tritt daher ebenso wie die Fälligkeit mit dem Ablauf der Abrechnungsfrist des § 556 Abs.3 S.2 BGB ein.

3. Verjährungsfragen

Nicht nur die Zahlungsansprüche der Mietvertragsparteien auf Rückzahlung bzw. Nachzahlung unterliegen der Verjährung. Auch seinen Anspruch auf Erstellung der Nebenkostenabrechnung kann der Mieter nicht unbegrenzt geltend machen.

Für sämtliche Ansprüche sowohl des Mieters als auch des Vermieters, die im Zusammenhang mit der Nebenkostenabrechnung stehen, gilt die dreijährige Verjährungsfrist des § 195 BGB. Die Verjährungsregel des § 548 BGB, wonach bestimmte Ansprüche aus dem Mietverhältnis in sechs Monaten nach der Beendigung des Mietverhältnisses bzw. der Rückgabe der Mietsache an den Vermieter verjähren, kommt hier nicht zur Anwendung.

Den Beginn der Verjährungsfrist regelt. § 199 Abs.1 BGB. Danach beginnt die Verjährung niemals während eines Kalenderjahres, sondern stets am Schluss desjenigen Jahres zu laufen, in dem folgende Umstände zusammen kommen:

• Der Anspruch ist entstanden und fällig,
• der Gläubiger hat von den anspruchsbegründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt,
• eine etwaige Unkenntnis beruht auf grober Fahrlässigkeit.

Da die Ansprüche des Mieters und des Vermieters auf Rück- bzw. Nachzahlung mit dem Zugang einer formell ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung beim Mieter fällig werden, beginnt die Verjährung dieser Ansprüche regelmäßig mit dem Schluss des Jahres zu laufen, in dem der Zugang erfolgt.

Für den Anspruch des Mieters auf Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist der Schluss desjenigen Jahres maßgebend, in dem die zwölfmonatige Abrechnungsfrist des § 556 Abs.3 S.2 BGB endet.

Fällt – wie es bei einer Abrechnung nach dem Kalenderjahr der Fall ist – das Ende der Abrechnungsfrist mit dem Ende des Kalenderjahres zusammen, beginnt die Verjährung unmittelbar mit dem Ablauf der Abrechnungsfrist zu laufen und nicht erst mit dem Ende des folgenden Jahres (so aber das AG Berlin-Schöneberg, Urteil vom 19.03.2009 – 109 C 527/08 mit der Folge einer faktisch vierjährigen Verjährungsfrist). Dies ergibt sich daraus, dass der Abrechnungsanspruch des Mieters am letzten Tag der Abrechnungsfrist, d.h. am 31.Dezember und nicht erst am 1. Januar des nächsten Jahres fällig wird.

Zu den Einzelheiten der Verjährung lesen Sie außerdem den Artikel: „Verjährungsfrist für die Nebenkostenabrechnung – Mieter aufgepasst.“