Die Nebenkostenabrechnung ist ein Klassiker bei Streitigkeiten im Mietverhältnis. Immer öfter werden die Nebenkostenabrechnungen von den Mietern unter die Lupe genommen und dabei Fehler entdeckt, die korrigiert werden müssen. Nicht zuletzt, um bares Geld zu sparen. Als Vermieter ist man selbst oft nicht ganz sicher, ob die Beanstandungen des Mieters in vollem Umfang zu Recht erfolgt sind und wie die entsprechende Korrektur zu erfolgen hat.

Von formellen Fehlern bis hin zu falsch einbezogenen Kosten oder ungerechten Verteilerschlüsseln, die Möglichkeiten an Fehlern in der Nebenkostenabrechnung sind nahezu unendlich. Doch wie kann man als Vermieter am besten reagieren; was kann man bis wann und in welcher Form korrigieren und welche Fristen sind zu beachten?

Was passiert, wenn Nebenkosten fehlerhaft abgerechnet wurden und dies erst später bemerkt wird? Ist eine Nachberechnung oder eine Übertragung in eine anschließende Abrechnung rechtlich zulässig?

Lesen Sie im nachfolgenden Artikel die Antworten auf diese Fragen und erfahren Sie auch, welche Rechte dem Vermieter bei einer Korrektur der Nebenkostenabrechnung zustehen.

I. Grundlagen: Anforderungen an eine Nebenkostenabrechnung

Grundsätzlich ist der Vermieter dazu verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung in einer Form zu erstellen, in der ein durchschnittlich gebildeter, sowie juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulter Mieter die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachvollziehen kann (vergleiche BGH Urteil vom 20.07.2005 Az.: VIII ZR 371/04). Eine solche „objektiv“ nachvollziehbare, im Sinne des § 259 BGB geordnete Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben in übersichtlicher Form, sowie mit dem richtigen Abrechnungszeitraum, stellt eine formell ordnungsgemäß erstellte Abrechnung dar.

Der entscheidende Punkt bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist, dass der Mieter in die Lage versetzt sein soll, den Anspruch des Vermieters nachzuprüfen.

Unterläuft dem Vermieter bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung ein Fehler, unterscheidet man hier, aufgrund der unterschiedlichen Rechtsfolge zwischen formellen Fehlern und materiellen Fehlern.

Wenn eine Nebenkostenabrechnung nicht in einer formell ordnungsgemäßen Form erstellt wurde, kommt der Vermieter seiner Rechtspflicht aus § 556 Abs. 2 S. 3 BGB nicht nach, innerhalb der Abrechnungsfrist eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zu übermitteln. Dies kommt aus rechtlicher Sicht einer Nichterstellung der Abrechnung gleich, mit der Wirkung, dass eine Nachforderung seitens des Vermieters mit Ablauf der Abrechnungsfrist ausgeschlossen ist. Überdies besteht die Gefahr, dass ein Mieter sogar die vollständige Rückzahlung seiner geleisteten Vorauszahlungen einklagen kann, wenn das Mietverhältnis beendet ist und nicht fristgerecht über die Nebenkosten abgerechnet wurde, wie im BGH Urteil vom 9.3.2005 Az.: VIII ZR 57/04 entschieden.

Handelt es sich bei dem Fehler in der Abrechnung hingegen um einen materiellen, also rein inhaltlichen Fehler, erfüllt der Vermieter seine Verpflichtung und wahrt die Abrechnungsfrist. Eventuelle Forderungen aus der Abrechnung werden dann mit Zugang der Nebenkostenabrechnung beim Mieter fällig, auch wenn selbige inhaltlich noch nicht richtig ist.

Beispiel für die Abgrenzung von formellen oder materiellen Fehlern: falscher Umlageschlüssel

In einer Entscheidung des BGH vom 19. Januar 2005, Az.: VIII ZR 116/04 wurde darüber geurteilt, ob die Zugrundelegung eines falschen Umlageschlüssels in einer Nebenkostenabrechnung diese formell oder materiell unwirksam macht.

In diesem Fall wurde ein anderer als der vertraglich vereinbarte Umlageschlüssel bei der Nebenkostenabrechnung verwendet. Der Mieter machte geltend, die Abrechnung sei daher insgesamt formell unwirksam und eine Nachzahlungsverpflichtung ausgeschlossen. Mit dieser Ansicht gewann er auch in unteren Instanzen. Der BGH entschied aber anders und führte aus, dass selbst, wenn ein anderer als der vertraglich vereinbarte Umlageschlüssel in der Nebenkostenabrechnung verwendet wird, diese nicht ihren Charakter und ihre Funktion als Rechnungslegung verliert. Das, die aufgeführten Betriebskostenarten anders umgelegt werden, als dies im Mietvertrag vereinbart ist, sei in der Sache lediglich eine falsche Zuordnung und somit vielmehr ein inhaltlicher Mangel der Abrechnung. (zit. BGH vom 19. Januar 2005, Az.: VIII ZR 116/04; Schmid, Handbuch der Mietnebenkosten, 8. Aufl., Rdnr. 3247; OLG Düsseldorf, GE 2003, 879; LG Hamburg, WuM 1998, 727). Die Eigenart des inhaltlichen Mangels ergebe sich daraus, dass für den Mieter bereits bei einer Kontrolle der Abrechnung -aus dem Blickwinkel eines durchschnittlichen Mieters- klar erkennbar sei, dass diese im Hinblick auf den verwendeten Umlageschlüssel einen inhaltlichen Fehler aufweist und insoweit der Korrektur bedarf. Er kann dann gezielt eine Neuberechnung auf der Grundlage des vertraglich vereinbarten Umlageschlüssels verlangen.

Soweit der Fehler nur einzelne Nebenkostenarten betreffe und diese Einzelpositionen unschwer herausgerechnet werden können, führt er zwar nicht zur Unwirksamkeit der gesamten Abrechnung, die betroffenen Positionen müssten jedoch aus dem Abrechnungsergebnis herausgerechnet werden; so im Urteil des BGH vom 14.02.2007, Az.: VIII ZR 1/06.

II. Beschränkungen der Möglichkeit die Nebenkostenabrechnung zu korrigieren

Die Korrekturmöglichkeiten des Vermieters sind auf verschiedene Weise eingeschränkt; zeitlich und inhaltlich.

1. Die Korrektur und die Grenze der Abrechnungsfrist

Die wichtigste Einschränkung für die Korrekturmöglichkeiten bei der Nebenkostenabrechnung ist die zwölfmonatige Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB, die den Vermieter anhält fristgerecht formell ordnungsgemäß abzurechnen. Nach Ablauf dieser Frist ist der Mieter vor jeglicher Berichtigung beziehungsweise Korrektur zu seinen Lasten geschützt, so u.a. im Urteil BGH vom 19. Januar 2005, Az.: VIII ZR 116/04.

a. Korrektur innerhalb der Abrechnungsfrist

Innerhalb der Abrechnungsfrist kann der Vermieter die Nebenkostenabrechnung jederzeit und in allen Punkten korrigieren. Sowohl formelle wie auch inhaltliche Fehler können durch den Vermieter zu Lasten und zu Gunsten des Mieters richtig gestellt werden. Hier können Korrekturen auch zu höheren Nachzahlungen führen.

b. Korrektur nach Ablauf der Abrechnungsfrist

Nach Ablauf der Abrechnungsfrist gilt das sogenannte Verschlechterungsverbot zu Gunsten des Mieters aus § 556 Abs. 3 S. 3, Abs. 4 BGB. Danach schließt auch eine nach Fristablauf zulässige Korrektur eine Verschlechterung der Abrechnung aus; das heißt, bestehende Guthaben dürfen nicht verkürzt und Nachzahlungen nicht erhöht werden – dies gilt für Gesamt- und Einzelpositionen.

Eine Abrechnung die nicht formell ordnungsgemäß im Rahmen der Abrechnungsfrist erstellt wurde begründet keinen Nachforderungsanspruch des Vermieters. Nach Fristablauf ist demnach eine Nachholung der ordnungsgemäßen Erstellung zwar möglich, führt aber nicht zu Nachzahlungsansprüchen, es sei denn der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.

2. Korrektur nach Saldoausgleich

Was ist, wenn bereits ein Guthaben ausgeglichen oder eine Nachzahlung erfolgt ist? In einigen Ratgebern liest man oft, dass eine Korrektur der Nebenkostenabrechnung dann nicht mehr möglich sein soll, wenn bereits beanstandungsfrei ein Saldoausgleich erfolgt ist.

Zur Begründung wird angeführt, dass hier im Stillschweigen, bei der Annahme des Guthabens beziehungsweise bei der Nachzahlung, ein Einverständnis mit der vorgelegten Nebenkostenabrechnung zu sehen ist und daher spätere Einwände ausgeschlossen wären.

Dies ist allerdings hauptsächlich auf eine Rechtsansicht in einem Einzelfall gestützt, in dem aufgrund langer vorhergehender Streitigkeiten der Mietparteien letztlich in der danach erfolgten Zahlung ein Schuldanerkenntnis gesehen wurde. Grundsätzlich wird in der Zahlung, oder besser gesagt dem Saldoausgleich, allerdings keine Handlung mit Erklärungswert gesehen, sondern lediglich eine Erfüllungshandlung. Es müssten im Einzelfall ganz besondere Umstände hinzutreten, die es rechtfertigen der Zahlung einen darüber hinausgehenden Erklärungswert beizumessen.

Die Begleichung der Nachzahlungsforderung oder die Annahme des Guthabens beeinflussen die Korrekturmöglichkeiten der Nebenkostenabrechnung grundsätzlich nicht.

III. Wie ist zu korrigieren – Praxisbeispiele

Da es oftmals nicht einfach ist, zwischen formellen und materiellen Fehlern zu unterscheiden und dem Vermieter meist praktische Anwendungshinweise fehlen, wie die Korrektur vorzunehmen ist, sollen hier gängige Beispiele gezeigt werden:

IV. Kann ich die Korrektur der Nebenkostenabrechnung verweigern?

Als Vermieter sollten sie selbstverständlich immer die Anliegen Ihrer Mieter berücksichtigen, nicht zuletzt um Streitigkeiten zu vermeiden. Soweit Sie allerdings bei den Einwendungen des Mieters gegen die Nebenkostenabrechnung der Ansicht sind, dass diese nicht zutreffen, haben Sie natürlich ebenfalls das Recht, die Nebenkostenabrechnung so zu belassen wie Sie ist. Eine Korrektur ist dann nicht notwendig, wenn die Nebenkostenabrechnung formell und materiell ordnungsgemäß erstellt wurde.

Sie sollten aber immer bedenken, dass sie im Zweifel nicht nur einen Anspruchsverlust riskieren, denn, wenn sich die Abrechnung als nicht formell ordnungsgemäß innerhalb der Frist erstellt, erweist kann der Mieter bei beendetem Mietvertrag sogar die Rückzahlung der geleisteten Vorauszahlungen verlangen, so entschied der BGH im Urteil vom 9. März 2005, Az.: VIII ZR 57/04.

V. Fazit und Vermietertipp

Es ist festzuhalten, dass eine Korrektur der Nebenkostenabrechnung zu Lasten des Mieters sind nur im Rahmen der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist möglich ist und somit nicht immer ohne weiteres vorgenommen werden kann

Der Vermieter ist daher bereits bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung angehalten, dies möglichst fehlerfrei zu tun, denn Spätere Korrekturen Ratsam ist es daher, die Abrechnung möglichst zeitnah zum Beginn der Abrechnungsfrist zu erstellen, um noch ausreichend Zeit für Korrekturen zu haben.