Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist für die meisten Vermieter eine unangenehme Aufgabe. Schon im Normalfall ist die Gefahr groß, dass sich Fehler einschleichen, die zur Unwirksamkeit der Abrechnung führen oder zumindest eine Korrektur erfordern. Umso schlimmer ist es für viele Vermieter, wenn Sonderfälle vorliegen, die die Abrechnung zusätzlich erschweren. Einen solchen Sonderfall stellt der Mieterwechsel dar, wenn er während der laufenden Abrechnungsperiode erfolgt. In diesem Fall wissen Vermieter oft nicht, bis zu welchem Zeitpunkt sie die Nebenkostenabrechnung zu erstellen haben und wie die Kosten auf den alten und den neuen Mieter zu verteilen sind.

Beachten Sie unsere Hinweise, und die Erstellung der Nebenkostenabrechnung wird für Sie auch im Falle eines Mieterwechsels zu einer lösbaren Aufgabe.

1. Es ist zu unterscheiden zwischen den Auswirkungen, die ein Mieterwechsel auf den Abrechnungszeitpunkt auf der einen Seite und auf den Inhalt der Abrechnung auf der anderen Seite hat

Geht es um die Frage, welche Auswirkungen ein Mieterwechsel auf die Erstellung der Nebenkostenabrechnung hat, muss differenziert werden zwischen den zeitlichen und den inhaltlichen Folgen. In zeitlicher Hinsicht ändert sich in der Regel nichts (s. dazu Hinweis Nr.2). Der Inhalt der Nebenkostenabrechnung hingegen muss im Falle eines Mieterwechsels an die besondere Situation angepasst werden (vgl. Hinweis Nr.3).

2. Der Vermieter ist nicht verpflichtet, eine Zwischenabrechnung zu erstellen

Gem. § 556 Abs.3 S.1 BGB ist über die Vorauszahlungen für Betriebskosten jährlich abzurechnen. Die Abrechnung hat der Vermieter gem. § 556 Abs.3 S.2 BGB innerhalb einer Frist von einem Jahr zu erstellen. Diese Jahresfrist beginnt mit dem Ende der zwölfmonatigen Abrechnungsperiode, über die abzurechnen ist. Hieran ändert auch ein Mieterwechsel während der Abrechnungsperiode nichts. Endet ein Mietverhältnis vor Ablauf der Abrechnungsperiode, hat dies nicht zur Folge, dass mit dem Zeitpunkt der Beendigung des Mietverhältnisses auch die Frist für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung zu laufen beginnt. Der spätest mögliche Zeitpunkt zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung wird nicht nach vorne verlagert. Auch im Fall einer Beendigung des Mietverhältnisses vor Ablauf der Abrechnungsperiode bleibt es dabei, dass die Frist mit dem Ende der Abrechnungsperiode beginnt. Die Abrechnungsperiode wird durch die Beendigung des Mietverhältnisses nicht verkürzt und läuft weiter, auch wenn der Vertrag mit dem Mieter beendet ist. Der Vermieter hat daher die Nebenkostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende der Abrechnungsperiode zu erstellen, so dass zwischen der Beendigung des Mietverhältnisses und dem Ablauf der Jahresfrist bis zu 23 Monate liegen können.

Mit dieser Nebenkostenabrechnung kann der Vermieter über die gesamte Abrechnungsperiode, in die der Mieterwechsel fällt, abrechnen, da sich der Abrechnungszeitraum durch einen Mieterwechsel nicht verändert. Zu einer Zwischenabrechnung, mit der vorzeitig nur über den auf den alten Mieter entfallenden Teil abgerechnet wird, ist der Vermieter nicht verpflichtet (vgl. AG Wetzlar, Urteil vom 8. 9. 2005 – 38 C 968/05). Etwas anderes gilt nur dann, wenn der Mietvertrag eine abweichende Vereinbarung enthält.

3. In der Nebenkostenabrechnung sind die Kosten anteilig auf den alten und auf den neuen Mieter zu verteilen

Während ein Mieterwechsel während der Abrechnungsperiode auf den Zeitpunkt der Abrechnung und den Zeitraum, über den abgerechnet wird, keinen Einfluss hat, sind die Auswirkungen des Mieterwechsels auf den Inhalt der Abrechnung groß. Der Vermieter hat in der Nebenkostenabrechnung die gesamten in der Abrechnungsperiode entstandenen umlagefähigen Nebenkosten anteilig auf den alten und den neuen Mieter zu verteilen. Hierbei kann der Vermieter allerdings nicht vorgehen, wie es ihm gerade passt. Damit es zu gerechten Ergebnissen kommt, ist er an bestimmte Vorgaben gebunden, die wiederum von der Art der Nebenkosten anhängen.

4. Die Aufteilung der nach Verbrauch zu verteilenden Heiz- und Warmwasserkosten erfordert eine Zwischenablesung

Gem. § 7 Abs.1 S.1 und § 8 Abs.1 der Heizkostenverordnung sind die Heizkosten und die Warmwasserkosten mindestens zu 50 %, höchstens jedoch zu 70 % nach dem erfassten Verbrauch der Nutzer zu verteilen. Für die Verteilung dieser verbrauchsabhängigen Nebenkosten bestimmt § 9b Abs.1 HeizkostenV, dass der Gebäudeeigentümer (im Regelfall der Vermieter) bei einem Nutzerwechsel innerhalb eines Abrechnungszeitraumes eine Zwischenablesung vorzunehmen hat. Gem. § 9b Abs.2 HeizkostenV sind die nach dem erfassten Verbrauch zu verteilenden Kosten auf der Grundlage der Zwischenablesung auf Vor- und Nachnutzer aufzuteilen.

Beachte: Die Kosten für die Zwischenablesung, die wegen des Auszugs eines Mieters vor Ablauf der Abrechnungsperiode entstehen, sind keine Betriebskosten, sondern Verwaltungskosten, die in Ermangelung anderweitiger vertraglicher Regelung dem Vermieter zur Last fallen (vgl. BGH, Urteil vom 14.11.2007 – VIII ZR 19/07). Mehr zur unterjährigen Heizkostenabrechnung nach Auszug des Mieters.

5. Die Aufteilung der verbrauchsunabhängig zu verteilenden Heiz- und Warmwasserkosten hat auf der Grundlage von Gradtagszahlen oder zeitanteilig zu erfolgen

Die übrigen 30-50 % der Heizkosten, die nicht nach dem erfassten Verbrauch der Nutzer zu verteilen sind, müssen gem. § 7 Abs.1 S.5 HeizkostenV nach der Wohn- oder Nutzfläche oder nach dem umbauten Raum verteilt werden. Für die übrigen Warmwasserkosten besteht ein Wahlrecht zwischen einer Verteilung nach Wohn- oder Nutzfläche (vgl. § 8 Abs.1 HeizkostenV). Kommt es zu einem Mieterwechsel während der Abrechnungsperiode, bedarf es für die anteilige Aufteilung dieser verbrauchsunabhängig auf die Mieter umzulegenden Heiz- und Warmwasserkosten keiner Zwischenablesung. Gem. § 9b Abs.2 HeizkostenV ist der verbrauchsunabhängige Teil der Heizkosten auf der Grundlage von sog. Gradtagszahlen oder zeitanteilig aufzuteilen. Für die verbrauchsunabhängig umzulegenden Warmwasserkosten ist die Aufteilung nach Gradtagszahlen nicht zulässig. Die Aufteilung auf den alten und den neuen Mieter hat hier gem. § 9b Abs.2 HeizkostenV stets zeitanteilig zu erfolgen.

Die Gradtagszahlen geben in Promillewerten für jeden Tag bzw. Monat des Jahres Auskunft darüber, wie hoch der Anteil des Heizungsverbrauchs an dem Verbrauch des gesamten Jahres ist. Die Werte beruhen auf langjährigen Erfahrungswerten und werden in folgender Gradtagszahlen- Tabelle (Richtlinie VDI 2067) zusammengefasst:

Monat	Promillewert pro Monat	Promillewert pro Tag
Januar	170	5,484
Februar	150	5,357
März	130	4,194
April	80	2,667
Mai	40	1,290
Juni, Juli, August zusammengefasst	40	0,435
September	30	1,000
Oktober	80	2,581
November	120	4,000
Dezember	160	5,161

Beispiel für eine Aufteilung der verbrauchsunabhängigen Heizkosten auf der Grundlage von Gradtagszahlen:

Vermieter V vermietet zehn Wohnungen in einem Mehrfamilienhaus mit einer Gesamtwohnfläche von 600 qm. Die Heizkosten, die für den Abrechnungszeitraum 01.01. 2012 bis 31.12.2012 EUR 6.000,00 betrugen, werden von V zu 50 % verbrauchsunabhängig nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt. Wohnung Nr.5 ist 60 qm groß. Sie wurde im Jahr 2012 in den Monaten Januar bis März an Mieter alt (MA) und von April bis Dezember an Mieter neu (MN) vermietet.

Von den insgesamt im Abrechnungszeitraum entstandenen Heizkosten wird die Hälfte, also EUR 3.000,00, verbrauchsunabhängig auf die Mieter umgelegt. Auf Wohnung Nr.5 entfallen hiervon EUR 300,00 entsprechend dem Anteil der Größe der Wohnung zur gesamten Wohnfläche des Gebäudes (10 %). Diese EUR 300,00 sind auf MA und MN auf der Grundlage der Gradtagszahlen zu verteilen.

Danach entfallen auf MA 450 Promille (170 für den Monat Januar, 150 für den Monat Februar und 130 für den Monat März). MN wird für die Monate April bis Dezember zu 550 Promille belastet. Von den insgesamt für die verbrauchsunabhängigen Heizkosten auf die Wohnung Nr.5 entfallenden EUR 300,00 hat MA daher EUR 135,00 und MN EUR 165,00 zu zahlen.

Die zeitanteilige Aufteilung der verbrauchsunabhängigen Heizkosten richtet sich allein nach dem Anteil der Dauer der jeweiligen Mietverhältnisse am gesamten Abrechnungszeitraum unabhängig davon, in welchen Monaten das Mietverhältnis bestand. Im vorangegangenen Beispiel hätte MA daher nur 3/12 der EUR 300,00 und damit EUR 75,00, MN hingegen 9/12 der EUR 300,00 und damit EUR 225,00 zu tragen.

Diese zeitanteilige Art der Verteilung kommt auch für die Verteilung der verbrauchsunabhängigen Warmwasserkosten zur Anwendung. Für diese besteht die Möglichkeit der Verteilung nach Gradtagszahlen nicht.

§ 9b Abs.2 HeizkostenV eröffnet zwar ein Wahlrecht des Vermieters zwischen der Aufteilung nach Gradtagszahlen und einer zeitanteiligen Verteilung der Heizkosten auf den alten und den neuen Mieter. Dieses hat der Vermieter jedoch nach billigem Ermessen auszuüben. Nicht selten ist sein Ermessen derart eingeschränkt, dass nur eine Verteilung nach Gradtagszahlen billigem Ermessen entspricht. Liegt nämlich der Mieterwechsel zeitlich so, dass auf einen Mieter ein Großteil der Heizperiode entfällt, während der andere die Wohnung größtenteils außerhalb der Heizperiode bewohnt hat, würde Letzterer unbillig benachteiligt, wenn er trotz seines geringen Verbrauchs entsprechend dem Anteil der Dauer seines Mietverhältnisses an der gesamten Abrechnungsperiode mit den Heizkosten belastet würde.

Beachte: Für die Verteilung der verbrauchsunabhängigen Heiz- und Warmwasserkosten kommt es nicht darauf an, wann die Wohnung von den jeweiligen Mietern tatsächlich bewohnt wurde. Entscheidend ist der Bestand des Mietverhältnisses. Ebenso wenig wie der alte Mieter dadurch entlastet wird, dass er vordem Ende des Mietverhältnisses auszieht, kann der neue Mieter seine Kostenlast dadurch reduzieren, dass er später einzieht.

6. Ist eine Zwischenablesung nicht möglich, erfolgt auch die Aufteilung der verbrauchsabhängigen Heiz- und Warmwasserkosten auf der Grundlage von Gradtagszahlen oder zeitanteilig

Es kann vorkommen, dass eine Zwischenablesung, die gem. § 9b Abs.1 HeizkostenV zur Verteilung der verbrauchsabhängigen Heiz- und Warmwasserkosten auf den alten und den neuen Mieter notwendig ist, nicht vorgenommen werden kann. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein Geräteausfall vorliegt. Beim Einsatz von Heizkostenverteilern nach dem Verdunstungsprinzip kann es außerdem vorkommen, dass wegen des Zeitpunktes des Mieterwechsels (kurz nach dem Austausch der Messampulle oder gegen Ende der Abrechnungsperiode) aus technischen Gründen keine hinreichend genaue Ermittlung der Verbrauchsanteile möglich ist.

Für diese Fälle bestimmt § 9b Abs.3 HeizkostenV, dass auch die verbrauchsabhängigen Heiz- und Warmwasserkosten nach dem unter Hinweis Nr.2 für die Aufteilung der verbrauchsunabhängig zu verteilenden Heiz- und Warmwasserkosten geschilderten Verfahren zu erfolgen hat. Dies bedeutet, dass die gesamten Heizkosten auf der Grundlage von Gradtagszahlen oder zeitanteilig und die gesamten Warmwasserkosten zeitanteilig auf den alten und den neuen Mieter zu verteilen sind.

Hat der Vermieter die Gründe, aus denen die Zwischenablesung nicht durchgeführt werden kann, schuldhaft herbeigeführt, und erfolgt die Abrechnung verbrauchsunabhängig, können die betroffenen Mieter die auf sie entfallenden Anteile in entsprechender Anwendung des § 12 Abs.1 HeizkostenV um 15 % kürzen (vgl. LG Hamburg, Urteil vom 18.03.1988 – 11 S 202/87).

Beachte: Die Vorschrift des § 9b Abs.3 HeizkostenV darf nicht mit § 9a HeizkostenV verwechselt werden. Auch § 9a HeizkostenV enthält eine Regelung für Fälle, in denen eine Ablesung der Messgeräte nicht möglich ist. Die durch § 9a HeizkostenV eröffnete Möglichkeit der Schätzung gilt jedoch nur für die Verteilung der in einem Gebäude entstandenen Gesamtkosten auf die einzelnen Mieteinheiten. § 9b Abs.3 HeizkostenV hingegen findet auf die Verteilung der auf die einzelne vom Mieterwechsel betroffene Mieteinheit entfallenden Kosten zwischen dem alten und dem neuen Mieter Anwendung. Beide Vorschriften können allerdings nebeneinander zur Anwendung kommen.

7. Über die Aufteilung der Heiz- und Warmwasserkosten auf den alten und den neuen Mieter kann eine abweichende Vereinbarung getroffen werden

§ 9b Abs. 4 HeizkostenV ermöglicht es den Parteien, eine von den in den Hinweisen 4 bis 6 geschilderten Grundsätzen abweichende Aufteilung der Heiz- und Warmwasserkosten zu vereinbaren. Erforderlich ist herbei, dass sowohl der Gebäudeeigentümer (im Regelfall der Vermieter) als auch der alte und der neue Mieter an der Vereinbarung beteiligt sind. Inhaltlich können die Beteiligten z.B. vereinbaren, dass eine Zwischenablesung nicht erfolgen soll und sämtliche Heizkosten auf der Grundlage von Gradtagszahlen und alle Warmwasserkosten zeitanteilig nach § 9b Abs.2 HeizkostenV aufzuteilen sind. Auch umgekehrt kann vereinbart werden, dass alle Heiz- und Warmwasserkosten verbrauchsabhängig nach dem Ergebnis der Zwischenablesung verteilt werden. Erfolgt die abweichende Vereinbarung formularvertraglich ist § 307 Abs.2 Nr.1 BGB zu beachten, wonach eine unangemessene Benachteiligung anzunehmen ist, wenn eine Bestimmung mit wesentlichen Grundgedanken der gesetzlichen Regelung, von der abgewichen wird, nicht zu vereinbaren ist. Voraussetzung ist daher, dass eine Orientierung der Kostenverteilung am Verbrauch oder der unterschiedlichen Nutzungsdauer nicht vollständig unterbleibt. Eine pauschalierte Verteilung der Kosten ist daher bedenklich, es sei denn, sie orientiert sich am Vorjahresverbrauch.

Wirksam ist hingegen eine zwischen Vermieter und altem Mieter getroffene Vereinbarung, durch die die Kosten für die gem. § 9b Abs.1 HeizkostenV vorzunehmende Zwischenablesung dem ausziehenden Mieter auferlegt werden (vgl. AG Wetzlar, Urteil vom 26.02.2002 – 39 C 2295/01 (39)).

8. Liegt keine abweichende Vereinbarung vor, erfolgt die Aufteilung der übrigen Nebenkosten im Falle einer Verbrauchserfassung auf Grund einer Zwischenablesung, anderenfalls zeitanteilig

Werden Nebenkosten, die nicht durch die Beheizung oder Warmwasseraufbereitung entstanden sind, nach einem erfassten Verbrauch abgerechnet, hat der ausziehende Mieter- falls keine abweichende Vereinbarung vorliegt- das Recht, eine Zwischenablesung zu verlangen, auf Grund derer dann auch die Aufteilung der entstandenen Kosten auf den alten und den neuen Mieter erfolgt. Dies gilt beispielsweise für die Kaltwasserkosten, über die auf Grund der in den Landesbauordnungen enthaltenen Verpflichtung zur Ausstattung einer Wohnung mit einem Wasserzähler (vgl. z.B. § 43 Abs.2 S.1 der Bauordnung für das Land Berlin) gem. § 556a Abs.1 S.2 BGB nach dem erfassten Verbrauch abzurechnen ist.

Sonstige verbrauchsunabhängige Nebenkosten sind in Ermangelung einer abweichenden Vereinbarung zeitanteilig auf den alten und den neuen Mieter zu verteilen.

Auch von diesen Grundsätzen können die Parteien durch eine Vereinbarung abweichen.

9. Steht die vom Mieterwechsel betroffene Wohnung zwischen der Beendigung des alten und dem Beginn des neuen Mietverhältnisses zeitweise leer, hat der Vermieter die entsprechenden Kosten zu tragen

Nicht immer schließt im Falle eines Mieterwechsels das neue Mietverhältnis nahtlos an das alte an. Das Risiko eines Leerstandes zwischen zwei Mietverhältnissen trägt der Vermieter. Er kann die Nebenkosten für diesen Zeitraum weder dem alten noch dem neuen Mieter aufbürden. Ebenso wenig kann er sie auf die übrigen Mieter des Gebäudes verteilen.

10. In der Nebenkostenabrechnung ist die Art und Weise der Aufteilung so differenziert darzulegen, dass die Mieter diese nachvollziehen und überprüfen können

Der Vermieter ist zwar nicht zu einer Zwischenabrechnung verpflichtet und kann über die gesamte Abrechnungsperiode, in die der Mieterwechsel fällt, eine einheitliche Nebenkostenabrechnung erstellen. An diese sind jedoch bereits in formeller Hinsicht gegenüber „gewöhnlichen“ Abrechnungen erhöhte Anforderungen zu stellen.

Der Vermieter hat in der Nebenkostenabrechnung zusätzlich zu den für jede Abrechnung notwendigen Angaben Folgendes mitzuteilen:

• Den für jede Nebenkostenart gesondert ermittelten Gesamtbetrag, der auf die vom Mieterwechsel betroffene Mieteinheit entfällt,
• den Verteilungsmodus für die Aufteilung dieser Gesamtkosten auf den alten und den neuen Mieter,
• die Einzelbeträge, mit denen der alte und der neue Mieter jeweils belastet werden.

Führt der Vermieter in der Nebenkostenabrechnung z.B. nur die auf die Mieter bereits umgerechneten Einzelbeträge auf oder lässt die Abrechnung nicht erkennen, auf welche Art und Weise die Aufteilung auf den alten und den neuen Mieter erfolgt ist, führt dies zur formellen Unwirksamkeit der Nebenkostenabrechnung mit der Folge, dass der Vermieter etwaige Nachzahlungen von den Mietern nicht verlangen kann, sofern er den Fehler nicht innerhalb der Ausschlussfrist des § 556 Abs.3 S.3 BGB korrigiert.

Fazit und Zusammenfassung:

1. Vollzieht sich während der laufenden Abrechnungsperiode ein Mieterwechsel, ist der Vermieter nicht verpflichtet, dem alten Mieter eine Zwischenabrechnung zu erteilen.
2. Der Vermieter kann sich mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung bis zu einem Jahr seit dem Ende der -trotz des Mieterwechsels- fortlaufenden Abrechnungsperiode Zeit lassen und dann eine Abrechnung für die gesamte Abrechnungsperiode erstellen.
3. In dieser Abrechnung müssen die Nebenkosten auf den alten und den neuen Mieter aufgeteilt werden. Insbesondere für die Verteilung der Heiz- und Warmwasserkosten bestehen differenzierte gesetzliche Vorgaben, von denen der Vermieter nur im Einvernehmen mit den Mietern abweichen kann.
4. In der Nebenkostenabrechnung hat der Vermieter für jede Nebenkostenart die auf die vom Mieterwechsel betroffene Mieteinheit entfallenden Gesamtkosten, den Verteilungsmodus und die jeweils vom alten und neuen Mieter zu tragenden Einzelbeträge aufzuführen.