Bei einem Verwalterwechsel ist oft unklar, wer verpflichtet ist die Nebenkostenabrechnung für den Mieter zu erstellen: Der ausscheidende Verwalter oder der neue? Ein Blick in den jeweiligen Verwaltervertrag hilft meist nicht, denn in vielen Verwalterverträgen über Vermietungen findet sich keine Regelung dazu, wer bei einem Verwalterwechsel die Nebenkostenabrechnung erstellt. Die alte Hausverwaltung bzw. der ausscheidende Verwalter lehnt die Erstellung der Nebenkostenabrechnung   regelmäßig mit dem Argument ab, dass noch nicht alle Unterlagen für die Abrechnung vorliegen und der neue Verwalter erklärt, es ist Aufgabe des ausscheidenden Verwalters die Nebenkostenabrechnung über das alte Wirtschaftsjahr zu erstellen.

Für Vermieter ist eine solche Streitigkeit besonders unangenehm, da sie dafür verantwortlich sind, dass ihrem Mieter die Nebenkostenabrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugeht § 556 Abs. 3 Satz 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Kommt die Nebenkostenabrechnung zu spät sind sie mit evtl. Nachforderungen ausgeschlossen. Auf die Verspätung des Verwalters kann sich der Vermieter nicht als Entschuldigung berufen, denn dessen Verschulden wird Vermietern wie eigenes zugerechnet, § 278 BGB.

Der nachfolgende Artikel erklärt für Vermieter, wer im Recht ist und wie solche Sachverhalte in der Rechtsprechung bisher entschieden wurden.

I. Pflicht zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung nach dem Verwaltervertrag

Sowohl der neue als auch der alte Verwaltervertrag, regeln grds. die Pflicht des jeweiligen Verwalters die Nebenkostenabrechnung für die Mieter zu erstellen.

Dort finden sich meist folgende Regelungen im Leistungskatalog des Verwaltervertrages:

• „Durchführung der Jahresabrechnung“
• „Durchführung der gesamten, im Zusammenhang mit der Verwaltung entstehenden Buchführung im Verwaltungszeitraum“
• Abrechnungsfrist: „Die Jahresabrechnung hat in der Regel bis zum Ende des II. Quartals nach Abschluss des Wirtschaftsjahres zu erfolgen, sofern alle erforderlichen Unterlagen und Daten rechtzeitig zur Verfügung stehen“

Das Problem ist, dass diese Verpflichtungen sich immer nur auf den Zeitraum während des Bestehens des Verwaltervertrages beziehen. Sobald der Verwaltervertrag gekündigt, ausgelaufen oder in sonstiger Form beendet ist, bestehen diese Pflichten nicht mehr.

Der Verwalter ist daher mit Beendigung des Verwaltervertrages regelmäßig nicht mehr zu Erstellung der Nebenkostenabrechnung für die Mieter verpflichtet, wenn der Vertrag vor der vertraglich festgelegten Zeit für die Erstellung der Jahresabrechnung endet.

Etwas anderes gilt nur dann, wenn es in dem Verwaltervertrag ausdrücklich eine Vereinbarung über die nachvertragliche Pflicht zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung nach Verwalterwechsel gibt. Das ist der Fall, wenn z.B. folgendes im Verwaltervertrag formuliert ist: „Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung hat in der Regel bis zum Ende des II. Quartals nach Abschluss des Wirtschaftsjahres zu erfolgen, sofern alle erforderlichen Unterlagen und Daten rechtzeitig zur Verfügung stehen. Dies gilt auch, wenn der Verwalter bis zum Ende des II. Quartals aus dem Verwalteramt ausscheidet.“

II. Ohne Vereinbarung: Keine Abrechnungspflicht für ausscheidenden Verwalter

Sieht der Vertrag keine nachvertragliche Pflicht zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung vor, gibt es keine Abrechnungspflicht für den ausscheidenden Verwalter bei einem Verwalterwechsel.

Der Grund ist, dass selbst bei einer hypothetisch ergänzenden Vertragsauslegung vieles dagegen spricht eine solche nachvertragliche Pflicht ohne ausdrückliche Vereinbarungen anzunehmen (vgl. dazu Landgericht (LG) Bonn, Urteil vom 23.03.2010, Az.: 8 S 286/09): So hat der ausscheidende Verwalter meist nicht alle erforderlichen Unterlagen zur Hand, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Daneben ist es auch nicht aus wirtschaftlicher Sicht angezeigt,  weil der bisherige Verwalter mit dem Verwaltungsobjekt vertraut und daher am besten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung geeignet wäre, denn ein neuer Verwalter muss sich immer erst einarbeiten – mit oder ohne Verpflichtung zur Erstellung der aktuellen Nebenkostenabrechnung. Außerdem ist nach Beendigung des Verwaltervertrages nicht zu erwarten, dass der ausgeschiedene Verwalter diejenige Sorgfalt bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung ausübt, die angezeigt wäre (vgl. dazu LG Bonn, Urteil vom 23.03.2010, Az.: 8 S 286/09 m.w.Nw. auf vergleichbare Fälle im Wohnungseigentumsrecht).

Achtung: Bei der Abrechnung für Wohnungseigentümer gilt etwas anderes! Hier sind ausscheidende WEG- Verwalter bei einem Verwalterwechsel auch nachvertraglich (oft bis zu 6 Monate) verpflichtet eine Abrechnung über das vergangenen Wirtschaftsjahr zu erstellen, selbst wenn der Verwaltervertrag bereits beendet ist. Der Bundesgerichtshof hat dazu entschieden, dass der ausscheidende Verwalter die Wirtschaftsjahre abzurechnen hat, die bei seinem Ausscheiden bereits abgelaufen waren. Die Abrechnung über das Wirtschaftsjahr in dem der Verwalterwechsel stattfindet, hat der neue Verwalter zu erstellen (BGH, Urteil vom 16.2.2018, Az.: V ZR 89/17).

III. Rechnungslegungs- und Auskunftspflicht des ausscheidenden Verwalters beim Verwalterwechsel

Der Verwaltervertrag ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag mit dienstvertraglichen Elementen. Daher ist der ausscheidende  Verwalter bei bzw. nach Beendigung noch zur Auskunft und Rechnungslegung gemäß § 675 BGB  in Verbindung mit § 666 BGB verpflichtet.

Insbesondere in den Fällen in denen, der Verwalter die Nebenkostenabrechnung nicht mehr erstellen muss, heißt das daher nicht, dass er nicht dazu verpflichtet ist den neuen Verwalter oder den Vermieter (als Auftraggeber) über alle wichtigen Fragen die im Zusammenhang mit der Nebenkostenabrechnung stehen aufzuklären.

IV. Anspruch gegen Verwalter der Nebenkostenabrechnungserstellung verweigert

Verweigert der ausscheidende Verwalter die Erstellung der Nebenkostenabrechnung für die Mieter, obwohl er rechtlich dazu verpflichtet gewesen ist, können Vermieter Schadensersatz verlangen. So z.B. in Höhe der Kosten die durch die Beauftragung eines anderen Verwalters für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung entstanden sind.

V. Fazit und Zusammenfassung

Vermieter haben meist keinen Anspruch auf die Erstellung der Nebenkostenabrechnung durch den ausscheidenden Verwalter. Es empfiehlt sich daher eine entsprechende Verpflichtung von vornherein im Verwaltervertrag zu regeln. Wurde dies im Verwaltervertrag des ausscheidenden Verwalters verpasst, sollten Vermieter versuchen, diesen Punkt in dem neuen Verwaltervertrag aufzunehmen. Darüber hinaus ist es ratsam eine Sondervereinbarung zur Erstellung der fälligen Nebenkostenabrechnung für die Mieter mit dem neuen Verwalter zu treffen, um die Abrechnungsfrist wahren zu können.