Jährlich steht der Mieter vor der Herausforderung der Prüfung seiner Nebenkostenabrechnung. Auf dem Plan stehen dann, die Durchsicht des Mietvertrages nach der Umlagevereinbarung und den genannten Nebenkosten. Die Kontrolle der Umlagefähigkeit, des Umlageschlüssels und der Gesamtkosten. Zudem sollten Nebenkostenvorauszahlungen und alle darüber hinaus angeführte Beträge rechnerisch nachgeprüft werden. Beigelegte Belege sind zu beachten und die Einhaltung von Fristen ist zu berechnen. Bei all diesen Dingen kann man als Mieter auch mal die Übersicht verlieren.

In dem folgenden Beitrag sollen daher die 6 besten Tipps mit weiterführenden Hinweisen gegeben werden, die man als Mieter beachten sollte, um sich die Prüfung der Nebenkostenabrechnung nicht unnötig zu erschweren.

 Tipp 1: Machen Sie sich mit dem Vokabular der Nebenkostenabrechnung vertraut

Als Mieter sollten Sie die wichtigsten Begriffe im Rahmen der Nebenkostenabrechnung kennen:

• Umlagevereinbarung: Eine mietvertragliche Vereinbarung in der ausdrücklich bestimmt wird, dass der Mieter die Nebenkosten der Mietwohnung zu tragen hat.
• Umlageschlüssel: Das ist der Abrechnungsmaßstab nach dem die Gesamtkosten auf den einzelnen Mieter verteilt werden (zum Beispiel: Wohnfläche, Personenanzahl, Verbrauch u. a.)
• Umlagefähigkeit: Als umlagefähig werden alle diejenigen Nebenkosten bezeichnet, die der Vermieter nach der Betriebskostenverordnung wirksam auf den Mieter abwälzen darf.
• Abrechnungsperiode / Abrechnungszeitraum: Dies bezeichnet die Zeitspanne auf die sich die Abrechnung bezieht. Nach § 556 Abs. 3 S. 1 BGB ist jährlich abzurechnen.
• Abrechnungsfrist:  Diese ist in § 556 Abs. 3 S. 2 BGB geregelt und gibt den Zeitrahmen vor innerhalb dessen der Vermieter die Nebenkostenabrechnung an den Mieter zu übermitteln hat. Das Gesetz bestimmt eine Jahresfrist.
• Einwendungsfrist:Die Einwendungsfrist bei der Nebenkostenabrechnung bestimmt den Zeitrahmen, der dem Mieter zusteht, um seine Einwendungen und Widersprüche vorzubringen und geltend zu machen. Das Gesetz bestimmt auch hier ein Jahr.

Tipp 2: Prüfen Sie die Einhaltung des Abrechnungszeitraums und der Abrechnungsfrist durch den Vermieter

Als Mieter sollten Sie immer zuerst die Beachtung der Fristen ins Auge fassen. Grundsätzlich gilt, dass der Abrechnung ein Jahreszeitraum zu Grunde liegen muss. Die Abrechnungsfrist zur Erstellung und Übermittlung schließt sich dem Abrechnungszeitraum an und endet genau ein Jahr später. Zum Zeitpunkt des Zugangs der Nebenkostenabrechnung bei dem Mieter darf die Frist dann noch nicht abgelaufen sein. Hilfreich sind hier besonders die Beiträge: “Abrechnungszeitraum für Nebenkosten – Wer muss was beachten?” und “Nebenkostenabrechnung: Alle Fristen für Mieter im Überblick“.

Tipp 3: Kontrollieren Sie die Abrechnung dahingehend, ob der Mindestinhalt gewahrt ist

Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Nebenkostenabrechnung ist, ob die Abrechnung alle erforderlichen Mindestangaben enthält:

• Angabe der Gesamtkosten
• Bezeichnung und Erläuterung der zu Grunde gelegten Umlageschlüssel
• Anteil des Mieters
• Abzug der geleisteten Nebenkostenvorauszahlungen des Mieters

Eine ausführliche Darstellung der einzelnen Angaben finden Sie in dem Artikel: “Pflichtangaben in der Nebenkostenabrechnung (Mindestinhalt)“.

Tipp 4: Gleichen Sie die abgerechneten Positionen mit der Betriebskostenabrechnung ab

Die Abrechnungsposten sollten Punkt für Punkt mit den umlagefähigen Nebenkosten nach der Betriebskostenverordnung abgeglichen werden. Nützlich sind hier Übersichten und Checklisten wie

• “Betriebskostenverordnung – Alle wichtigen Infos für Mieter und Vermieter“
• “Nebenkostenabrechnung prüfen: Checkliste für Mieter“
• “Nicht umlegbare Nebenkosten – Die Liste für Mieter und Vermieter“

Tipp 5: Verwenden Sie den Taschenrechner und rechnen nach

Die rechnerische Prüfung der Abrechnung wird von dem Mieter grundsätzlich erwartet. Ist eine Abrechnung unübersichtlich und nicht rechnerisch nachvollziehbar, ohne dass ein bloßer Rechenfehler vorliegt, kann die Abrechnung auch aus diesem Grund angegriffen werden. Bei Rechenfehlern kann der Mieter diese sogar selbst gegenüber dem Vermieter berichtigen.

Tipp 6: Notieren Sei sich all Ihre Einwendungen zusammen mit der Einwendungsfrist und erheben Sie Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung

• Als Mieter ist man mit seinen Widersprüchen und Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung zeitlich an die Einwendungsfrist des § 556 Abs. 3 S. 5 BGB gebunden. Ab dem Zugang einer formell ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung haben Sie nur ein Jahr Zeit Ihre Einwendungen geltend zu machen. Danach sind Sie als Mieter damit ausgeschlossen, § 556 Abs. 3 Nr. 6 BGB (zur Vertiefung empfiehlt sich hier der Artikel: “Widerspruchsfrist für die Nebenkostenabrechnung“).
• Erheben Sie daher Ihre Einwendungen so früh wie möglich, um keine Ansprüche zu verlieren. Beispiele zum Widerspruch erhalten Sie in den Beiträgen: “Muster-Widerspruch gegen Nebenkostenabrechnung – Kostenfreie Vorlage” und “Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen (Schritt für Schritt Anleitung)“.