Neues Jahr, neues Glück und neue Nebenkostenabrechnung. Damit Sie in diesem Jahr bestens vorbereitet sind, wenn Ihnen als Mieter die übliche Abrechnung über Ihre jährlichen Nebenkosten ins Haus flattert, erhalten Sie nachfolgend einen Leitfaden mit dem Sie Ihre Abrechnung in nur 3 Schritten auf Ihre Richtigkeit kontrollieren können.

Für die Prüfung der Nebenkostenabrechnung gibt es zahlreiche Methoden, Checklisten und Fehlerübersichten, wichtig ist es jedoch allen Dingen voran, den Überblick zu bewahren und sich nicht schon bei der ersten Kontrolle in Detailfragen zu verlieren.

Im folgenden Artikel  geht es daher darum, die Nebenkostenabrechnung in Kürze auf die formelle und materielle Richtigkeit hin zu prüfen, um Einzelheiten nur dort zu kontrollieren, wo es bei Ihrer Nebenkostenabrechnung auch darauf ankommt.

I. Grundsätzliches zur Prüfung der Nebenkostenabrechnung

Wichtig ist vorab zu wissen, dass jede Nebenkostenabrechnung sich immer in einen formellen und einen materiellen, also inhaltlichen, Teil aufspalten lässt.

Der Vermieter genügt grundsätzlich seiner gesetzlichen Abrechnungspflicht und hat zunächst keine Anspruchsausschluss bezüglich der Nachzahlungen zu befürchten, wenn er dem Mieter eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung rechtzeitig zukommen lässt.  Das heißt kurz gesagt, formelle Fehler wiegen im Verhältnis zu materiellen Fehler immer erst einmal schwerer für den Vermieter. Bei der Abrechnungskontrolle bietet es sich daher an mit den formellen Voraussetzungen zu beginnen.

Insgesamt ist für den Mieter immer darauf zu achten, dass alle Einwendungen gegen die Abrechnung – egal, ob formell oder materiell – innerhalb von 12 Monaten nach dem Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung geltend gemacht werden müssen. Spätere Einwendungen bezüglich Fehlern in der Abrechnung werden, auch vor Gericht, nicht mehr berücksichtigt.

II. Kontrolle der Abrechnung in 3 Schritte

Für eine übersichtliche Kontrolle der Nebenkostenabrechnung empfiehlt es Sich in drei Schritten vorzugehen:

• Prüfung der allgemeinen Angaben
• Prüfung der formellen Anforderungen
• Prüfungen des materiellen Inhalts

1. Schritt: Prüfung der persönlichen und objektbezogenen Angaben

Sind die allgemeinen Angaben zu der oder den Mietparteien und zum Mietobjekt bereits falsch, liegt in der Regel bereits ein formeller Fehler vor.

Als erstes sollten Sie somit prüfen, ob

• die Abrechnung an den richtigen Adressaten gerichtet ist: Der Adressat der Nebenkostenabrechnung ist immer der (Haupt-) Mieter oder alle (Mit-) Mieter bei Vorliegen einer Wohngemeinschaft.
• wer die Abrechnung erstellt hat: Wenn es sich nicht um Ihren Vermieter handelt kann eine Vollmachtsvorlage erforderlich sein.
• die Abrechnung sich auf die richtige Mietwohnung beziehungsweise das richtige Mietobjekt bezieht.

2. Schritt: Formelle Rechtmäßigkeit der Nebenkostenabrechnung

Eine Nebenkostenabrechnung gilt dann als formell ordnungsgemäß, wenn neben dem richtigen Abrechnungszeitraum und der Wahrung der Abrechnungsfrist, ein gewisser Mindestinhalt in der Abrechnung beachtet wurde und die Nebenkostenabrechnung für den durchschnittlichen Mieter, logisch nachvollziehbar sowie rechnerisch überprüfbar ist (BGH Entscheidung vom 28.05.2008, Az.: VIII ZR 261/07; vom 09.04.2008, Az.: VIII ZR 84/07 und vom 7.11.2004, Az.: VIII ZR 115/04; aktuell in der Entscheidung des BGH, Urteil vom 6. Mai 2015, Az.: VIII ZR 193/14).

Für die Überprüfung der formellen Rechtmäßigkeit der Nebenkostenabrechnung empfiehlt sich daher folgendes Vorgehen:

a) Vertragliche Nebenkostenvereinbarung prüfen

Zunächst sollten Sie als Mieter positiv feststellen können, dass eine Nebenkostenvereinbarung vorliegt, denn gesetzlich besteht für Sie ansonsten keine Pflicht die Nebenkosten zu tragen. Nur bei einer wirksamen Umlagevereinbarung besteht für den Mieter die Pflicht die Nebenkostenlast zu tragen. Zudem eine Vereinbarung über Nebenkostenvorauszahlungen vorliegen, damit für den Vermieter eine Abrechnungsverpflichtung nach § 556 Abs. 3 S. 1 BGB besteht.

Eine solche Nebenkostenvereinbarung ist dann gegeben, wenn

• eine wirksame Umlagevereinbarung, wie beispielsweise „Die Nebenkosten (Alternativ: Betriebskosten) hat der Mieter zu tragen“ oder „Die Nebenkostenlast wird auf den Mieter abgewälzt“ in ihrem Mietvertrag zu finden ist, die auf die Betriebskostenvereinbarung verweist
• und
• eine Vorauszahlung der Nebenkosten im Sinne des § 556 Abs.2 S. 1 Alt. 2 BGB vereinbart wurde: Besteht demgegenüber eine Inklusivmietvereinbarung oder aber eine Nebenkostenpauschale, besteht (bis auf die Heizkostenabrechnung) gar keine weitere Abrechnungspflicht für den Vermieter.

Fehlt die Umlagevereinbarung komplett müssen Sie keine Nebenkosten tragen.

Lesen Sie weitere Details zu der Umlagevereinbarung in dem Beitrag:  „Mietvertrag und Nebenkosten: Warum die Vereinbarungen im Mietvertrag wichtig sind“.

b) Abrechnungszeitraum richtig festgelegt?

Als nächsten Prüfungspunkt sollten Sie den Abrechnungszeitraum kontrollieren. Damit ist die Zeitspanne gemeint, in der die angesetzten Nebenkosten angefallen sind, beziehungsweise für den die Nebenkosten abgerechnet werden.

Dieser Zeitraum hat nach der gesetzlichen Regelung des § 556 Abs. 3 S. 1 BGB zwölf Monate zu betragen und ist daher in der Regel für ein Kalenderjahr ausgewiesen.

Hier ist darauf zu achten, dass der Abrechnungszeitraum weder kürzer noch länger als 12 Monate sein darf.

Liegt bei Ihnen eine abweichende Zeitspanne vor, ist diese regelmäßig nur zulässig,

• wenn der Abrechnungszeitraum verkürzt ist und dies für Sie als Mieter keine Benachteiligung darstellt.
• bei einer Verlängerung, die einmalig, einvernehmlich und mit sachlichem Grund erfolgt ist.

Anderenfalls führt ein falscher Abrechnungszeitraum zur Unwirksamkeit der Nebenkostenabrechnung.

Der Mieter hat bei der Verwendung eines falschen Abrechnungszeitraums, das Recht die vom Vermieter auf Basis dieser Abrechnung geforderte Nebenkostennachzahlung zu verweigern und darüber hinaus laufende Nebenkostenvorauszahlungen zurück zu behalten, bis er eine Abrechnung über einen ordnungsgemäßen Zeitraum erhält.

c) Abrechnungsfrist eingehalten?

Eine weitere wichtige Voraussetzung für die formelle Richtigkeit der Abrechnung ist, dass die Abrechnungsfrist gewahrt wurde. Gemäß § 556 Abs. 3 S. 3 hat der Vermieter die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten, nach Ablauf des Abrechnungszeitraums  zu übermitteln.

Daher müssen Sie bei diesem Schritt berechnen, ob Ihr Vermieter die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig gestellt hat. Der Beginn der hier Frist ist der Tag, der dem letzten Tag des Abrechnungszeitraums folgt.

Wurde die Abrechnung verspätet gestellt, liegt keine formell ordnungsgemäße Abrechnung vor und der Vermieter ist mit seinen Nachzahlungsansprüchen aus der Abrechnung ausgeschlossen.

Weitere Einzelheiten zu diesem formellen Fehler und ein spezifisches weiteres Vorgehen insoweit, können Sie auch in den Artikeln: „Kein Recht auf Nachzahlung nach Ablauf der Abrechnungsfrist“ und „Nebenkostenabrechnung zu spät erhalten – So reagieren Mieter richtig“ nachlesen.

d) Kontrolle: Mindestinhalt vorhanden?

Danach bietet sich an zu kontrollieren, ob der Mindestinhalt der Nebenkostenabrechnung beachtet wurde.

Insoweit sollten folgende Angaben in Ihrer Nebenkostenabrechnung zu finden sein:

• eine Zusammenstellung der Gesamtnebenkosten
• eine Erläuterung und Angabe der in der Nebenkostenabrechnung verwendeten Umlageschlüssel
• eine gesonderte Berechnung des Mieteranteils an den Gesamtnebenkosten
• eine Angabe zu den bisher geleisteten Vorauszahlungen auf die Nebenkosten und deren Abzug

Fehlt eine dieser Angaben ist die Nebenkostenabrechnung unwirksam.

Weitere Details zu den einzelnen Mindestangaben erhalten Sie in dem Artikel: „Pflichtangaben in der Nebenkostenabrechnung (Mindestinhalt)“ und eine vertiefte Übersicht zu den formellen Fehlern können Sie in dem Beitrag: “Nebenkostenabrechnung: formelle Fehler und die Auswirkungen” nachlesen.

3. Schritt: Materielle Rechtmäßigkeit der Nebenkostenabrechnung

Bei der Prüfung der materiellen Rechtmäßigkeit ist die inhaltliche Richtigkeit entscheidend.

Hier kommt es im Wesentlichen darauf an, ob die einzelnen Nebenkostenpositionen überhaupt angesetzt werden dürfen, ob die angesetzte Höhe berechtigt ist und ob die Berechnung stimmt.

Ein Fehler bei der inhaltlichen Richtigkeit führt in erster Linie zu einem Anspruch des Mieters auf Korrektur der Abrechnung.

Als Mieter kontrollieren Sie am einfachsten wie folgt, ob die Nebenkostenabrechnung inhaltlich richtig  ist:

a) Sind die Abrechnungsposten zulässig?

Nur die, in der vertraglichen Umlagevereinbarung angeführten Nebenkosten können auch tatsächlich in der Nebenkostenabrechnung abgerechnet werden.Insbesondere bei den sonstigen Nebenkosten müssen die einzelnen Aufwandspositionen bereits vorab mietvertraglich festgelegt sein, um dann auch zulässig auf den Mieter abgewälzt werden zu können.

Die Abrechnung von Aufwendungen für Nebenkosten, die nicht in Ihrem Mietvertrag vereinbart wurden, ist unwirksam.

Die Nebenkostenabrechnung ist dann zwar nicht vollständig, aber teilweise unwirksam. Der Mieter kann die Korrektur fordern und die Zahlung der unberechtigten Abrechnungsposten ablehnen.

b) Sind die Nebenkosten der Höhe nach richtig angesetzt?

Hier vergleichen Sie am Besten den tatsächlichen Verbrauch oder die tatsächliche Leistung mit der in der veranschlagten Höhe in der  Berechnung. Dies kann durch Schätzung unter Zuhilfenahme der Vorjahresabrechnung, der Ablesegeräte und Verbrauchszähler oder auch der Originalabrechnungsbelege (unter d)) erfolgen.

Ist beispielsweise ein Entgelt für den Hausmeister mit einbezogen, obwohl im Abrechnungsjahr gar keiner vorhanden war, dann reduziert sich dieser zulässige Abrechnungsposten in dem betreffenden Jahr auf 0. Ebenso kann ein Aufwand besonders hoch erscheinen, obwohl Sie gar keinen Anlass nachvollziehen können.

Bei zweifelhaften Abweichung bleibt Ihnen zur Kontrolle nur die Einsichtnahme   in die Originalabrechnungsbelege, siehe d).

c) Stimmen die Berechnungen

Es ist zudem von Ihnen zu überprüfen, ob die Berechnungen, stimmen:

Sie sollten immer kontrollieren, ob bei der einzelnen Nebenkostenposition Ihr Anteil richtig berechnet wurde und ob die Addition und Subtraktion richtig erfolgt ist.

Dies scheint zwar auf den ersten Blick sehr aufwendig, kann aber von einem Mieter bei seiner Kontrolle der Abrechnung verlangt werden, soweit alle Posten mit einem Taschenrechner nachgerechnet werden können.

Stellen Sie fest, dass ein Rechenfehler vorliegt können Sie diesen Einwand  gegen Ihren Vermieter vorbringen und auch selbst berichtigen.

d) bei Zweifeln: Kontrolle der Belege

Bei begründbaren Zweifeln oder offensichtlichen Fehlern bei der Höhe einzelner Nebenkostenpositionen können Sie als Mieter ein Recht auf Belegeinsicht geltend machen. Dies bedeutet, Sie können den Vermieter auffordern Ihnen Einsicht in Originalbelege zu gewähren. Einzelheiten finden Sie hierzu insbesondere in dem Artikel: “Recht auf Belegeinsicht – Kopien anfordern oder Originale einsehen“.

Eine weitergehende Auflistung zu einzelnen inhaltlichen Fehlern und deren Rechtsfolge erhalten Sie zudem in dem Artikel: „Nebenkostenabrechnung: inhaltliche Fehler und die Auswirkungen“.

III. Mietertipp

Haben Sie nach der Kontrolle Fehler festgestellt, ist es empfehlenswert die Nebenkostenabrechnung ganz nach dem Motto „Doppelt hält besser” auch noch einmal von einem Anwalt prüfen zu lassen. Wichtig ist, dass Sie Ihre Einwendungen nun umgehend gegenüber Ihrem Vermieter geltend machen.

Tipps und Beispiele wie Sie dabei vorgehen können, finden Sie in

• “Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen (Schritt für Schritt Anleitung)” und
• “Muster-Widerspruch gegen Nebenkostenabrechnung – Kostenfreie Vorlage“.