Der Nachweis des Zugangs der Nebenkostenabrechnung ist für eine ganz besondere Frist im Mietrecht entscheidend: für die Abrechnungsfrist des Vermieters.

Mit dem Beweis des Zugangs der Abrechnung über die Nebenkosten kann der Vermieter belegen, dass er seiner Abrechnungsverpflichtung ordentlich nachgekommen ist und den Lauf der einjährigen Einspruchsfrist des Mieters in Gang setzen. Zudem verhindert er einen Ausschluß seiner Nachforderungsansprüche aus der Nebenkostenabrechnung gemäß § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB, wenn der Vermieter den fristgemäßen Zugang bei dem Mieter nachweisen kann.

Beide Mietvertragsparteien haben ein Interesse daran zu genau zu wissen, ob und wann die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig zugegangen ist.

Erfahren Sie daher in nachfolgendem Artikel, von wem der Beweis erbracht werden muss und welche Möglichkeiten bestehen den Zugang der Nebenkostenabrechnung rechtssicher nachzuweisen.

I. Beweislast liegt beim Vermieter

Die rechtzeitige Übermittlung der Nebenkostenabrechnung ist, wie eingangs angeführt, eine besondere mietvertragliche Verpflichtung des Vermieters im Rahmen der Abrechnung über die Nebenkostenvorauszahlungen nach § 556 Abs. 3 BGB. Mit dem rechtzeitigen Zugang der Nebenkostenabrechnung fällt und steht der Anspruch des Vermieters von seinem Mieter Nebenkostennachforderungen aus dem Abrechnungsjahr zu verlangen.

Daher ist es nicht verwunderlich, dass auch den Vermieter die volle Beweislast im Rahmen eines gerichtlichen Prozesses trifft, inwiefern der Mieter die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig und vollständig (das heisst auch formell ordnungsgemäß!) erhalten hat; so die ständige Rechtsprechung des BGH wie im Urteil vom 17. 11. 2004, Az.: VIII ZR 115/04; Urteil vom 21.01.09, Az.: VIII ZR 107/08; Entscheidung vom 09.04.2008, Az.: VIII ZR 84/07; Entscheidung vom 14.02.2007, Az.: VIII ZR 1/06.

II. Beweis des Zugangs der Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung wird rechtlich nicht als Willenserklärung im Sinne von §§116 ff. BGB, sondern als Wissenserklärung eingeordnet, weshalb alle Regeln über den Zugang von Willenserklärungen wie § 130 BGB insoweit analog (das bedeutet entsprechend) angewendet werden; Wall in Betriebskosten-Kommentar, II. § 556 BGB Vereinbarungen über Betriebskosten Rn. 1863.

Bei dem Nachweis des Zugangs der Nebenkostenabrechnung geht es somit in erster Linie darum, zu beweisen, zu welchem Zeitpunkt und mit welchem Inhalt die jährliche Abrechnung der Nebenkosten bei dem Mieter angekommen ist.

Um dabei als Vermieter unproblematisch alle Tatsachen darlegen und die Beweislast erfüllen zu können, kommt es für Sie entscheidend darauf an, inwieweit sie die Zustellung bei Ihrem Mieter nachweisen können.

Maßgeblich ist dafür die Wahl der richtigen Zustellungsart, denn je nachdem, wie Sie den Zugang der Nebenkostenabrechnung bei Ihrem Mieter bewirken, haben Sie auch differenzierte Möglichkeiten des Beweises – mit unterschiedlicher Beweiskraft in Wirkung und Umfang.

Dies bedeutet, vereinfacht ausgedrückt, dass es bei den nachfolgend genannten Varianten der Zustellung eben nicht nur Unterschiede im Nachweis des Zugangs gibt (also zum Beispiel, ob die Nebenkostenabrechnung nur dem Anschein nach zugestellt wurde oder tatsächlich) sondern zum Beispiel auch in welchem Umfang (das meint eben mit welchem Inhalt und ob, vollständig oder nicht).

1. Zustellung der Nebenkostenabrechnung per Post oder sonstige Unternehmen

Bei der Wahl der Zustellung der Nebenkostenabrechnung per Post ist grundsätzlich zu beachten, dass das jeweilige Postunternehmen immer als Erfüllungsgehilfe des Vermieters im Sinne des § 278 BGB anzusehen ist. Jegliche Verzögerung oder sogar der Verlust bei der Post ist daher vom Vermieter zu vertreten, BGH, 21.01.2009 – VIII ZR 107/08.

Zudem sollte sich der Vermieter bevor er sich für eine Übermittlung der Nebenkostenabrechnung durch die Post (oder ein entsprechendes Brief-/ Postdienstleistungsunternehmen) entscheidet, einen Überblick darüber verschaffen, welchen unterschiedlichen Beweiswert die einzelnen Beförderungsmöglichkeiten die Dienstleistungsunternehmen bei Streitigkeiten verschaffen können.

Dem Vermieter verbleibt bei der Zustellung durch Dritte immer ein gewisses Risiko, denn er hat Verspätungen oder „Unmöglichkeiten“ bei der Auslieferung zu vertreten. Daher ist es ratsam, die Postbeförderung immer so rechtzeitig einzuleiten, dass nach einem gescheiterten Zustellversuch auch noch eine andere Zustellungsart ermöglicht werden kann, um den fristgerechten Zugang beim Mieter zu sichern.

a) einfacher Postbrief

Die einfache Postversendung bedeutet für den Vermieter wohl den geringsten Aufwand bei der Übermittlung der Nebenkostenabrechnung, verschafft ihm aber im Bestreitensfalle des Zugangs durch den Mieter auch keinerlei Beweismöglichkeit.

So besteht nach der Rechtsprechung bei zur Post gegebenen Briefen nicht einmal der Anschein eines Beweis, dass die Sendung bei dem Empfänger auch zugegangen ist. BGH Urteile vom 7. Dezember 1994, Az.: VIII ZR 153/93 und vom 24. April 1996, Az.: VIII ZR 150/95.

b) Einschreiben

Eine Zusendung der Nebenkostenabrechnung per Einschreiben mit Rückschein oder Übergabeeinschreiben erscheint dabei auf den ersten Blick schon als eine bessere Variante. Insoweit kann der Vermieter zwischen dem Einwurfeinschreiben, dem Übergabeeinschreiben und dem Einschreiben mit Rückschein wählen.

Bei der Wahl des Einwurfeinschreiben verfährt der Postbote nicht viel differenzierter mit der Postsendung als bei dem einfachen Brief, sondern wirft die Sendung einfach in den Briefkasten ein. Einen Zugangsbeweis kann man hiermit nicht vollständig führen, es gilt lediglich der Beweis des Anscheins des Zugangs als erbracht.

Beidem Übergabeeinschreiben (bei dem die Postendung an eine Person übergeben werden soll) und bei dem Einschreiben mit Rückschein, erhält der Absender in der Regel sehr wohl eine Benachrichtigung über den Zugang beziehungsweise die Auslieferung der Postsendung. Jedoch beinhalten beide Versendungsarten das Risiko, dass der Mieter eventuell nicht angetroffen wird und das Schreiben bei der Post hinterlegt wird. Sollte es dann nicht abgeholt werden, kann man auch hier allenfalls die Versendung, aber nicht den Zugang beweisen, so auch Wall in Betriebskosten-Kommentar, II. § 556 BGB Vereinbarungen über Betriebskosten Rn. 1869.

Darüber hinaus besteht auch hier in allen Fällen das Problem, das der Mieter immer noch bestreiten kann, dass die Postsendung überhaupt die Nebenkostenabrechnung enthielt. Gesetzt den Falle, dass der Mieter behauptet, dass er zwar einen Brief erhalten aber dieser Leer war oder unvollständig, kann der Vermieter nichts gegenteiliges beweisen. Vielmehr fehlt es bei Einschreiben immer an der Möglichkeit auch Beweis über den Inhalt der Postsendung zu führen; vgl. BGH, Urteil vom 26.11.1997, Az. VIII ZR 22/97.

c) Postzustellungsurkunde und Zustellung durch den Gerichtsvollzieher

Letztlich verbleibt dem Vermieter aber auch die Möglichkeit die Nebenkostenabrechnung mit einem Postzustellungsauftrag bei der Post oder einer Beauftragung eines Gerichtsvollziehers nach den §§ 132 BGB §§ 192, 193 ff. ZPO in Verbindung mit §§ 19, 21 GVGA zu übermitteln. Dabei erfolgt die Zustellung der Nebenkostenabrechnung mittels einer sogenannten Postzustellungsurkunde, die im Zivilprozess als öffentliche Urkunde den Beweis des Zugangs eines bestimmten Schriftstücks beim Empfänger nachweisen kann, nach § 418 ZPO.

Der Vermieter versendet insoweit an den zuständigen Gerichtsvollzieher (in der Regel beim Amtsgericht am Wohnsitz des Mieters) die vollständige Nebenkostenabrechnung mit Anlagen und beauftragt diesen mit der Zustellung. Dieser erstellt eine beglaubigte Kopie Nebenkostenabrechnung samt Anlagen, die an den Mieter (durch persönliche Übergabe oder Einwurfs in den Briefkasten) zugestellt wird. Das Originalschriftstück verbindet der Gerichtsvollzieher indes mit einer Zustellungsurkunde, in der nach erfolgter Zustellung die Daten derselbigen eingetragen werden. Diese Urkunde und das Originalschriftstück werden im Anschluss an den Vermieter zurückgesendet. Die durchschnittlichen Kosten belaufen sich hier zwischen 7,50 € und maximal 20,00 € pro Schriftstück und die Dauer der Zustellung und Benachrichtigung des Absenders ist (je nach Arbeitsanfall bei dem Gerichtsvollzieher) mindestens mit einer Woche anzusetzen.

Ein entsprechender Zustellungsauftrag für die Übermittlung mittels Postzustellungsurkunde kann zwar auch direkt vom Vermieter bei der Post erteilt werden, es wird aber keine beglaubigte Kopie vom Inhalt des zugestellten Briefes durch einen Dritten erstellt; der Beweis des Inhalts des zugestellten Schriftstückes ist daher hier nicht gegeben.

Der Vorteil bei der Beauftragung des Gerichtsvollziehers ist zudem, dass dieser im Streitfalle und bei Unmöglichkeit einer Postzustellung auch andere Möglichkeiten hat die Nebenkostenabrechnung an den Mieter zu übermitteln; insbesondere kann er diesen persönlich aufsuchen und wird sich um die Zustellung bemühen.

Gerade in bereits streitigen Verfahren zwischen Mietern und Vermietern ist eine Zustellung durch den Gerichtsvollzieher immer die sicherste Variante und lohnt die Mehrkosten.

2. Nebenkostenabrechnung Per Email oder Fax

Grundsätzlich ist es auch immer möglich die Nebenkostenabrechnung per Email oder Fax an den Mieter zu versenden. Eine Ausnahme besteht hier nur bei preisgebundenem Wohnraum, bei dem die Nebenkostenabrechnung in Schriftform gemäß § 126 BGB (das heißt mit Originalunterschrift) gemäß §§ 20 IV 1, 4 VII NMV, 10 I WoBinG übermittelt werden muss; eine Email erfüllt -auch als E-Postbrief- allenfalls die Textform und genügt daher hier nicht.

Bei einer Zustellung der Nebenkostenabrechnung per Email, E-Postbrief oder Fax ist, wie bei einem Brief, allerdings allein durch den Versendebeleg kein Anscheinsbeweis des Zugangs beim Mieter möglich (ablehnend zum Anscheinsbeweis bei Emails AG Neukölln, Entscheidung vom 22. März 2012, Az.: 10 C 474/11). Es muss auch hier der Zugang beim Mieter nachgewiesen werden; so etwa zum Zugangsnachweis bei Emails OLG Düsseldorf, Beschluss vom 26. März 2009, Az.: I-7 U 28/08. Ein defektes Fax beim Empfänger, die falsche Emailadresse oder Übermittlungsfehler, sowie eine unvollständige Übertragung können sehr schnell dazu führen, dass ihr Mieter die Abrechnung nicht in der erforderlichen Frist erhält.

Der Nachweis des tatsächlichen Zugangs bei elektronischer Übermittlung eines Schriftstücks ist in der Regel sehr schwer zu beweisen; vgl auch den Aufsatz „Wie stellt man wichtige Briefe beweisbar elektronisch zu?“ in Grundeigentum 2011, 1602.

3. Persönliche Übergabe der Nebenkostenabrechnung

Letztlich bleibt dem Vermieter die Möglichkeit die Nebenkostenabrechnung persönlich zu übergeben, um somit den Nachweis der rechtzeitigen und vollständigen Übermittlung zu erbringen.

Nicht ausreichend ist dabei ein Aushang im Flur des Mietshauses oder am Briefkasten des Mieters. Ebenso fehlt es an einem vollständigen Zugangsnachweis, wenn die Abrechnung lediglich in den Briefkasten eingeworfen wird, denn auch hier hat der Vermieter wortwörtlich keinen Beweis „in der Hand“. Gleiches gilt bei einem Einwurf der Nebenkostenabrechnung unter Zuhilfenahme eines Zeugen, mit dem maximal ein Anscheinsbeweis für den Zugang – wie beim Einwurfeinschreiben- erbracht werden kann.

a) Übergabe mit Empfangsbestätigung

Besser ist, wenn Sie dem Mieter die Nebenkostenabrechnung direkt übergeben können und sich den Erhalt von diesem auf einer zusammengehefteten Kopie (bestenfalls auf allen Seiten, wenn mehrseitig) durch eine Unterschrift bestätigen lassen.

Oder Sie fertigen eine Quittung an, die den Empfang bestätigt, wie zum Beispiel:

„Hiermit bestätige ich, xxx (Name des Mieters), dass ich heute am xx.xx.xxxx (Datum des Erhalts) die Nebenkostenabrechnung für das Jahr xxxx (Jahr, auf das sich die Nebenkostenabrechnung bezieht) vollständig mit x Seiten (Seitenzahl angeben) nebst der Anlagen erhalten habe.“

Die Quittung heften Sie am Besten an die Kopie der Abrechnung und bewahren diese auf. In einem Gerichtsverfahren kann diese als Privaturkunde im Sinne des § 416 ZPO als Beweismittel für den Zugang dienen.

b) Übergabe mit Zeugen

Anstelle einer Quittung können Sie auch einen Zeugen zu der Übergabe der Nennkostenabrechnung bei Ihrem Mieter heranziehen, der dann im Rahmen des Zeugenbeweises den Zugang der Nebenkostenabrechnung bestätigen kann. Wichtig ist dabei allerdings, dass nur Zeuge sein kann wer nicht Partei des Mietverhältnisses ist und ihr zeuge das übergebene Schriftstück auch vom Inhalt her kennen muss. Das bedeutet, wenn Sie einen Dritten zu der Übergabe hinzuziehen, hilft Ihnen dies im Streitfalle nur, wenn diese Person nicht an den Mietverhältnis beteiligt ist und den Inhalt des übergebenen Schriftstückes kennt.

Darüber hinaus ist immer zu bedenken, dass ein Streitfall auch erst lange nach Übergabe auftreten kann und Zeugen mit dem Lauf der Zeit auch Details vergessen können, womit der Beweiswert im Gegensatz zu einem Schriftstück auch weniger werden kann, aber nicht muss.

Hinweis: Die persönliche Übergabe scheitert immer dann, wenn der Mieter nicht erreicht oder im Mietobjekt aufgefunden wird. So, zum Beispiel wenn der Mieter vorübergehend nicht da oder im Urlaub ist. Sollte er unbekannt verzogen sein, ist der Vermieter angehalten die Adresse zu ermitteln und im Zweifel öffentlich zustellen zu lassen.

III. Fazit für die Praxis

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass der Vermieter die volle Beweislast für den Zeitpunkt des Zugangs der Nebenkostenabrechnung beim Mieter trägt und er insbesondere auch nachweisen muss, mit welchem Inhalt die Abrechnung an den Mieter übermittelt wurde.

Empfehlenswert für die sichere Zustellung in der Praxis ist daher einzig die Zustellung der Nebenkostenabrechnung mittels des Gerichtsvollziehers oder die persönliche Übergabe gegen eine Quittung mit Inhaltsnachweis. Alle anderen Zustellungsmöglichkeiten bergen das Risiko den Beweisanforderungen in einem Zivilprozess im Bestreitensfalle nicht gerecht werden zu können.